论数字档案馆馆藏结构与馆藏观，本文主要内容关键词为：档案馆论文,结构论文,数字论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
我国数字档案馆建设已被国家档案局提上议事日程，并纳入国家档案局的“十五”规划。从理论上看，近年来，关于数字档案馆建设的文章也发表了不少，成为档案学界研究的热点问题之一。这些文章涉及到数字档案馆建设中的基础理论、技术条件、资源建设、人才培养、标准化、法规等一系列问题，相对而言，馆藏资源建设的研究尚显薄弱。本文拟就这一问题再做一些探讨。
馆藏问题一直是传统档案馆建设中的核心问题之一，对于依赖网络环境生存的数字档案馆来说同样重要。数字档案馆如果没有丰富和优质的馆藏作基础，就不是名副其实的数字档案馆。馆藏档案质优、丰富齐全、结构合理，是传统档案馆馆藏建设的目标和绩效评判标准，小而全、封闭独立成为传统档案馆馆藏的显著特点。馆藏信息资源建设与档案馆的性质、特点等因素存在密切关系。数字档案馆作为现代信息技术环境下应运而生的一种新型档案馆，具有馆藏资源数字化、信息组织与传输网络化、服务范围扩大化、信息资源共享化、信息检索便捷化等诸多特点，因而在馆藏信息资源建设方面与传统档案馆既有相似之处，又有明显的不同点。这就要求我们要加强数字档案馆馆藏研究，树立与其特点相适应的新的馆藏观，做好数字档案馆馆藏信息资源建设工作。
一、数字档案馆馆藏结构
（一）数字档案馆馆藏中现行文件与档案并存
在数字档案馆馆藏信息资源建设中涉及到的问题之一，就是文件与档案一体化管理问题。文档一体化管理的理论基础是文件生命周期理论，这一理论认为，文件、档案只是文件在整个生命运动过程中的不同阶段的不同称谓，其内容、物质形态完全相同，是同一实体。该理论还认为，文件的生命过程包括现行、半现行和非现行三个阶段。与此徊对应，文件先后要经历机关文秘部门或业务部门、机关档案室或文件中心、档案馆三处不同地方。尽管文档一体化管理并不是发展数字档案馆后才提出的新问题，多年前档案学界就已开始了讨论。但是，在数字档案馆、传统档案馆两种不同的环境条件下，文档一体化的实现却是有区别的。传统档案馆馆藏来源，主要是接收机关移交的档案，而且主要是纸质形态的档案。按有关规定，其进入档案馆的流程是，在机关文秘部门或业务部门产生后，第二年通过归档进入机关档案室，10年或20年后进入同级档案馆。可见，文件转化为档案在时空上是分离的，也就是说文件产生以后还不能马上转化为现实的档案馆藏资源，不能及时满足社会对档案信息资源的需求。因此，对传统档案馆而言，文档一体化管理，只是两者管理方法、标准的一体化，它主要强调档案部门要提前介入文书工作，实行前端控制，但由于政策规定和技术局限（未实现网络化），因而不能实现现行文件及时转化为档案馆馆藏资源，也就是说现行文件是不可能成为传统档案馆馆藏资源的。这就是在传统档案馆条件下，文档一体化的局限性。
而数字档案馆却不同，数字档案馆具有信息组织与传输网络化特点，不仅能把所有的档案馆联结在一起，而且同时还与各机关的办公自动化系统联结在一起，在文件（电子文件）形成办理时即给予鉴定、归档，成为数字档案馆的馆藏资源，瞬间实现了文档一体化管理，这才是真正意义上的文档一体化。可见，数字档案馆的建立，模糊了各阶段文件的界限，模糊了文件保存机构的界限，使馆藏资源在范围上突破了只保管档案资源的状况，从源头上把文件（现行文件）提前纳入了馆藏的范围，使现行文件成为数字档案馆的现实资源。这在不影响保密的前提下，提高了信息服务的时效性，缩短了文件向社会公众封闭的期限，适应了政务公开的需要，充分体现了数字档案馆的优越性。
（二）数字档案馆馆藏中档案、图书、情报并存
