科技档案管理工作在实践中存在的问题论文

科技档案管理工作在实践中存在的问题论文

科技档案管理工作在实践中存在的问题

杨可欣

(黑龙江省林业设计研究院,哈尔滨 150000)

摘要: 科技档案管理工作在实践中遇到了很多问题,如归档记录不详细,档案管理系统不成熟;档案管理成本较高,工作环境较差;归档方式杂乱,管控处罚机制不完善;无法修正档案中的错误信息,管理方式较为落后。针对这些问题提出了提高科技档案管理效率的有效方法,如建立完善的档案管理体系,接受先进的管理理念;完善归档信息,做好流程记录;引进人工智能化辅助技术,减轻人力劳动负担;加强对档案人才的培养力度,重视学科发展趋势,以期提高科技档案管理的智能化水平。

关键词: 科技档案;管理工作;实践;问题

目前,归档量的日趋增多,在现有档案资料的整理、归类、扫描以及保存的过程中,经常会面临很多较为复杂的问题。随着科技档案管理工作的逐步完善和发展,在实践过程中所遇到的问题,有些已得到解决,还有一些因其他原因或特殊情况而被搁置或长期停滞在某个环节,未能完成归档的整个流程,这些都为今后的归档工作造成了很多困扰。因此,提升科技档案管理的智能化水平,完善设计理念,优化系统结构和增强智能人性化工作的可操作性已成为未来科技档案管理的主要发展趋势。

1 科技档案管理工作在实践中遇到的问题

1.1 归档记录不详细,档案管理系统不成熟

虽然归档方和相关负责人有完整的档案接收信息,但却没有对归档后的操作流程进行详细记录,相关问题的解决进度也无法详细记载。当新旧员工交接工作时,这些历史遗留问题会因各种特殊原因而得不到及时处理,拖延时间较久,会对后来接续工作的人员在处理相关问题时产生较大阻力。

档案归档会涉及很多细致庞杂的工作内容,需要档案管理者花费大量精力对相关资料的信息进行处理。随着时间的不断累计,档案数量会变得非常庞大,需要记录的信息会越来越多,工作量也随之增大。当前的档案管理系统在功能设计方面还不够全面,设计理念也不够成熟,会对归档工作造成很大困扰,费时费力,使管理效率大幅降低。档案管理在处理特殊情况时,往往面对的都是庞大的信息量,在查找与核对不确定的信息时无异于大海捞针。因此,要根据实际情况,不断对档案管理系统进行完善和升级,使操作能够更人性化,信息收集和录入能够更加准确,帮助档案管理员能够快速完成档案管理工作。

1.2 档案管理成本较高,工作环境较差

档案的归档、调取和管理等工作都需要消耗大量的人力、财力,还会占用大量的存储空间,落后的档案管理技术无法降低管理成本。实体档案数量多、体积大、质量重,在整理、搬运和入库的过程中会耗费大量人力,而且大量的档案堆积还会挤占档案管理人员原有的工作空间,会对管理人员的身心健康造成不利影响。落后的管理手段对物质资源的消耗是非常大的,既增加管理支出,又不绿色环保。

1.3 归档方式杂乱,管控处罚机制不完善

在归档工作强制力度不够的情况下,经常出现归档不完整和顺序杂乱等现象,会在归档时耗费大量时间对资料进行整理和修改,要反复核对档案信息,致使归档效率低下,拖慢归档速度。文件与信息归档的意义在于提高对档案的利用率,减少不规范档案占用的空间。但在归档工作的高峰时间,容易积压过量档案,若不能及时进行归档,档案遗失和内容混淆等问题就会频繁出现。对于违反信息资料归档规定和要求的单位,档案管理部门没有对其进行处罚,这对档案信息的完整保留和有效利用都埋下了隐患。

1.4 无法修正档案中的错误信息,管理方式较为落后

“且要异论相搅”,“事为之防,曲为之制”,乃是宋代统治者巩固其集权统治的“家法”,后世即便具有改革要求的君主也都不能不遵守此一“家法”,其负面影响不可避免:

2 提高科技档案管理效率的有效方法

2.1 建立完善的档案管理体系,接受先进的管理理念

第二,提高归档流程的电子化比例,实名制登录,利用互联网技术进行传输归档,人工智能的档案管理流程会对各环节进行详细记录,并自动提示相关管理人员,使工作内容更加清晰明了。

2.2 完善归档信息,做好流程记录

第一,结合档案管理工作的实际发展需求,积极吸纳前沿领域的新技术,构建全新的档案管理理念,开拓创新思维,可以引进人工智能化辅助技术,建立数据信息库,提高档案工作的自动化程度,在完善工作机制的同时,减轻人力劳动负担,节约劳动成本。

