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摘要：现代科学技术飞速发展，用在人们日常工作过程中，不断提高整个工作效率，减少工作错误。而在办公室的档案管理过程中传统管理方式已经落后了，工作效率严重落后。这就要求相关部门必须要采取一些措施来提高办公室档案管理工作效率。本文主要针对这一问题进行分析，提出相对应的措施。
关键词：办公室档案管理工作；提高工作效率
社会的发展越来越快，人民收入水平越来越高，人们越来越重视在日常工作中工作效率的提高。当前社会生活节奏快速，人们不得不花费大力气才能报纸自己的步调与社会生活节奏相一致。在办公室的日常工作中，工作十分琐碎，内容十分繁乱，需要花费大量的精力来整理工作，尤其是在档案管理工作中。然而科学技术日新月异，科学技术已经广泛运用在人们的日常生活和工作过程中，提高人们工作效率的同时，还能减少工作中出现的错误。传统的办公室档案管理工作已经不能适用于当前办公需求，这就要求相关部门将心思技术用于办公室档案管理过程中，提高办公室档案管理的工作效率。
一、现阶段办公室在档案管理过程中存在的问题
档案在一般意义上指的是人们在日常的社会活动中直接产生的具有保存价值的信息资料，是一手资料和多手资料的记录集合。办公室档案指的就是人们在办公室工作过程中所形成的任何具有参考价值的资料集合。办公室档案要保证自身的完整性，从而方便以后人民展开工作进行查找和搜索，从而实现档案最根本的价值。但是在目前我国社会发展过程中，办公室档案管理中存在着一些问题，经过笔者的总结和分析，认为主要有以下这么几点：
（一）对管理的意识十分薄弱
我国现阶段的办公室档案管理工作人员在管理方面的意识十分薄弱，并且多数负责档案管理工作人员均是从人才市场中临时招聘过来的非专业人才，认为档案管理不过是些繁杂，需要耐心的工作，认为档案管理工作不够重要，所以目前社会中所采用的档案管理方式已经不适合当前社会发展的需要，十分落后。并且由于工作人员的专业性不够，使得他们将档案管理的工作仅集中在日常资料的保存方面。工作效率十分低下，已经成为阻碍办公室工作发展的一个重要因素。因此，这就要求办公室在档案管理工作过程中使用现代信息科学技术，尤其是网络技术，适应社会发展的同时提高自身的工作效率。
（二）现阶段办公室的档案管理工作人员水平参差不齐
接受过高等教育培训的专业性人才所学到的知识均为纸上谈兵，在最初踏入社会时完全不能适应快节奏的社会发展节奏，完全欠缺社会发展所需要的专业知识。因此，这就需要提高整个办公室工作人员的素质和能力。同时，在信息技术飞速发展的今天，办公室进行档案管理的工作人员必须要熟练地掌握计算机技术，提高计算机的操作水平和能力，从而提高计算机使用的熟练程度，从而提高整个档案管理工作的工作效率。
（三）科学技术在办公室档案管理工作中的科学技术运用
社会的发展越来越快，办公室工作越来越繁琐，是的办公室档案管理工作越来越多，管理的档案种类越来越多，因此对档案管理工作人员的工作要求也是越来越高。要针对不同种类的档案进行整理记录和管理，传统的管理方式是不能适应当前社会发展的。并且现阶段网络信息技术应用于档案管理工作中的技术还不完善，许多设施无法完全支撑工作的需求，所以许多档案管理仍是纸质管理方式。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆同时，档案管理行政机构没有合理规划档案管理的信息化系统，使得许多数据化的档案信息在数据库中处于随机状态，有些还被定期销毁，不利于日后工作的查阅，所以档案管理工作有待建立系统化的管理模式。
二、提高办公室档案管理工作效率的措施
办公室档案管理工作与办公室的各项业务相联系，其管理效率直接影响到单位的工作效率，因此，办公室档案管理工作极其重要，必须加强办公室档案管理。由于在办公室档案管理过程中存在管理的档案种类较多，管理工作复杂等问题，所以，为了提高办公室档案管理工作效率，提出以下几方面的改进措施：
（一）建立完善的办公室档案管理制度
单位的领导要重视档案管理工作的重要性，建立完善的档案管理制度，使得档案管理工作有序性。档案管理与文件管理是密切相联系的，因此在管理过程中应该将二者一起进行管理。建立单独的管理室，将档案按照不同的时期和不同类别进行存放，并注明标签以便日后查找。同时，要确保存放档案的档案室的安全性，对一些重要文件要进行加密处理，单独将它们存放在其他地方，在管理过程中，文件有保密级别，对于不同级别的保密文件要及时跟进保密期限，对于失去保密性的文件要做好记录并整理。同时，完善单位的档案管理程序，应该由两个人进行以便互相监督，从而促进档案管理工作有序进行。
（二）增强档案管理意识
由于单位对档案管理意识淡薄，使得档案管理工作进步较小。因此，为了提高档案管理工作效率，必须要加强单位对档案管理工作重要性的认识。单位应该不断完善档案管理制度，建立并完善档案管理意识，强化档案管理的岗位责任制，完善管理的规章制度，立足于档案管理发展的现状，并结合管理的目标，树立正确的管理理念，使档案管理工作取得较大进步。
（三）提高档案管理人员的专业水平
办公室档案管理人员并须立足于社会的发展与时代的需求，不断增强档案管理意识，开展培训工作，提高自身的档案管理水平。管理人员要认识到档案管理的重要性、复杂性，提高自身对档案管理工作的责任意识，通过专业培训掌握管理操作技能。
（四）强化档案收集
档案收集是办公室工作中十分重要的一项工作。改进档案管理工作就需要先强化档案的收集工作。如对档案要按照不同的类别进行分类、编排、整理、保管，然后对这些档案文件进行编码、提料、提取主题词等工作，最后进行附件的处理，以便日后使用。运用计算机对这些档案信息进行管理，并建立检索体系，从而实现网上管理。
（五）运用网络信息化技术进行档案管理
将网络信息化技术应用于办公室档案管理工作中，使得管理工作更加有序、快速。电子信息化技术可以将单位内部的资料进行不同类别分类并管理，同时对各类档案资料可以进行补漏，提高了档案管理工作效率，将单位的档案管理工作进行及时归类整理，使得检索更加快捷。信息化技术的管理方式改变了纸质管理的低效率，使得办公室档案管理工作的编排、整理、管理更加准确性、快捷化、有序性。
三、结语
办公室档案管理工作关系着办公室其他各项工作的开展，在办公室工作中具有重要的作用。所以，要不断完善办公室当档案管理制度，提高办公室档案管理工作效率，加强单位和管理人员对档案管理工作的认识，运用新的管理模式管理办公室档案，从而提高档案管理效率。
参考文献：
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[3]丛晓妹.如何提高办公室档案管理工作效率[J].决策与信息旬刊，2015（6）：97
论文作者:郭英涛
论文发表刊物:《基层建设》2016年5期
论文发表时间:2016/7/1
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