广东电网有限责任公司湛江供电局
摘要：在我国的经济飞速发展的背景下，供电企业的人事档案管理工作也得到了一定的发展与革新，人事档案不仅仅反映员工的基本信息，还可以从中了解员工是否对社会工作有热情以及员工的工作状态，它承载着相关的管理部门了解员工的重担。因此，对供电企业的人事档案管理是供电企业的人事管理中必不可少的一项工作。相关的管理人员能从人事档案中真切的地看出员工的思想政治水平以及相关的社会阅历、品德操行以及相关的业务能力。而且人事档案能够将员工在本局的经历完整的记录下来，具有相当大的参考价值。笔者将结合自身的工作经验，对供电企业的人事档案管理的相关工作作出含有自身看法的探析，希望能为读者在今后的工作中传递一些有用的信息。
关键词：人事档案；供电企业；人力资源
1.档案管理工作对企业以及员工的作用
1.1人事档案管理能够最大程度发挥员工的作用
从内容上来说，供电企业的人事档案记录了员工从入局以来到离职的时间内所有的信息，包括个人基本信息以及在工作中的作出的不凡贡献和参加的社会活动。人事档案能够综合体现员工的综合素质，能够从中预测出员工以后的发展趋势。同时对人事档案的定期管理能够有效地发现一些员工的特长，避免一些员工的特长得不到发挥，产生才不得用的现象。可以在整个组合内最大程度的发挥员工的作用，促进阻止的发展，取得员工在人力资源上的最大作用。
1.2在员工之间作出合理调配，得到配置的最优化
上文提到，调阅相关的人事档案能够发现不同员工的特长，能够避免才不得用的现象。从而决策部门在作出决定时能够有更大的选择余地，在不同的员工之间作出权衡，因此能够在工作与员工之间取得最大化的平衡，这样一来，也能最大化地将组织内部的各部门联系起来，将企业的内聚性发挥到最大。同时能够合理的调配相关的人力资源，最大程度地促进公司的发展，同时也能发挥员工的个人长处，做到公司与员工的双赢。
1.3能够对员工的发展趋势以及企业对员工的需求作出科学规范的预测管理
对企业内部的人事档案作出一定程度的科学管理，能够发现企业在现阶段的哪些部门出现人才饱和、哪些部门出现人才缺口的现象，能够科学地帮助人力资源管理部门制定下一阶段的人才管理计划与招聘计划。同时，也能在一定程度上预测员工在今后的一段时间内的发展趋势，对员工的下一步发展作出合理的、规范的预测指导，有利于员工在今后的职业生涯规划中得到科学的指导。
2.人事档案信息的录入模式
2.1从员工的社会关系------定向收集模式
所谓人事档案的定向收集，就是对所有员工的信息进行收集，同时对信息进行科学规范的管理。这些信息的收集可以从员工的前单位、家庭、社会关系等方向来进行定向收集。
2.2设定收集人事档案信息的间隔
人事档案的管理不只是体现在档案形成的初期，还要贯穿在员工的整个职业生涯，这样的人事档案信息才有系统性和科学性。定时收集人事档案管理信息，具体的做法是制定一定的收集时间间隔，从需要收集的人事档案信息的角度出发，在员工的各种社会关系中获得相关的信息。
2.3对人事档案信息进行进一步的追补工作
这种收集情况是针对一些人事档案中出现信息模糊、失效的情况的，在人事档案信息管理部门对人事档案的定期管理中，总能够发现一些无效的或者不确定的信息，这样就可以对人事档案信息进行相关的追踪管理，帮助管理人员在日常工作中进行相关的查漏补缺工作，以便于更好地完善相关的管理工作。具体的工作情况可以根据相关单位的实际情况作出一些调整。例如，对于一些人事档案管理混乱、档案基础较差的单位，可以将追踪管理的时间密度与强度进行适当的调整；相反，对于一些制度建立的较早、比较健全的单位，相关的人事档案管理部门就可以适当的降低工作的强度，简化工作形式。同时，相关部门也要做好思想政治工作，让员工充分了解人事档案信息对他们的现阶段以及以后的影响力，让员工主动配合、上交相关的材料说明，这样才能从根本上做好人事档案管理的工作。