随着人们对信息需求的多元化，人们不再把某个档案、图书、情报机构作为获取信息的惟一场所，而是把联结许许多多档案、图书、情报机构的信息网络视为一个巨大的信息中心，通过网络终端，在任一时空共享网上各类信息资源。因此，只有实行档案、图书、情报一体化管理，才能高效率地满足人们多方位、多层次、多角度的信息需求。然而，在传统档案馆条件下，由于没有现代信息技术的支撑，要实现档案、图书，情报一体化，就需要将档案、图书、情报三种信息载体集中和组合，需要将原来的三种管理机构合并办公，需要将其管理制度统一，这不仅费时费力，也很难做到。因为，目前我国的档案、图书、情报机构分属于三个不同的管理系统，要在全国范围内结束三大系统的分割状态是很困难的。况且，档案、图书、情报虽然在本质上相同，均属于信息的范畴，但它们仍然各有特点，不能相互替代，要一体化管理也会面临许多复杂的问题。
但是，在数字档案馆条件下，情况却不同了。以计算机技术和现代通信技术为核心的信息技术的应用和发展，把现有的分离割裂的档案馆、图书馆、情报机构推向一体化的新境地，为各类信息的综合管理提供了契机和技术保障。网络技术把各地档案馆、图书馆、情报机构日益连接成为有机整体，形成一个巨大的虚拟馆藏，用户可以在办公室或家中使用计算机终端，快捷方便地向档案馆、图书馆、情报机构查询或检索所需的信息，从而最大限度地发挥信息资源的作用，将信息开发和利用提高到一个新的水平。可见，在数字档案馆时代，实行档案、图书、情报一体化管理，并不需要三种信息实体集中存放、三种管理机构集中办公，而只需要通过技术手段就可以实观。数字档案馆的建立，意味着图书、情报也成为数字档案馆的现实馆藏资源，有效地实现了信息的共建共享。
（三）数字档案馆馆藏中同一内容不同载体档案并存
随着办公自动化的兴起、发展、普及以及缩微技术的应用，将产生大量同一内容而载体不同的档案文件，此外，在建设数字档案馆过程中，随着现有馆藏档案的数字化，又会产生越来越多的电子档案，这就出现了数字档案馆馆藏中同一内容两种载体不同档案并存的问题，这就是近年来档案学界已讨论得比较多的档案双套管理问题。
双套制有没有存在的必要性和合理性，关键要看两种档案是否完全相同，能否相互取代。电子档案和纸质档案虽然内容完全相同，但在形式和功能、效力方面仍然存在差异。磁盘、光盘等介质虽有体积小、信息量大、检索迅捷的优势，但其局限性也很明显。如：不能有效防止数据在传输过程中泄露；电子档案中的文字无个人字迹特征、无书写墨迹的新旧之别，一旦被篡改无法识别；电子档案没有“原稿”概念，没有确定的法律地位；所支撑硬件系统和应用软件系统各不相同，对软硬件依赖大，寿命短，其影像记录的稳定期限不长。纸质档案虽有真实性、可靠性、法律地位确定的优势，但有信息容量小、占据空间大、管理检索不便的弱点。
双套保存方法融合了纸质档案和电子档案的优势，既可发挥高效存取检索功能，又可保障档案的凭证价值作用。可见，双套制有其存在的必要性和合理性，对此不能简单否定，在电子档案的局限未得到根本克服之前，在电子档案的法律地位未得到完全确认之前，应该实行双套制，至少对重要档案、珍贵档案应该实行双套制。双套制的存在，意味着数字档案馆馆藏中电子档案与纸质档案将共存，这也是数字档案馆馆藏结构的一大特点，在相当长的时期内难以消失。
二、数字档案馆时代的档案馆藏观
数字档案馆是一种新型的、智能化的档案馆形态，它的出现，不仅是档案管理现代化的一次新跨越，而且也是档案管理观念的一次升华，必将对传统档案馆藏观提出挑战。数字档案馆的建设，是世界各国档案馆发展的趋势和方向。随着现代信息技术的迅猛发展，随着我国综合国力的逐步提高，数字档案馆在我国的出现与发展并非遥不可及，已是摆在我们面前的一项现实课题。我们应当未雨绸缪，不仅要做好数字档案馆建设的理论准备、技术准备、财力准备，而且还应当做好观念准备，树立新的馆藏观，主要包括：
