摘要：在社会发展中，档案管理属于服务性质的一项，这项工作的开展是为了确保高效的完成档案资料的有关工作，同时通过这项工作也给群众带来更多的便捷性。在档案管理中，文书档案是十分关键的一个环节，在当前信息化大背景下，怎么通过先进的科学技术，实现管理工作的创新与改革，变得十分迫切。
关键词：信息化；技术；文书档案管理
1文书档案信息化管理的优点
1.1极大地提升了办公效率
计算机在信息处理方面展现了其强大的能力，在传统的文书档案管理中，工作人员更多的是采取手工操作，进行资料的收集、誊写、整理、统计等工作，既耗时费力，效率也不高。而应用计算机软件之后，这一系列的工作就变得简便而有序，管理也更加高效。
1.2实现了文件和文字信息的共享
在传统的文书档案管理方式下，企事业单位想要共享信息不是一件易事，这就导致大量的信息被闲置下来，既浪费资源和资金，也给文件信息的查找增加了难度。而借助计算机进行档案管理以后，档案管理更加高效便捷，也更加细致，管理途径也更为丰富。
1.3电子文件保存的稳定性
同传统纸质档案相比较，电子文件作为信息资料的载体有着更为长久的保存寿命。纸张的寿命完全取决于纤维素性质，纤维素在一定条件下容易被破坏，在文书档案管理工作中，往往会造成资料的不可逆损坏。而在电子技术的保障下，信息数据的存储和利用均借助计算机网络，满足了人们多样性的选择需求，譬如人们可以通过U盘、移动硬盘等作为电子文件的载体，而这些载体的特点就是方便快捷、存储时间长、环境影响小、稳定性强。
1.4提高了文件传递的速度和安全性
在日常办公过程中，工作人员私存文件或者文件传递时丢失的现象时有发生，传统的文件传递手段是依靠邮政系统，传递的时间要受到距离长短的限制。而利用计算机技术便可以以电子文件的形式通过网络进行传递，不仅提升了文件传递的时效性，也增强了安全性。
2信息化背景下文书档案管理存在的问题
2.1管理理念陈旧
在档案管理工作中，文书档案管理是十分关键的一个环节，所以从某种程度上来说，提升文书档案管理的信息化建设，对于档案管理也有着很大的促进作用。不过，就当前的情况来看，很多单位对于文书档案管理并没有给予充分的重视，对于现代化信息技术在管理工作中的运用更是没有充分的支持，他们不了解信息化建设对于工作的促进意义，依然在沿用传统的管理手段。领导缺少相关的意识，实施文书档案管理人员则没有几乎接受相关的培训，没有相应的设施予以支持，更是无法实施有效的信息化管理。
2.2管理工作信息化程度有限
就算是有些单位对于文书档案的信息化管理有一定的认识，并给予了相应的重视，也及时更新了设施配备，不过也难以摆脱长时间的工作思维限制。针对这些先进的设备，档案管理工作者却因为缺少足够的技术操作水平，没办法充分应用。如果是通过纸质来进行管理工作的话，任何一个环节都会耗费大量的时间与精力，这让先进的科学技术毫无存在的价值。
2.3保密性有待进一步加强
将纸质文件转化为电子数据形式，也存在很大弊端。因为电子信息是很容易被更改的，同时其存在的形式也很容易变动，所以它们的保密性有待进一步加强。相较于一般的纸质信息，记录在电脑上的信息，要更改起来可就容易多了，所以当人们去获取它的时候，到底是不是真实的数据，就难以去判断了。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆可以说，电子格式的文件进行保密，完全不外漏，是很难去实现的。
3信息化时代文书档案管理创新策略
3.1创新理念，完善制度
