科研项目信息化管理的探讨，本文主要内容关键词为：科研项目论文,信息化管理论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
中图分类号：N36 文献标识码：C
1 引言
随着现代科技的发展和企业管理思想的普及应用，企业信息化管理已经越来越被现代企业经营管理者所接受。企业管理信息化的手段、建设的模式和思想也越来越多，有从提供企业级系统集成角度入手的ERP（Enterprise Resource Plan企业资源规划）、CIMS（ComputerIntegrate Manufacture System计算机集成制造）、PDM（ProductData Management产品数据管理）等综合性课题；有致力于提高企业应变能力（柔性）的并行工程(Concurrent Engineering CE)、分形企业(Fractional Enterprise)、虚拟制造(Virtue Manufacturing)等专门课题；也有针对提高企业生产或运营效率的生产模式如精良生产(LeanProduction)、敏捷制造(Agile Manufacturing)、全能(Holonomic)制造等。这些模式与思想力图从各个角度入手，使企业在当前信息社会新的竞争环境中得以生存和发展。与传统的生产加工型企业相比，现代科研项目具有许多独立的特点和需求。相应的，在信息化管理的目标和实施手段方面也有较大的区别。笔者将通过对中国电子科技集团公司第十研究所（以下简称十所）项目信息管理系统（Project InformationManage System以下简称PIMS）开发和实践过程的分析，对现代企业科研项目的信息化管理进行探讨。
2 科研项目信息化管理的目标
信息化管理首先应该清楚的是为什么要进行信息化管理，信息化管理要解决的主要矛盾是什么，其次要清楚信息化管理需要进行哪些投入，包括人员投入、资金投入以及管理制度革新的投入等等。这些构成了信息化管理的目标。
与传统的工厂企业和贸易型企业相比，科研项目最大的特点是研制项目的多变性和不确定性，即项目在研制过程中的物资需求、人力需求、资金需求和进度计划等是不断变化的和逐步确定的。此外，一个研发型的企业往往同时承担了较多的项目，且这些项目多为全新的或改进很大的项目，当这些项目并行执行时，还需要不断调整项目之间的资源配置方案，科研项目管理的流程模型一般如图一所示：
图1 IPDCA(INIATLATING-PLANING-DOING-CHECKING-AUTHORING)模型
项目信息化管理的主要目的就是使以上几个环节之间的各种信息作到互通和共享，让项目成员实时了解到项目的进展和存在问题，项目管理者对反馈问题进行实时处理，要解决的主要矛盾是各个环节之间的信息滞纳和信息处理问题，同时将业务流程规范化和流程化，作到对研制工作进行过程管理。信息化管理不可避免要对业务流程和传统的管理制度进行改革，但这种改革是一种精简改革，目的在于提高信息传递和处理效率。以下将利用IPDCA模型对科研项目的信息化管理进行阐述。
3 实施要点
3.1 信息的内容及分类
信息化管理的首先应该清楚的是有那些主要的信息需要共享、传递和实时处理，哪些业务流程可以通过网络工作流设计来完成。
按照IPDCA模型，项目的执行过程可以分为项目计划、实施、检查、改进4个阶段，按照ISO9000质量管理体系的要求，这些环节都应作到环环相扣、互为输入和可追溯。
按照信息的内容可以分为业务信息、控制信息；按照项目的阶段可以分为项目初始化信息、计划信息、实施信息、工作协调信息，工作检查信息和报表信息等。
按照一般的科研项目管理的流程，现将主要的业务信息汇总如下：
表1 项目管理主要业务信息表
3.2 业务流程信息化(BPI)
任何先进的管理信息系统都只是先进管理思想的应用和实施工具，一方面，它只能是反映企业的管理制度和企业管理者的管理思路，而不是取代管理者的管理，另一方面，通过业务流程的信息化设计和执行，又可以反作用于企业管理者，促使其改善业务管理流程。所以，信息化项目管理的首要目标是项目管理的业务流程信息化。
业务流程信息化的主要前提包括：
1)业务流程规范化，将日常管理工作按照企业的管理制度和管理要求绘制业务流程图，并明确每一级业务处理者（包括领导和个人）的角色权限和操作规范。利用软件技术可以设计出相应的消息机制和业务流程后台流转处理程序。
2)信息化管理制度化，在企业的管理制度中明确采用信息化的方式进行业务管理，必要时应采用强制手段推行，例如海尔集团在信息化管理初期就采用了强制推行方式，逐渐让员工适应信息化管理的方式，十所在推行项目信息化管理时，明确了单位和设计师的绩效考评数据来源于项目管理系统中的数据。