（一）“虚拟馆藏”观
“虚拟馆藏”是数字档案馆所涉及到的一个重要概念和术语，也是数字档案馆的一个重要特征，因此，有人又把数字档案馆称为“虚拟档案馆”。虚拟馆藏使传统“馆藏”概念发生根本性变化，是馆藏概念的一次革命。
有形的纸质档案是传统档案馆的基本馆藏形态，馆藏空间局限于某一档案馆库房内，有边有界，直观而具体。而对于数字档案馆来说，馆藏档案已被数字化，其来源包括两部分：一是自身产生的档案信息资源，这部分与传统档案馆藏相似；二是利用网络所获得的存在异处的档案、图书、情报等信息资源，馆藏形态由“实体馆藏”走向“虚拟馆藏”。“虚拟馆藏”模糊了传统档案馆藏界限，是有形和无形、集中和分散的辨证统一。
（二）馆藏共建共享观
数字档案馆的特点之一就是馆藏资源共建共享。一个传统档案馆的收藏和服务能力无论多强，都很难满足信息社会的需求，只有通过计算机网络互联，实现共建，才能形成整体优势，使资源无限扩大，服务能力倍增。
传统档案馆的独立性、封闭性很强，各自都拥有自己的馆舍、馆藏、工作人员和利用者。而数字档案馆虽说也有相对独立的馆舍、馆藏、工作人员和利用者，但是它不能脱离数字档案馆群体而单独存在，它的社会整体性、依赖性更强。
传统档案馆馆藏以本地区的纸质档穿为主，而数字档案馆馆藏却打破了地域、信息种类界限，来源更广、种类更多。一是自身的原有馆藏；二是接收移交的电子档案；三是档案信息网内其它档案馆的上网信息资源；四是其它信息网内的信息资源，如图书、情报等。图书、情报虽不是档案，但作为信息的组成部分，在数字档案馆馆藏中也应占有一席之地。共建是共享的前提，有了共建作基础，利用者便可以在任何时空，通过任一上网计算机检索所需的信息。
馆藏共建共享观是对传统封闭档案馆藏观的巨大冲击和挑战，具有鲜明的时代特征，对数字档案馆馆藏建设具有特别重要的意义。它要求我们在馆藏建设中，不仅要加强合作与交流，克服“小而全”、封闭狭隘思想，还要重视档案的优化，要从立足本馆，放眼全国的角度，来认识和规划本馆馆藏，特别要注意馆藏的特色性、专业性和地方性，以基本保存本机关的档案为主，更严格地控制其它机关的档案，以最大限度地消重。
（三）馆藏标准化观
数字档案馆是一个群体概念、集合概念，它是档案信息与其它各类信息紧密地结合在一起形成的一个有机整体。由于数字档案馆具有跨部门、跨地域、甚至跨国家的特点，从而对信息的标准化、管理过程的标准化要求比传统档案馆更严，而且要尽可能向国际标准靠拢。解决标准化体系的建设问题，是数字档案馆建设的基础和条件。如果标准不统一，就根本谈不上数字档案馆的资源共享，也就必然降低了发展数字档案馆的社会效益和经济效益。数字档案馆标准化体系涉及的内容很多，有组织管理标准、软硬件标准，仅数字资源建设涉及的标准就有元数据标准、文档内容格式标准、文档内容表现标准、文档信息接口标准。
（四）馆藏开放观
馆藏开放与馆藏共建共享观存在密切联系，因为不树立馆藏的开放观念就谈不上馆藏的共建共享。数字档案馆打破了档案馆围墙的界限，又被称为无墙档案馆，它通过计算机网络与世界上所有的信息机构连接，这是任何一个传统档案馆所无法比拟的。数字档案馆的馆藏不是静态、封闭的，而是一个动态的开放系统，这是数字档案馆馆藏的一个重要特征，这种开放表现在两个方面：一是在馆藏来源上，要有互助协作意识，要善于与不同地域、不同类别的信息机构合作，广辟馆藏来源渠道；二是在馆藏的利用上，对任何地区的利用者都是开放的、一视同仁的。树立馆藏开放观，要求各档案馆务必克服以自我为中心、小而全的思想，要从全局、长远的高度来规划、建设馆藏。