电子文件的形成运动规律，本文主要内容关键词为：规律论文,文件论文,电子论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
从电子文件的定义可以看出，既然电子文件的属概念是文件，其形成运动规律就应符合文件的运动规律，而文件生命周期理论是文件运动规律的理论支点，因此，其内容可以在一定层面上阐述电子文件的形成运动规律。由于电子文件在生成、保管、传递和利用等方面与传统的纸质文件又有很大区别，其特点包括“信息的非人工识读性”、“系统依赖性”、“信息与特定载体之间的可分离性”、“信息的易变性”、“信息存贮的高密度性”、“多种信息媒体的集成性”、“信息的可操作性”等等，因此，文件生命周期理论又无法完全涵盖电子文件的运动规律，而澳大利亚档案学者弗兰克·阿普沃德于20世纪90年代提出的一种名称全新的“文件连续体理论”(Theory of Records Continuum)则在一定程度上解释了电子文件的运动规律。因此，笔者认为，要探讨电子文件的运动规律，就必须将文件生命周期理论和文件连续体理论结合起来。
1 电子文件形成的运动性
电子文件从本质上说，是与传统载体文件相同的，也是人们在社会活动中直接形成并使用的信息，它所记录的也是人们在其自身社会活动中所表现出来的真实的思想、意图、目的和要求，这种信息同样具有原始性或本源性的特点。通过这种信息内容，人们能较为真实地了解以往开展的社会活动的真实场景，能概括这些活动的历史进程，而且能从这些活动中汲取可参照的经验和信息数据。而人类的社会活动就是在永无休止的运动中进行的，因此，作为记录运动着的现代社会活动的电子文件在形成时就处于运动的状态，是在运动中形成的。
电子文件形成的运动性还表现在电子文件运动的动力源泉是由其内部的矛盾运动所决定并推动的。电子文件内部的基本矛盾双方是：电子文件客体自身的属性为一方面；社会对电子文件的主体需求为另一方面。上述两个方面相互之间的矛盾运动推动电子文件的形成、运动。具体地说，一方面，电子文件的属性是一种客观存在，它是储存在一定形式载体之中的物化信息特有的性质和状况，这种物化信息及其特有的属性又是适应人们的社会需要而诞生并被交流传递、利用和储存的；另一方面，人们的主体需求又是电子文件形成的主体要素。电子文件内部的这两个方面构成了一对既相对立又相同一的矛盾。说它们对立，是因为它们分别构成了社会活动的两极——主体与客体，相互间有着明显的差异，而“差异就是矛盾”。说它们同一，是因为这两个方面之间又互相联系，处于一个统一体——电子文件之中，并且互以对方为自己依存的前提，相互转化。这种既对立又同一的矛盾运动推动电子文件的形成、运动。所以，电子文件是在矛盾中形成的，在运动中存在着。
2 电子文件运动的完整性
根据对欧美及我国学者有关的论述进行综合分析，文件生命周期理论的基本内容可以简要概括为以下三点：(1)文件从其形成到销毁或永久保存是一个完整的运动过程；(2)文件的整体运动过程由于文件价值形态的变化可划分为若干阶段；(3)不同阶段的文件与服务对象、保存场所和管理方式之间存在着内在的对应关系。这是对文件一般运动规律的描述，电子文件作为文件总家族的一员，当然有着同样的运动规律。尽管电子文件的运动特点与传统纸质文件有一些区别，但从宏观角度来看，电子文件与传统纸质文件同样都存在一个从“生”到“死”的生命过程，确切地说是都有一个从生成直至销毁或永久保存的完整运动过程。这一过程决不会因为文件记录载体和方式的不同而发生改变。因此，文件生命周期理论原有的第一个基本点基本上适用于电子文件。
对电子文件而言，认识文件运动的完整性具有重大意义。我们都知道，电子文件具有虚拟性、易逝性和易变性等许多特性，而且由于形成、传输方便，电子文件的数量远远超过传统载体文件。电子文件这些不同于一般文件的种种特点，使得人们更有必要投入更多的热情关注电子文件运动的完整性，更积极地把电子文件“从生到死”、“从头到尾”的整个运动过程，全面而又系统地管理起来。因为如果不是在文件正式生成之前，即在进行计算机信息系统设计时，就将电子文件未来是否需要保存、保存多久，以及一系列诸如著录、标引或利用虚拟技术整理档案信息和提供利用等各方面因素考虑进去，那么，很多电子文件可能根本就不会进行归档或未经归档就已经流失，即使送来了也不便于管理和利用。从电子文件运动的完整性来说，文件生命周期理论原有的第一个基本点可以调整为“电子文件从形成到销毁或永久保存同样是一个完整的运动过程，而且这一过程应纳入统一的电子文件管理系统之中”。
3 电子文件运动的阶段性
仅仅认识和强调电子文件运动的完整性是不够的，对电子文件的运动，更重要的是必须将其划分成几个运动阶段来加以研究。也就是说，我们在强调电子文件运动完整性的同时，也要强调其所具有的阶段性特点。