3)树立起信息化的质量管理观念。传统的质量管理体系，要求工作的记录齐全，要求当事人签名，这些要求不太利于信息化的管理模式，而且工作效率很低，一方面应通过电子签名等技术手段来实现网上签名，同时也应该树立起一种信息化的质量管理观念，即只要是可以满足质量要求的，什么样的形式都可以。
3.3 建立全员参与的、适时的数据采集系统
企业管理者最迫切的需求是真实地、适时地得到各个项目的进展状况，包括项目资源（包括人员）的利用情况和储备情况、关键技术的攻关情况、成本的开发情况以及各部门／小组之间协同工作的进展情况等等。因此，信息化管理应该具有一个全员参与地、实时的数据采集系统，具体反映在：
1)项目经理根据合同要求和工作说明(SOW)将研制工作分解，并形成项目的项目工作分解结构(WBS)，在项目的实施阶段，再根据WBS，将项目的每一项工作自顶而下地落实到每一个项目成员（总设计师→副总设计师→主任设计师→副主任设计师→主管设计师），并通过项目管理信息系统(PIMS)分配到每个项目成员。
2)每个项目成员通过PIMS系统可以知道自己目前承担的工作及其要求，承担了多个项目的设计师可以通过PIMS系统的工作台了解到当前时间段需要完成的各项工作和优先紧急程度。当设计师负责的工作完成时，要求他在PIMS系统提交工作汇报，当设计师因为种种原因无法按时完成工作时，要求他在PIMS系统提交工作申请。
3)部门领导、总设计师、项目经理和其它相关领导通过PIMS系统可以获得项目工作的完成汇报和工作调整计划，并进行批准或者转交其它领导批准。
4)项目成员通过PIMS的公告板(BBS)和系统消息机制反映问题，对其它成员提出的问题进行回复。
5)物资部门、财务部门和制造部门通过数据库接口向PIMS系统传递物资采购信息、财务信息和制造信息，PIMS通过数据库接口向物资部门、财务部门和制造部门查询物资采购、财务和制造信息。
3.4 建立实时的网上统计和报表功能
为了反映企业经营的现状和一段时间之间的工作情况，通常需要对企业或者项目的数据进行统计，包括资金情况、计划完成情况、质量情况、资源情况、外协外购情况、合同签订情况等报表。传统的管理方式，通过各个部门的统计计算形成各种报表，然后报到企业管理者。这种方式一般具有滞后性和不准确性。信息化管理要求在PIMS系统中按照企业经营者的要求制定好各种报表，在查询报表的时候，根据当时的各种业务数据、财务数据、资源数据等信息实时生成各种报表，同时在网上发布，有浏览权限的管理人员就可以实时地了解到企业和各个项目的运营情况，分析存在的问题，并及时作出调整策略。例如季度计划完成报表、项目经费使用情况报表、物资采购情况报表、质量问题汇总报表、售后服务一览表等等。
3.5 建立网上考评功能
为了更好的激励企业的员工和项目团体，在企业中创建良好的竞争机制，企业有必要建立起一套网上考评系统。通过PIMS系统中的各项业务数据和报表，可以对项目团体、个人和单位部门的工作业绩提供一个硬性的指标。如果和企业的考核目标相结合，制定好评估的计算公式，则这样的考评系统将会以其公平性、实时性、高效性取悦于员工和企业管理者。
3.6 提供数据共享的平台
项目组成员之间以及不同项目组成员之间往往需要共享大量的信息，例如标准化模板、方案报告、技术文件、工作总结、计划文档等等，一般的计算机局域网是通过设置文件共享的形式来快速实现的，然而这种方式安全性、访存性能、访存时间以及信息的系统性等方面都很差。通过PIMS系统的文件管理功能，可以将项目相关的文件分门别类的存放在多用户关系数据库中，多个用户可以通过上传和下载功能，同时进行文件传送和数据共享，保证了数据的安全性、系统性、易操作性和可维护性，在项目结束的时候，项目信息系统可以提供一套较为完整的项目技术文件和历史资料。
3.7 信息化管理和其它信息系统之间的关系。
目前应用较为普遍地信息系统有ERP－企业资源规划、PDM－产品数据管理技术、CIMS－计算机集成制造系统、CRM－客户关系管理、OA－办公室自动化、TDM－技术文档管理、FMS－财务管理系统，HMS－人力资源管理系统等等，信息化管理在某种程度上就是这些系统的集成应用，即EAI（企业应用集成）。在以科研项目为主的企业中，它们之间的关系如下图：
图2 信息化管理集成图
4 结束语
企业推行信息化管理已经是不可避免的趋势和新的利润产生点。海尔集团总裁杨绵绵说过，信息化管理是海尔取得成功的两大因素之一。企业的信息化管理投入很大，但目前的成功率很低，以ERP为例，有资料报到，在美国ERP的成功率也不超过20%。因此，如何提高信息化改造的成功率至今还是一个困扰管理学专家和信息化专家的难题。笔者认为，在以科研项目为主的企业实施信息化管理应该有三个步骤：首先应该是管理观念和管理制度的改进，应该根据企业自身的行业特色、经营理念改进企业的业务流程，即业务流程再造(BPR)；其次根据业务流程提取、设计过程报表，以达到过程管理和过程监控的目的，即过程管理改进；最后用企业网络和数据库开发技术将这些业务流程和报表自动实现。