中外ERP软件总账模块功能的比较研究，本文主要内容关键词为：总账论文,模块论文,中外论文,功能论文,软件论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
一、中外ERP软件总体功能特征比较
由于我国的ERP行业与西方发达国家相比，起步较晚、理论基础相对薄弱，在市场成熟度上与西方发达国家是不可比拟的，这使得我国ERP行业从总体上与国外存有一定的差距。本文拟选取SAP的公司成立于1972年，总部位于德国沃尔多夫市，是全球最大的企业管理和协同化商务解决方案供应商、全球第三大独立软件供应商。以面向中小企业板的ERP产品SBO 2005B，以及国内面向中小企业的主流ERP软件为主要比较对象展开研究，以期从中有所启发，并能够对国内面向中小企业的ERP软件发展提供有价值的参考。
(一)ERP——信息化环境下崭新的管理手段
ERP是基于计算机技术的进步而发展起来的一种管理手段，它不是手工环境下管理的翻版，而是管理手段的升级与创新。它与传统的手工管理相比表现出以下几大特点：(1)信息组织覆盖整个业务流程；(2)信息组织规范、透明；(3)信息高效处理、实时共享；(4)数据处理多样化，存在多形式的信息输出；(5)对企业状况进行全面监控与预警。
(二)中外ERP总体功能特征的比较
ERP作为先进的管理软件，具有两大核心要素，即管理思想与模式和具体的功能实现。其中管理思想与模式是指它所反映的企业管理思想，以及此软件所采用的具体管理模式；具体的功能实现是指管理软件通过哪些功能来实现相应的管理思想与管理模式。
1.从管理思想和模式角度进行比较
由于国内外的政策法规以及各管理制度上存在差异，所以在软件的管理思想和模式上都会有所体现，表1从宏观上对SAP与国内某主流软件进行了比较。
从下表可以看出，本土化的软件在某些层面上具有一定的优势，究其原因：(1)它能够很好的结合我国企业的特色，并且根据国家政策设计软件，使软件能够更好地适应企业需要；(2)在认清国内情况的同时与国外软件的某些先进思想相融合，在竞争中具有更大的优势。
2.从具体功能实现的角度进行比较
具体功能的实现主要分为两个层次：第一，软件功能模块的划分；第二，各功能模块中功能的具体实现情况。
从表2可以看出，SBO与国内主流软件的主要模块在总体的功能设置上基本相同，只是在具体的模块划分上存有一定的差别。另外，它们还分别设有自己独特的功能模块。SBO是基于流程的管理，它力求实现功能不重叠，业务不重复；国内的各软件主要基于模块化管理思想，将整个问题细化，按不同的功能分别进行管理。它们在功能实现上的主要差别归纳如下：(1)各功能模块组合套装情况。SBO中模块组合表现比较明显，某些模块间联系比较密切；国内软件各功能模块相对独立，企业可按自己的需求分模块选择使用。(2)核心功能模块。SBO没有明显的核心模块，各功能模块相对独立，均服务于整个管理流程；国内的软件主要是以总账为核心模块展开，以满足财务信息使用者为目标。(3)模块设置上的差别。国内软件主要侧重于会计信息的处理；SBO则不仅仅是会计信息，还包含对管理和决策有用的信息。
二、中外ERP软件总账模块功能的比较研究
伴随着计算机技术在各个领域的渗透，会计工作从原始的手工记账，到会计电算化，再到现今的会计信息化，正在发生着深刻的变革，因此关注信息化的发展脉络对会计人员显得尤为重要。总账模块作为会计工作的平台，在我国的运用已近成熟，但是其会计信息的提供，却并不能完全满足使用者的需求，这一问题体现了对总账模块功能进一步完善的需求。
本文仍选用SAP公司针对中小型企业设计的SBO 2005B版软件，以其代表国外财务软件的发展水平；选用国内较流行的某财务软件(以下简称C软件)来代表国内财务软件的基本情况，对二者的总账功能进行比较。中外各软件的使用，可以归结为初始化、凭证录入、期末处理、信息输出四个阶段，本文正是沿此分析思路，逐步比较分析，反映适应现代总账需要的具体设计要求。