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3.目前供电企业的人事档案管理工作中存在的弊端
虽然我国的人事档案管理的改革工作起步较早，但是由于各种原因，例如相关企业的企业规模较大以及人事的流通较快等原因，当前的供电企业的人事档案管理工作中还存在各种各样的弊端。
3.1缺少人事档案管理人员
许多企业对人事档案管理工作不太重视，对于人事档案管理专员这一职位的认识不清，甚至这一职位的是由许多人轮流担任的，甚至一些单位的人事档案管理人员是由其他岗位的管理人员兼任的，不同的人对上一任的档案管理工作不甚了解，另一种情况是兼任的档案管理员对档案管理工作不重视。
3.2对人事档案的保管意识不够强烈
在笔者的调查下发现，许多单位对人事档案管理的工作的保管工作做的不够，都是将档案堆放在一个地方，许多部门的人甚至是系统外的社会人员也可以随意调阅。这就体现了人事档案的管理意识不够强烈，就有可能造成公司内部的员工的信息流失，对员工的个人利益以及公司的发展都是有一定的负面作用的。
3.3单位对人事档案信息的认识不足
笔者在向大量的单位咨询后发现，绝大多数单位没有利用好人事档案管理的应有作用，只是碍于上级的要求被动式地将员工的信息录入到相关的人事档案当中去，只为了应付相关的检查，带着这样目的的工作是没有办法将工作落到实处的。这样作出的档案无法为企业选拔人才、管理人才提供参考依据。
3.4管理方式落后，缺少相关科学理论的指导
目前许多单位的人事档案的管理方式是人工录入，纸质管理，这与当今时代的信息化管理要求严重不符，相关单位应该积极引进一些信息化人才以及技术，对人事档案管理进行信息化管理，这样不仅能够大幅度地提高档案的信息化和利用效率，也能提高相关的工作人员以及工作效率。
4.对人事档案的管理的改进建议
4.1加强档案管理的硬软件条件
顾名思义，这个步骤需要对档案的管理分为两个方向。一是硬件，所谓硬件，就是着重提高档案管理的存储地点，做到存储地的防火防盗、防潮防蛀，硬件条件的良好与否，能够有效地提高档案的规范化管理形式，同时，根据国内外的相关经验，档案的管理库房、阅读点以及相关人员的办公室要分开设立，这样才能直接地促进档案管理工作的进行。二是软件，所谓软件，就是迫切地提升档案管理的信息化程度，利用当前的信息化技术来对档案进行录入和管理。
4.2加快档案信息的搜索速度
前面说道，利用信息化技术来录入与管理档案，不仅可以大幅度提高档案的信息化水平，也能提高相关的工作人员的工作效率。所以，笔者认为，利用信息化技术的助力，能够加快档案的检索办法的革新，这样的“傻瓜式”的办法能够直接地提高档案管理的质量。
4.3利用相关的科学理论指导档案信息的管理
随着信息化技术的应用，虽然省去了大量的人力，同时提高了档案信息的管理质量，但是归根结底，档案是需要管理人员来管理的，因此，相关的管理人员也要提高自身的道德水平，努力学习相关的科学理论，并将相关的科学理论应用到实践当中去，这样才能做到人与软件的同步的与时俱进，以便于更好地为企业服务。
5.总结
从管理学的角度来说，人事档案管理能够对一个企业，特别是供电企业的人事人资工作提供相当大的帮助，因此，供电企业必须重视人事档案的建设，同时，相关部门与员工必须参与进来，积极主动地提交相关的信息，以便于企业能够为未来的规划作出正确地决策。
参考文献：
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[2]袁志昌.东莞市供电企业人事管理信息系统的分析和设计[D].云南大学，2013.
[3]王辉.新时期人事档案管理相关问题的探讨[J].黑龙江史志，2015，01：263.
论文作者:李晓丹
论文发表刊物:《基层建设》2015年32期
论文发表时间:2016/11/2
标签：人事档案论文; 员工论文; 档案论文; 信息论文; 档案管理论文; 工作论文; 供电企业论文; 《基层建设》2015年32期论文;