中学信息技术课程的任务之一便是发展学生思维、锻炼学生解决问题的能力,将计算思维的探索和引导接入高中信息技术课程中能够有效培养学生的科学思维,进而深化认知能力、扩宽思考问题的维度、提高学习知识的效率。

2.3 引进人工智能化辅助技术,减轻人力劳动负担

要保证归档信息、数据分类和流程记录的完整性,明确各环节和相关部门的负责人。良好的流程记录不仅可以为档案查询和利用提供便利条件,还能提高归档效率和工作质量。

第三,人工智能不仅能避免因集中归档造成的人力负担和材料积压等问题,还能减轻档案管理部门的工作压力,使归档工作变得更加科学化、便利化。

档案管理部门要建立先进的档案管理体系,制定完善的规章制度和详细明确的政策条例,要对档案管理中存在的问题提出有针对性的解决方法。领导层要全面了解对档案管理工作的实际情况,要和管理人员工共同努力,迎难而上。档案管理人员要保持对新事物的敏感,及时接受先进的管理技术和理念,时刻保持与时代共同前行的意识,要正确认识科技档案管理工作的价值和意义。科技档案管理工作离不开好的政策引导和系统化的动态建设规划,要从强化归档制度入手,对违反规定的部门和相关负责人进行严厉处罚,责任要落实到个人,提高档案管理人员的重视程度。

在档案管理工作中,没有将先进的科学工具与理念应用到人才培养过程当中,管理方式较为落后。如果电子信息和实体档案中出现错误,无法及时对其进行校正。发生错误是在所难免的,要用严谨的态度和先进的技术手段将归档记录中的错误率降到最低。记录是老员工最常采用的管理方法,老员工仅通过自己多年的工作经验来进行档案管理工作,不及时更新管理理念,安于现状,无法起到传帮带的作用,这会对新人造成巨大压力,对科技档案的建立和发展毫无帮助。

(1)分别于治疗前及治疗后采用帕金森病综合评估量表(unified Parkinson disease rating scale,UPDRS)II评估患者的日常生活能力,UPDRS III评估患者的运动能力;(2)汉密顿抑郁量表(hamilton depression scale,HAMD),共计54分,分数越高提示抑郁程度越严重;(3)不良反应发生率:观察患者体位性低血压、恶心、呕吐、嗜睡及头晕的发生率。

第四,归档地点将不再受办公地点的限制,通过互联网登录平台即可上传资料进行归档,提高了归档速度,使归档流程变得井然有序,减少对人力的依赖程度。

2.4 加强对档案人才的培养力度,重视学科发展趋势

在档案管理工作中不断总结经验和教训,将理论与实践相结合,关注档案管理专业的发展趋势,及时更新学科内容,调整学科架构,建立更科学的教育体系,提升档案管理人才的业务能力和创新意识。

教师要创设教学情境,引发学生深入思考,让他们运用自己的智慧去寻求解决问题的办法。如在学习能量流动的内容时,教者创设鲁滨逊漂流到荒岛上的情境,他只携带了一只母鸡和一袋玉米,如何才能使他能存活更长的时间以等待别人的救援?学生想出了两种方案,一是先吃鸡再吃玉米,二是先吃玉米,并用部分玉米去喂鸡,再吃蛋后吃鸡。学生饶有兴趣的探索能量流动的过程。

3 结语

目前,科技档案的应用在各企事业单位的档案管理部门已经十分普便,为档案信息的系统化、科学化运行提供了巨大帮助,是当下主要的档案管理手段。智能化是未来档案管理主要的发展方向,提高科技档案管理的智能化水平是保证档案管理工作质量的重要前提,对今后档案学的发展具有重要意义。

参考文献:

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Problems existing in the management of scientific and technological archives in practice

YANG Ke-xin

(Heilongjiang Forestry Design Institute, Harbin 150000, China)

Abstract : The management of scientific and technological archives meets many problems in practice, such as the lack of detailed archiving records and immature archives management system; the high cost of archives management and the poor working environment; the disorder of archiving methods and the imperfect mechanism of control and punishment; the inability to correct the erroneous information in archives and the backward management methods. Aiming at these problems, it puts forward some effective methods to improve the efficiency of scientific and technological archives management, such as establishing a perfect archives management system, accepting advanced management concepts, perfecting archiving information and making good process records, introducing artificial intelligence assistant technology to reduce the burden of human labor, strengthening the training of archives talents, and attaching importance to the development trend of disciplines, with a view to improving scientific and technological archives management.

Key words : Science and technology archives; Management work; Practice; Problems

中图分类号: G275.3

文献标志码: B

文章编号: 1674-8646( 2019) 11-0140-02

收稿日期: 2019-04-10

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