在对信息化文书档案管理工作进行优化的过程中，很多员工没有创新管理的理念，只会一味的按照自我思想进行管理，导致管理的制度出现缺陷。因此，才需要对管理理念进行创新，并完善管理制度。需要对信息化文书档案管理工作制定使用计划，并有步骤的进行展开管理。从长远的发展角度出发，需对企事业单位信息化文书档案管理工作进行详细规划，以便适应社会的发展需求。另外，建立比较标准、科学和合理化的管理制度，包括档案建立之前的人员培训制度、职责分配制度、监督管理制度、审核评价制度以及相应的奖惩制度等，并将这些制度进行完善处理，从而实施到管理工作中的各个环节，以此确保文书档案管理的有效性，同时针对一些信息化文书档案管理中的保存、查阅以及下载等方面制定相应的制度，落实到员工的工作职责上，确保文书档案管理工作逐渐的信息化发展。比如，定期的针对员工的档案管理工作进行考核，包括档案管理工作的分类进行、信息技术的使用、档案的借阅过程等相关内容，都需要进行考核，并评价出优秀的考评人员进行奖励，以视对员工的鼓励和支持，提高员工的工作积极性。
3.2引入并完善信息化工具
首先，针对信息化文书档案的管理，需要积极地开发信息化管理系统，加强与相关企业之间的合作关系，并根据自身的发展特点制定符合的管理软件，包括文书档案的分类建立、检索方式、档案的上传方式、档案的下载等多功能信息化工具都需要进行完善；其次，在信息化发展的今天，对文书档案的录入和管理需要有详细的目录、全文关键字句等方面的有效查询系统，并且制定修改和完善的具体期限，需要对文书档案中的内容进行定期的翻修和完善，促使所有的文书档案都能够新颖化，以此实现文书档案的信息化管理。比方说，在进行文书档案定期完善和翻修的时候，文书档案管理人员需要将需要翻修的文书档案告知领导，由领导审批允许之后，将这些档案下发给详细的部门之间，由各部门进行完善和翻修，并要求文书档案的翻修和完善在限定的时间期限内上交，逾期的实行相应的罚款，以此加强文书档案的翻修和完善效率，提高文书档案的管理质量；最后，可以使用远程控制和安全系统软件等工具，加强对文书档案使用安全的管理，实现信息化文书档案管理的安全性，加强其管理质量。
3.3建立新模式，规范信息化管理
信息化文书档案管理的模式可以进行不断的创新，以此推动信息化文书档案管理的具体落实。对此，可以按照相应的步骤，对文书档案的项目或者内容进行具体的分化管理，对文书档案管理方式进行多种项目管理方式的规划，包括数字化、开发项目等的建立，以这种项目管理的方式规范信息化管理方式。另外，对文书档案的格式进行规范化管理，包括文书档案在网络平台进行查阅、借阅、下载、销毁等模式的过程中，都要有规范化的操作管理。比方说，在进行档案下载的时候，员工需要征求上级的领导同意，需要填写文书档案下载的登记表，包括文书档案下载的具体用途、下载观看的时间长短、什么时候进行销毁等相关内容，并且在后台还要设置一种自动销毁系统，一旦超过了申请的时间限制，后台的销毁程序可以直接对员工已经下载的文书档案进行销毁，也就说，员工如果再想进行文书档案的下载，还需要再次提交申请。这样一来，不仅能够保证文书档案的安全性，还能够实现信息化文书档案管理配套制度的完善建立，提高员工的责任心。
4结束语
综上所述，作为档案管理的重要构成，文书档案详实地记录着一个单位的发展历程。在信息化时代，将信息化技术应用于档案管理中已经成为重要的管理手段和发展方向。文书档案信息化管理正在逐步替代传统的档案管理方式，使档案管理工作更加高效安全，也使档案资料的利用率显著提升，并推动了档案价值的进一步发挥。
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[3]梁巧玲.信息化条件下文书档案管理创新探讨[J].青年与社会：上，2016，（5）：337.
论文作者:杜孝兰
论文发表刊物:《基层建设》2018年第28期
论文发表时间:2018/11/11
标签：文书论文; 档案论文; 档案管理论文; 管理工作论文; 文件论文; 信息化管理论文; 方式论文; 《基层建设》2018年第28期论文;