(一)总账功能的启用——初始化
初始化作为总账工作的开始，在整个总账操作中占有重要的地位，健全的初始化工作，能够方便下一步工作的开展。总账的初始化内容主要包括建立账套、科目设置、凭证设置、人员权限设置、期初余额录入五部分。它涵盖了企业基本情况，选用的会计科目体系，不同人员的分工等内容。通过对中外总账部分的初始设置的比较研究，总结得到以下几个关键点。
1.简洁性要求
简洁性要求是指账套建立等过程的设计要以简单、明了、易操作为基本出发点，既涵盖相应过程的必要内容，又避免繁杂的设置过程。同时，还要具备一定的错误免疫能力，避免因一部分的疏忽为以后操作带来不必要的麻烦。为说明问题，现在以账套建立过程为例进行说明。
两软件在账套建立过程涉及的内容如表3所示。可以看出，SBO的账套建立过程较为简易，能够在一个对话框中完成，涉及的内容为较固定、浅显的企业信息，在一定程度上能够降低出错率，更为深入的信息可在账套建立后细致斟酌补充。而与此相比较，C软件相对复杂，涉及的内容比较丰富，这对于简洁性和错误免疫力要求的满足造成了一定的困难。因此，合理安排不同环节的工作内容对于优化软件功能显得尤为重要。
2.输入设置上企业整体性的体现
为了提高系统的集成和共享度，财务业务一体化已经成为现今财务软件发展的主要趋势。实现财务业务一体化，能够有效避免数据输入、存储和传输的重复，然而要实现这一目标首先要求系统在输入设置上体现企业整体性。
国内ERP软件的总账模块在初始化过程中，基础数据输入设置整体概念还有所欠缺，其输入的数据仍存有一定的局限性，主要包括有会计科目、机构人员、客户数据、供应商数据、固定资产卡片和项目核算等。SBO总账模块的基础数据不仅包括和会计核算有关的会计科目、客户数据、供应商数据、资产数据、银行数据等，还包括和管理会计有关的成本要素、成本对象、成本中心、利润中心等。
另外，国内的ERP软件主要是按功能进行模块划分，不同的功能模块各司其职，其间的融合程度较低，使得它们在基础数据的录入中存在重复的情况，使得数据的冗余程度加大，甚至导致数据不一致情况的发生。在SBO中，系统并没有明确地按照功能进行划分，各个功能间相互融合，组成一个整体，而总账模块则逐渐在企业的方方面面渗透，其基础数据的输入并非单独列出，而是在有选择的同时进行涉及不同功能的数据输入，这样不但避免了数据重复输入和数据不一致的问题，而且更加体现了企业的整体性。
3.开放性要求
总账的功能主要表现为满足企业信息需求者多样化的信息需求，传统的手工会计由于人工操作效率低等原因导致信息提供水平有限，但是在计算机网络条件下，很多问题都迎刃而解。在手工条件下，为保证数据的准确性，以及为提高工作效率等总结出的经验在计算机条件下已不能完全适用。结合信息需求者对信息多样化的需求与计算机的高效性,总账各功能端口的开放性对于满足多样化的功能需求显得尤为重要。
SBO的账套在建立过程中并不需要设定科目编码方案，而是默认按照常用的4-2-2-2式进行编码，最高级别可达十级。在添加科目时只要将当前科目设置为头衔(非明细科目)即可添加下级科目。其科目设置基本不分层次，也没有明确的科目级别之分，其理解会计科目只是表述会计要素的信息；而国内的软件几乎都需要在初始化时设定好编码方案，一旦账套启用，就不能修改，其会计科目的设置，基本采用的是分级方式，通过对一级科目、二级科目、三级科目等的分段设定，试图在科目的编码上容纳较多的信息，各种核算的业务计算、财务报表都是通过会计科目的处理来实现的。
(二)日常操作——业务内容的原貌反映
在信息化条件下，会计的日常工作已由原先的计量、核算、登账、编报表等内容逐渐过渡为财务信息的采集，程序化的工作逐渐被计算机所替代，这不但节省了大量的人力成本，更大大提高了效率。如此，业务的原貌反映就显得极为重要。
