摘要：随着科学技术和信息技术发展进程的加快，人们对办公、生活环境的舒适性和安全性需求也在不断增加。将智能化技术应用到生活和工作之中，是未来的发展趋势之一。智能化的办公管理不仅能够提升办公效率，还能让生活在这样智能化环境中的员工保持身心健康和良好的工作状态，这在一定程度上能够促进社会可持续发展。本文以油田办公管理为研究对象，就如何实现智能化进行探讨。
关键词：油田；办公管理；智能化
前言：在当前这个知识经济时代，传统的办公系统在社会快速发展的浪潮中逐渐暴露出各种不足，对于当前油田企业日益增长的需求无法予以满足，需要一个能够有效整合内外资源的工作平台提升油田的管理水平。而智能化系统的开发和运用能够促进这一目标的实现，智能化的油田办公管理能够点燃员工的工作激情，使管理活动和业务活动中产生的各种信息在个人、部门之间能够得到全程共享、有序可控、及时高效的处理与沟通，进一步促进办公管理水平的提升。
一、油田办公管理智能化理念
随着社会的不断进步，传统的办公自动化系统越来越难以适应当前这个知识经济时代，尤其是对油田不断增长的需求，越来越难以满足。在这样的背景下，迫地是需要一个高效IT工作平台，能够促进内外资源的有效整合，进一步促进油田管理水平的提升。具体表现在以下几个方面：
第一，需要个性化的系统访问门户。传统的办公自动化系统整体功能比较单一，几乎每一个员工都能够使用。随着功能的不断拓展，员工对功能有更加多元化和更高的需求。在这样的背景下，必须基于人性化角度进行系统设计，能够依据不同员工需求的不同进行合理的功能组合，确保合适的位置有合适的功能，为合适的员工提供访问服务[1]。
第二，需要渗透知识管理思想，在这个基础上搭建知识资产管理平台。在过去的油田信息化建设过程中，通常重视物、财、人这些物质资产的管理，而很少重视对知识资产的管理。现下必须要打破这样的管理局面，学会借助知识管理工具和机制，增强协同工作平台的效能，从而有效获取油田内外知识，同时实现对知识的创新、学习、应用、共享和沉淀等，进一步促进员工执行力、技能技术和综合素质的提升[2]。
第三，需要搭建协同管理工作平台。在当前这个社会形势下，需要将油田管理中的管理活动和业务活动中产生的信息在个人、部门、油田之间进行全程共享、有序可控、及时高效的处理和沟通。
二、油田办公管理智能化实践策略
（一）构建协同工作平台
协同工作平台是智能化管理体系中不可或缺的环节之一，通过团队协同、在线感知、实时通信等途径实现垂直化油田模式向矩阵式模式的有效转化，从而缩小油田企业管理层与普通员工之间的距离，促进油田作业人员协作能力的有效提升，使人的创造力被最大限度释放出来。
（二）构建行政办公平台
在油田办公管理智能化实现过程中，行政办公平台的构建十分重要，这是实现办公事务处理自动化的前提和基础，主要借助石油公文系统流程进行。通过公文流转使传统的油田企业办公中纸质公文办公模式得以改变和发展，用签发、会签、审核、拟稿等电子化的流转方式代替传统油田内外部的会议通知、文件审批、呈批件、收发文件等工作，在这个基础上实现真正的无纸化办公。
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（三）构建知识管理平台
搭建知识管理平台，实现知识的创新、应用、学习、共享和沉淀，这是油田办公管理智能化的实现路径之一。对于战略核心知识资产，整个油田能够通过知识管理平台做到有效积累，这样就可以为油田企业的高层管理人员提供可靠的信息情报和决策支持。与此同时，油田业务部门可以根据相应的流程和实际情况开发出各种模板和方法论，并且以业务知识流为载体按图索骥，以此提升执行力[3]。在这个过程中，油田企业员工可以基于自己的工作岗位，于任何地点任何时间使用他人或自己的日常工作积累，在这个基础上对工作做出相应的帮助和指导，促进工作绩效的全面提升。
（四）构建信息发布平台
油田信息涉及范围广，具有琐碎、繁杂等特征。在办公管理过程中，这些信息需要流通，为了实现智能化办公管理，必须要为油田信息的交流和发布提供有效场所，确保油田的公告事项、技术交流、新闻简报、规章制度等得到及时有效的传播，使所有的油田员工通过信息发布平台及时感知并掌握油田的最新发展动态。
（五）构建应用整合平台
油田的办公管理是一项涉及人员多、涉及范围广、涉及信息杂的系统工作，通过门户技术可以有效集成油田已有的各种应用系统，从而实现用户统一访问和一次登陆，并且根据实际情况统一展现各类应用系统界面，在这个基础上实现应用系统的流程集成和数据集成。例如，针对油田规模文档管理建立相应的机制，将现阶段由员工个人为中心维护管理的文档集中在公司、部门一级进行管理，从而实现油田范围内的文档传递和共享，对各种文档进行“层次化”管理，比如参考文档管理思路和模型等，并且针对相应的目录进行分门别类的层次化管理[4]。为了方便员工对文档的查阅和检索，可以使用全文索引和关键词搜索的方式。并且还要针对文档处理周期进行科学化管理，包括文档的存档、发布、批准、审阅和撰写等各个环节。此外还要控制文档版本，确保员工能够访问有效的、最新的文档，并实现文档处理工作流程自动化，如自动催办以及自动发送审批请求等。
（六）构建项目协作平台
项目协作平台是油田智能化办公管理中的重要构成，是实现智能化管理的有效途径之一。在当前这个知识经济时代，油田企业应当立足实际，给项目团队设置并提供全方位的协作和沟通平台，以此提升多项目组的工作质量和工作效率，使项目成员能够在灵活的地点和时间即时响应对事务以及对他人的需求，进一步实现团队的管理、共享和通信，尤其在日程安排以及各种项目文档的制定上，均可以实现团队协作，使临时任务以及项目中的协同完成任务、共享信息、交流想法等工作变得轻松、便捷。
结论：综上所述，油田企业在这个日趋激烈的市场环境中面临巨大的挑战和压力，为了获得长足发展，必须要学会利用和处理办公管理业务系统中的各种信息资源。本文通过对油田办公管理智能化理念的探索，就实现油田办公管理智能化的具体路径进行简要论述，希望能为油田的办公管理智能化体系构建提供理论参考，并为决策管理人员提供科学的、准确的、及时的辅助决策依据。
参考文献：
[1]梁洁.关于办公室工作智能化管理结构的探讨[J].西南交通大学学报（社会科学版），2000（04）：99-102.
[2]童欢连，童闻焕.智能化、立体化、协同化，构建镇海区政府智慧办公[J].硅谷，2015（04）：223-225.
[3]余志炜.办公建筑节能的可持续与智能化设计研究[J].江西建材，2016（05）：42-44.
[4]魏来.物联网技术智能物业管理系统的设计[J].科技创新导报，2018（11）：131-132.
论文作者:王进,方莉,万昌财,明燕
论文发表刊物:《基层建设》2019年第20期
论文发表时间:2019/9/20
标签：油田论文; 员工论文; 工作论文; 知识论文; 文档论文; 平台论文; 信息论文; 《基层建设》2019年第20期论文;