试论信息社会视角下企业办公室文书档案管理工作的改革与创新
陈孜迅
（玉溪研和土地开发投资有限公司 云南省 玉溪市 653100）
摘 要： 信息化的档案管理模式是由大数据时代的发展趋势决定的档案管理模式的发展方向。本文立足于企业办公室文书档案管理现状，探讨办公室文书档案管理改革创新的意义，并提出相关改革和创新措施，希望对企业办公室文书档案管理人员减轻工作量有所帮助。
关键词： 办公室文书档案；改革创新办法；信息化档案管理
引言
从目前我国的办公室文书管理模式来看，仍有部分企业的办公室文书档案管理体系处于不健全的状态。因此，对现有的办公室文书档案管理模式进行转变，以改变企业文书档案管理现状，促进企业和谐发展。
1 企业办公室文书档案管理工作现状
1.1 企业对办公室文书档案管理工作忽视程度高
企业在日常工作中会产生许多文书档案，对这些文书档案进行登记封存进而在需要该文书档案时对其进行调取和移交构成了企业文书档案处理工作的工作内容。但是面对快节奏和高效率的企业内部工作氛围现状，现有办公室文书档案管理在文书处理时间和处理流程上已经不能满足企业日常工作的需要。企业内部人员对档案管理工作重视程度的不足已经成为办公室文书档案管理工作中效率低下的根本，因此提升企业对档案管理的重视程度已经迫在眉睫。
1.2 文书档案管理工作监管力度不足
目前企业的文书档案管理调查数据显示，在现有企业文书档案管理中已经有82.63%的企业采取了信息化的档案管理模式。这说明大部分企业已经意识到了运用先进技术进行档案管理的好处，但是在企业中对办公室文书的档案管理工作在监管力度上仍有不足，影响了企业的发展[1]。
1.3 文书档案管理工作流程系统化不足
据有关企业的办公室人员反映，他们在工作中需要进行文书档案处理时，经常省略程序直接进行文书档案的储存调取工作，企业有新增的文书档案时，也不会对档案管理人员进行报备。这种情况增加了档案管理中的文书管理工作的难度，甚至由于缺乏程序化和系统化的办公室文书档案管理造成了企业部分重要文书的丢失情况，对企业的发展造成了不良影响。
2 对企业办公室文书档案管理工作进行改革创新的意义
2.1 提升企业内部风气
对企业办公室文书档案管理工作进行创新和改革，在提升企业内部风气上有推动作用。实现企业文书档案管理工作创新和改革的第一步是提升整个企业对办公室文书档案管理工作的重视程度。在这个过程中，不仅能让办公室文书档案管理人员提升个人的技术水平，还能在企业对档案管理工作的高度重视环境中，凸显个人工作能力。办公室文书档案管理人员的工作积极性高，在企业其他部门进行文书档案的处理时，容易被其工作状态和工作效率所影响，进而在企业内部工作体系内形成工作风气的良性循环[2]。
对企业档案信息内容管理进行创新和改革的第一步就是提升企业对文书档案管理的重视程度。提升重视程度能最大限度上保证办公室文书档案管理的创新和改革顺利进行，以下从两个方面对提升企业在办公室文书档案管理方面的重视程度提出相关建议，第一，通过对现有办公室文书档案管理中存在的管理体系漏洞进行整合，并由企业管理模式改革创新负责人组织企业办公室文书管理人员针对这些体系漏洞对企业造成的不良影响进行分析。例如，办公室文书工作处理人员刘某，由于在办公室文书档案管理工作中的疏忽，导致企业重要文书档案丢失，为企业造成了极大的经济损失。利用发生在员工身边的事情对员工进行教育，能提升办公室文书档案管理人员对其工作的重视程度；第二，让企业其他部门员工对办公室文书档案管理中存在的问题进行提出并汇总，并由提出相应解决办法。这种方式不仅能在整个企业中提升对办公室文书档案管理的重视程度，还能通过对企业中员工提出的措施进行汇总达到集思广益的目的[3]。
办公室文书档案管理人员的技术水平体现在对创新改革后的办公室文书档案管理中的先进技术手段能否快速熟练的进行掌握上。因而提升办公室文书档案管理人员的技术水平是为改革创新后的新型管理体系的顺利运行提供的有力技术人员支持，以下对提升文书档案管理人员的技术水平提出相关建议：第一，组织办公室文书档案管理人员进行学习，邀请专业内的权威专家对档案管理人员进行先进技术的操作流程和操作经验传授。这种经验是由专家在长期的工作中总结到的，对所引进的先进技术运用时出现的常见问题能在极大程度上得到解决，是在较短时间内提升办公室文书档案管理人员技术水平的有效方法；第二，考评机制。在办公室文书档案管理人员中使用考评机制对其提升技术水平进行督促。实行考评制度能公平体现所有办公室文书档案管理人员的水平高低，进而在办公室文书档案管理人员之间形成良好的竞争效应，能够加强办公室文书档案管理人员对自身技术水平的要求力度，从而实现提升办公室文书档案管理人员的技术水平。
2.2 健全企业办公室文书档案管理体系