业务内容的原貌反映是指数据库中的信息能够全面地反映经济事务本身，不删减任何信息，全面透彻的反映在数据库文件中。SBO的总账模块是面向整个企业而设计的，与生产、销售、采购等模块实现了高度集成，各业务部门的数据，如采购数据、销售数据、库存数据、生产数据、人力资源数据可以实时传递到总账模块，并且其会计凭证主要是由其他业务部门输入的原始凭证自动转账生成的。而国内ERP的总账模块和其他模块间多半处于半隔离状态，就其集成在理论上体现很多，但是在实践中还未能充分实现系统自动生成记账凭证这一功能。下面以SBO和C软件的记账凭证内容为例做进一步的说明。
通过SBO与C软件记账凭证包含内容的比较，我们可以看出：(1)在信息反映程度上，SBO反映的更为细致；(2)虽然国产软件根据我国纸质记账凭证的格式，对信息化条件下的记账凭证进行设计，使得会计人员能够很快接纳新的会计工作形式，但是却没有能够完全的利用计算机的优势；(3)SBO记账凭证兼有事项前瞻后顾性，不但方便反向查询，并且为将来的操作提供了方便。由此可见，总账模块能否满足信息需求者的使用需求，首先要进行输入部分的全面设计，要最大的挖掘计算机在会计上的使用潜力，降低人工成本，这样才能更为有效地服务于企业决策信息的获取。
(三)信息输出——按需分流
信息输出是整个总账模块所要得到的最终结果，也是信息需求者的需求对象。当前我国的总账处理流程很大程度上是一个模仿手工条件下的会计业务流程，存在一定的不足之处，对输出综合的、全局的、多维的分析数据显得力不从心。下面就以SBO和C软件在信息输出方面进行比较，以明确问题。
在输出内容上，由于软件的输入设计不同，使得输出内容存有一定的差异。C软件的输出内容主要包括报表、总账、明细账、现金流量表等常规的财务信息，输出的信息综合程度相对较高，并且主要以价值形式体现，在反向查询中，由于输入信息量有限，导致效果降低；而SBO提供了多种查询方式，例如：日记账分录、总分类账、预算报表、利润中心报表、项目报表等，同时在查询与输出方面更侧重于按信息源、状态、货币种类、日期等分类标准进行，查询结果主要以价值形式体现，可以方便的追溯到业务本身。在数据格式上，两者差异并不大，一般以EXCEL格式和TXT格式输出。
三、总结
(一)扩延总账模块功能
伴随着计算机网络技术等现代通信手段的发展及其在企业管理等方面的灵活运用，整个会计所处的环境正在发生着深刻的变革。如果会计依然遵循着其原始的工作方式，就很难体现出会计在企业管理中应有的价值。
企业的生存之道在于创造价值，因此企业的价值链管理与分析显得尤为重要，ERP为企业提供了一个从内部到外部，涉及供产销等企业方方面面的一个管理平台，总账所提供的信息也逐渐地向各个方面延伸。如此看来，总账作为一个单独的模块已经不能满足需要，它需要深入到企业的方方面面，作为企业经济事项的第一接受者，真实、完整地从多个属性来反映经济活动。
要完成以上要求就要做到以下两点：(1)总账功能向整个企业流程的渗透。总账的功能要打破传统的功能概念，变革记账凭证信息输入内容与形式的限制，深入到业务前线抓取数据资料；(2)充分运用自动生成凭证的功能。通常认为，判断、输入记账凭证必然影响到电子商务中的物流、资金流和信息流的有机结合，同时也会严重影响到会计数据的可靠性。
(二)总账模块设计思想上的优选融合
基于我国管理软件功能模块划分的特点，总账模块作为运用最为成熟的部分已被广为接受。但是，在运用中它所存在的问题也逐渐的暴露出来，而问题的原因与其设计理念息息相关。我国总账部分的设计基本上是基于价值理论基础进行的，其问题主要体现在以下三个方面：(1)计量属性的单一，往往只采用历史成本计量属性，数据处理的范围狭小，不利于真实反映业务的本质；(2)数据的汇总按某一标准进行，并且数据高度汇总，不能满足不同群体的使用要求；(3)事项的解释方面不够全面，价值法往往只注重收益和价值层面，却忽略了非价值层面但对决策有用的信息。