国际档案理事会电子文件委员会制定的《电子文件管理指南》，在对电子文件的运动特点进行分析的基础上，把电子文件的生命周期(the Life Cycle of Electronic Records)划分为三个阶段，即：概念阶段(Conception Stage)、形成阶段(Creation Stage)、维护阶段(Maintenance Stage)。概念阶段，实际上指的是设计阶段，即电子文件管理信息系统的研制、设计和安装阶段；形成阶段，指电子文件在可靠的电子环境中产生的阶段；维护阶段，指电子文件产生之后直至销毁或永久保存的整个过程。这种划分从总体上说，是根据对电子文件进行的管理活动先后历经的过程进行的划分，而不是根据电子文件对人们所具有的价值和先后发挥作用的差异进行的，它所表现的实际上主要是电子文件管理系统的生命周期。关于按什么标准划分阶段的问题，在电子文件生命周期问题出现以前，世界各国档案学者在划分传统文件运动阶段时虽然存在分歧，但是占绝大多数的是根据文件生命过程中的价值变化或文件发挥作用的不同来划分运动阶段的。目前在我国比较流行的将整个文件运动过程划分成四个阶段的方法——“四分法”，就是以文件价值的变化规律为基础的，它是我国学者陈兆祦和阿根廷的巴斯克斯教授在对传统文件运动过程进行研究的基础上分别提出来的。根据他们的划分，第一阶段为文件的设计、制作、形成阶段；第二阶段为文件的现实使用阶段；第三阶段为文件的暂时保存(Precaution)阶段；第四阶段为文件的永久保存或历史阶段。这种划分方法，只要对它所界定的各运动阶段做更深入、细致的研究，注入新的理念，就能用来解释电子文件的运动，并且涵盖国际档案理事会电子文件委员会的划分法——“电子文件三分法”。
根据上述“四分法”，再结合电子文件的特点，可以将电子文件的运动过程划分为以下四个阶段：第一阶段，电子文件的孕育形成阶段，是文件制作者从设想、设计，到最终草拟、制作、正式形成文件的过程。它同时也是一个研究、计划、筹措、规范管理行为和积累、记录信息，表达思想、意图，赋予文件以现行价值的过程。第二阶段为电子文件的现实使用阶段，即现行阶段。在本阶段，电子文件作为社会活动的工具，起着交流思想、表达意志、传递信息的现行作用，显示的是现行价值，即电子文件的第一价值占主要地位。第三阶段是电子文件的暂时保存(precaution)阶段，也就是某些外国学者所谓的“休眠”阶段。电子文件经过现实使用，其内容规定的任务完成或目标达到，现行性随之消失，一部分文件因而失去保存价值，遭到删除；另一部分仍有利用价值，于是进入暂存阶段。第四阶段是电子文件的永久保存阶段或历史阶段。本阶段电子文件的显著特点是，第二价值也就是供整个社会利用的价值占绝对统治地位，并且主要表现为历史价值或科学文化价值，机密性已大大降低。这种划分方法是以客观事物本身的运动，以电子文件自身价值的孕育、形成和发挥作用的规律为基础的，因而是科学的。
将电子文件划分为上述四个阶段也基本符合文件生命周期理论的第二个基本点，只是与纸质文件相比，电子文件的运动特点更加复杂——既可能作逆向运动，也可能作跳跃式运动，并可能同时拥有不同的阶段形式，各阶段之间的界限趋于模糊。从电子文件运动的阶段性来说，文件生命周期理论原有的第二个基本点可以修正为“电子文件的完整运动过程依据电子文件价值形态的变化也可以分为若干阶段，但不同阶段之间没有明确的界限，处于后阶段的电子文件具有向前阶段转化的可能”。
4 电子文件运动的多维性
上述电子文件运动的阶段性揭示的是电子文件的纵向运动，是定向的、单向的、线性的，而电子文件运动除此之外还有横向运动，纵横运动在平面上显然就构成了二维运动，但文件横向运动可以是不定向的，许多文件在发生横向运动时，或者说在呈现现行价值时，所针对的对象可能是完全不同的，不论是现行文件、半现行文件，还是非现行文件可能都是如此。这就是说，文件横向运动不限于一维，可以是二维、三维甚至是多维的，这便是电子文件运动的多维性。这种多维性是文件生命周期理论所无法涵盖的。面对电子文件的挑战，澳大利亚档案学者弗兰克·阿普沃德于20世纪90年代提出了“文件连续体理论”，其主要内容是构建了一个多维坐标体系来描述文件的运动过程。这一多维坐标体系包括4个坐标轴——文件保管形式轴、价值表现轴、业务活动轴和形成者轴。其中文件保管形式是核心轴，因为它的变化带动了其他坐标轴的相应变化。文件连续体理论通过描述文件保管形式轴上4个坐标的变化引发形成者轴、业务活动轴和价值表现轴上特定坐标的相应变化，揭示出文件的四围运动过程。第一围是单份文件，此时文件对应的形成者是某一具体的个人，反映的业务活动是某一具体的行为，表现出的价值形式为具体行为的轨迹。第二围是案卷，即一组文件的集合，此时文件对应的形成者是机构内部的一个部门，反映的业务活动是包含若干行为的某一活动，表现出的价值形式为活动的凭证。第三围是全宗，即一个机构所有案卷的集合，此时文件对应的形成者是一个特定机构，反映的业务活动是包含若干活动的某一职能，表现出的价值形式为机构记忆。第四围是全宗集合，即所有全宗的集合，此时文件对应的形成者是整个社会，反映的业务活动是社会的意志，表现出的价值形式为社会记忆。文件连续体理论将文件置身于一个多元时空范围，转而运用立体的、多维的研究方法，全方位地考察文件运动过程及规律，可以很好地解释电子文件运动的多维性、复杂性。
综上所述，电子文件的形成运动规律主要表现为电子文件形成的运动性、电子文件运动的完整性、阶段性、多维性。深入探索电子文件的形成运动规律，对于在电子信息时代深入认识文件和档案的本质属性、科学构建文档管理模式及其理论体系，都是重要的和必要的。同时，为了更好地适应电子文件的运动特点、更准确地揭示出电子文件的运动过程及规律，有必要对传统的文件生命周期理论进行修正和发展，并结合文件连续体理论，使得理论的发展能更好地结合实践并引领实践的发展。