对企业的现有档案管理模式进行创新和改革，是经过对企业现有的文书档案的处理情况和处理模式进行具体调查和研究并与现代先进的计算机技术相结合实现的。对办公室文书档案管理进行改革和创新时是发现企业现有办公室文书管理体系中存在问题的最佳时机。因此通过改革和创新企业办公室文书档案管理，不仅是在技术水平上对办公室文书档案管理进行的改变，也是对现有企业档案处理体系中有关漏洞的弥补，从而全面提升企业办公室文书档案管理的工作速率，减轻文职人员的工作量。
实验结果表明，虽然甘油的加入会SAEW的ACC明显下降，但在2 h之内残留ACC仍然能够保持在较高水平。实验在ACC为60 mg/L的SAEW内加入3%和10%的甘油，并2 h后进行杀菌实验，杀菌率基本上达到或超过对照组聚维酮碘的杀菌效果。
3 企业办公室文书档案管理工作改革创新办法
3.1 提升企业对文书档案重视程度
定理 2.3 设X={x1,x2,…,xr},→是[0,1]上的正则蕴涵算子。对任意的a,[0,1], a+a→b≤1+b。若([0,1],ρ)完备,则(F(X),H)完备。
3.2 提升文书档案管理人员技术水平
师：哇，老师觉得大家真是越来越厉害了！有时候，对一件事情、一个玩具我们从不同的角度去思考，就会有新的发现。今天我们就来发现魔方中另外的秘密。
3.3 健全办公室文书档案管理体系
根据对现有的企业文书档案管理体系的了解，发现部分企业在进行文书档案处理的管理模式上缺乏系统性和规划性，造成了企业文书档案管理混乱，难以满足快节奏的企业工作环境的现象。可根据图1（办公室文书归档整理流程）中的程序对办公室文书档案管理模式进行规范。由图可知，健全现有的办公室文书档案管理体系，应从文书档案的收集开始。在企业新增文书时向办公室文书管理人员进行报备，实现从文书产生阶段对文书进行系统的管理，进而在接下来的文书管理中对文书进行全面的归档和监管。在健全办公室文书档案管理过程中，可以由企业管理人员在企业办公室文书管理部门的内部制定文书管理人员的行为规范，增加对办公室文书管理人员行为的管理力度。除此之外还可针对企业办公室文书档案管理制定具体的规章制度，在制度内对办公室文书管理的具体流程的进行明确，从而达到对办公室文书档案管理体系进行全面化构建的目的。健全办公室文书档案管理体系，是实现信息化视角下符合大数据发展趋势的企业办公室文书档案管理改革和创新的重要举措。
图1 办公室文书归档整理流程图
3.4 加强信息化管理办公室文书档案管理的安全防范
引进先进的计算机技术手段能减少办公室文书档案管理中的劳动力消耗，降低办公室文书档案管理程序中的繁琐程度，节省纸质档案资料归档等工作内容处理的时间。但是随着大数据时代的发展，现代社会中的许多信息都是通过计算机储存的，办公室文书档案管理也不例外，因此加强信息化办公室文书档案管理的安全防范，是保证办公室文书档案管理体系创新和改革的前提。提升办公室文书档案管理的安全性主要从以下几点进行：第一，在办公室文书档案管理的计算机中安装防火墙，从而在内部阻止病毒或恶意程序对计算机中所储存的办公室文书档案进行信息泄露，在储存办公室文书档案信息的计算机安装防火墙还能在外部阻止不法分子对企业办公室文书档案信息的窃取和破坏，从而提升办公室文书档案信息的安全性；第二，规范办公室文书档案管理人员的计算机操作，定期对办公室中储存文书档案的计算机进行定期杀毒，并对计算机中出现的不明链接加强防范，从而提升信息化办公室文书档案管理的安全性；第三，及时对计算机中安装的办公室文书档案管理系统进行更新。一般来说系统的更新是，是针对上个版本中系统中存在的漏洞进行修复，因此对计算机中的办公室文书档案管理系统的及时更新是应对计算机中存在问题的最好解决办法，也是保证办公室文书档案管理信息安全的重要步骤。
4 结论
综上所述，在信息化视角下健全管理体系、提升人员技术水平，增加企业对办公室文书档案管理的重视程度，进而引进先进的技术手段对办公室文书档案进行管理是对企业现有办公室文书档案管理模式的改革和创新，能有效提升办公室文书档案管理的工作效率，满足企业的快节奏文书处理需要。
参考文献
[1]黎 英.信息化背景下文书档案管理工作初探[J].技术与市场，2019，26（04）：216-217.
[2]李 丽.文书档案管理信息的电子化应用分析[J].电子世界，2019（07）：170-171.
[3]刘 莉.文书档案信息化管理分析[J].办公室业务，2019（06）：89.
中图分类号： G275.2
文献标识码： A
文章编号： 1004-7344（2019）12-0007-02
收稿日期： 2019-2-17
作者简介： 陈孜迅（1988-）,女，拉祜族，云南玉溪人，档案管理助理馆员，本科，主要从事企业档案管理、人事管理工作。