在知识经济时代，企业之间的竞争更多体现在人才方面，煤炭企业也不例外，面对煤炭枯竭压力，企业想要获得更好的发展，不仅需要重视资金投入，构建起品牌效应，更重要的是通过人事档案管理，实现人力资源的优化配置，确保人力资源优势能够充分发挥出来。而针对传统人事档案管理中存在的缺陷，煤炭企业应该立足自身实际情况，做好人事档案管理创新，以更好地适应时代发展要求。
一、人事档案管理的内涵及作用
人事档案主要记录了个人学习、工作经历、政治面貌等资料，从个人初中开始，一直到退休才结束，可以说，人事档案就是对个体人生轨迹的真实记录，也是具备紧密逻辑联系的整体，在个体学历提升、职称评测、岗位变动等方面发挥着不容忽视的作用，也是组织对干部进行提拔任用或者适用离退休政策的重要依据。人事档案是个人历史的见证，也是证明其工作经历的依据，对于其在单位中的发展具有非常重要的作用。企业人事档案管理的作用主要体现在三个方面。第一，能够为人才选拔提供凭证。想要做好人才选拔工作，必须首先了解人才的能力，档案管理部门需要做好对于人才的全面考察及客观分析，并及时更正个人信息，切实保证信息的真实性与可靠性。同时，人事档案管理部门通过有效的人事档案管理，能够为单位制定用人决策提供参考。以年度考核为例，其本身与职工的发展前途密切相关，档案中具备大量真实的考核记录，确保组织部门或人力资源部门可以利用人事档案，对职工的综合情况进行全面评估。第二，能够优化人才配置。人事档案不仅仅是对个人经历的客观评价，更能够体现出个人的能力和素养，为人岗相适配置提供参考。人才并非一成不变，其会随着时间和环境的变化而产生相应的变化，如人员流动、岗位变动等，这也是人才发展的一个必然趋势。即便如此，人事档案管理依然能够对人才进行合理评价，通过人才信息共享的方式，确保人才可以在不同单位、不同岗位和不同组织间实现合理流动，最终实现人才配置最佳化。第三，能够提供真实准确的信息资料。人事档案是对个人经历的真实记录，也是开展人事工作的基础与前提，档案管理部门可以在原始档案资料的基础上，参考历史材料以及当前的政策规定，通过核对查实的方式，为人才使用部门提供所需的各种信息，确保人才的合理使用。同时，从煤炭企业的角度，想要真正做到知人善任和任人唯贤，必须掌握所有职工的真实个人信息，这里的信息不仅包括工作能力和专业素质，还包括个人经历、思想品德等，通过查阅人事档案就能够了解职工的真实阅历，从而为人才的选拔和任用提供参考依据。
二、企业人事档案管理的现状
1管理模式落后。当前，企业对于人事档案信息化建设缺乏足够的认识，在管理中依然沿用传统的手工管理模式或者半手工管理模式，导致人事档案管理工作的效率偏低，而且容易出现错误，如果错误档案信息不能被及时矫正，则可能会对人事档案本人造成影响。虽然通过人工修改的方式能够在一定程度上解决上述问题，但是需要耗费大量的人力物力和时间成本，会影响正常的人事档案管理工作。不仅如此，手工整理的方式工作量巨大，内容琐碎，容易增加工作失误的概率，对人员调动和退休审核等工作会带来负面影响。
2信息化水平低。一是硬件设施不齐全，不利于顺利开展人事档案信息化管理工作，也限制了人事档案工作规划的效果，影响了企业岗位变化及人事升迁；二是人员能力问题，一直以来，煤炭企业人事档案人员在人事档案管理工作中采用的都是手工管理模式，对于信息化管理的相关知识缺乏足够的了解和认知，无法满足人事档案信息化管理的专业需求。分析原因，主要是因为缺乏系统性的培训，导致管理人员自身能力有所欠缺，不足以适应人事档案信息化管理的现实要求，也不利于提高人事档案管理信息化水平。
3档案质量差。不少煤炭企业都没有结合自身实际情况构建相应的人事档案管理模式及方法，构建的也是直接照搬干部人事档案管理方式，而事实上，这种管理模式并不能很好地体现煤炭企业人事档案管理的特点，从而也无法发挥出相应的作用。当前，人事档案管理多数是记录职工工作经历以及学习培训状况，缺乏对职工工作能力、思想道德、个人素质以及专业特长等的记录，因此并不能客观真实地反映出职工的实际能力。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆不仅如此，个别人事档案管理中还存在信息造假的现象，这样的人事档案在选拔及任用方面完全无法提供参考和借鉴，甚至可能引发反作用，影响人员的优化配置。
三、新时期建筑企业人事档案管理创新的策略
1更新观念认识。新时期，煤炭企业想要获得长远稳定发展，需要及时更新自身的观念认识，端正对于人事档案管理的认识，及时全面地对人事档案信息进行整理和补充，确保档案信息的完整性和准确性。在对人事档案进行鉴别的过程中，应该做到“三龄两历一身份”认定准确，确保迁入迁出档案的真实性；在对人事档案进行整理的过程中，应该坚持科学性和严谨性的原则，对传统人事管理模式进行改进和创新，以更好地适应时代发展的要求。如果企业各部门需要借阅人事档案，必须严格依照相应的人事管理规范进行，避免泄漏员工的个人私密信息。煤炭企业应该构建相应的人才库，对于专业技术人员应该分类录入，为选拔和任用提供便利，确保能够充分发挥人事档案管理的作用。
2明确管理目标。煤炭企业人事档案管理的目标必须清晰明确，从企业自身角度做到具体问题具体分析。对于流动工作人员与正式工作人员，需要制定不同的管理目标：对于流动性工作人员的人事档案管理，应该在保证完整性的同时，确保转入及转出的快速化，对于正式工作人员的人事档案，需要采取有效化和数字化的管理，为人事管理工作提供更加精确的信息支撑。煤炭企业应该做好人事档案管理重要性的宣传工作，确保职工能够充分认识到人事档案管理的重要性，使其主动参与人事档案管理工作，将原本被动的工作方式转换为主动，也可以将人事档案作为绩效考核以及薪资提高的一个重要标准，提升人事档案管理的效果。
3引入先进技术。针对传统人事档案管理中存在的缺陷，煤炭企业人事管理部门应该重视引进先进技术，实现人事档案管理的现代化与信息化。从顺应时代发展的角度，当前不少企业在档案管理中都配备了相应的数字化设备，但是在实际应用中，很多时候并没有将这些设备的优势发挥出来，仅仅将其用于目录检索。基于此，煤炭企业在推动人事档案管理信息化的过程中，应该利用信息技术，建立起相应的人事档案管理系统，为人事档案的管理、借阅和使用提供便利。具体来讲，一是应该推动人事档案管理向着电子化、信息化的方向转变，以计算机及网络技术为依托，完成人事档案管理工作，配合网络实现人事档案信息的动态管理。技术人员应该加快构建人事档案信息数据库，统一档案信息软件和信息格式，在减少信息输入难度的同时，缩短切换时间，推动人事档案信息高度共享。二是应该重视人事档案管理人员的教育和培训工作，确保其能够认识到档案信息化管理的重要性，积极掌握先进的信息化技术，恪守职业道德，确保档案信息的完整性和安全性。为了防止意外因素导致的档案信息丢失等问题，人事档案管理人员还应该树立起责任意识和安全意识，做好数据信息安全防护，定期对档案信息进行备份，确保在出现意外事故时，人事档案资料不会丢失。
4丰富档案内容。新时期，煤炭企业人事档案管理想要发挥出应有的作用，就必须对人事档案的内容进行丰富和完善，在记录职工工作经历及工作内容的同时，也需要将职工的个人素质、业绩能力以及职业道德等纳入人事档案中，确保人事档案能够全面、客观、真实地反映职工的情况，使人事档案做到物尽其用，为煤炭企业人员任用及调动提供参考依据。面对人事档案管理中存在的问题，煤炭企业应该从自身的实际情况着眼，采取有效的应对措施。一方面，应该改变传统人事档案中记录的内容，注重记录职工的个人素质及工作能力，确保记录的内容包括职工的工作业绩、个人专长、组织能力等，提升人事档案在企业人才选拔中的作用；另一方面，应该加强煤炭企业人事档案的真实性和客观性，对职工的优点和缺点进行全面记录，不能一味进行主观评价，还应该加入客观资料来提升人事档案的可信度，确保企业能够通过人事档案，掌握职工的真实情况。
5健全管理制度。无论何种工作，都必须具备完善的管理制度作为支撑，煤炭企业人事档案管理工作同样需要具备有效的管理制度。在经过较长时间的发展后，人事档案管理的确形成了相应的管理制度，但是管理制度并不完善，在实际应用中存在不少问题，在这种情况下，企业必须从经济发展的现实需求着眼，针对现有的人事管理制度进行健全和完善，做到取其精华、去其糟粕，删除其中不合理的内容，增加一些能够适应当前发展要求的内容。在针对人事档案管理制度进行更新和完善的过程中，应该以遵循国家相关法律法规为前提，制定人事档案归档制度及安全保密制度。
论文作者:赵立波
论文发表刊物:《基层建设》2019年第4期
论文发表时间:2019/4/11
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