杜 岩 吴维新
(中交投资有限公司,北京,100088)
【摘 要】在招标业务中,采用电子招标可以提高招标工作效率,规范招标采购活动,同时进一步提高招标过程的透明性,保证招标的公平、公开、公正。本文通过实例论证研究了公司招标采购系统建设的全过程考虑因素,包括系统建设的必要性与可行性,系统建设的目标,系统建设的保障措施,系统建设每个阶段的主要内容及注意事项等。
【关键词】电子招标;招标采购系统;开发;上线
引言
在招标业务中电子招标成为一种必然的发展趋势。为规范电子招标投标行为,国家发改委等八部委于2013年适时出台《电子招标投标办法》。该《办法》对电子招标投标交易的招标、投标、开标、评标和中标等全过程进行了明确规定,对整个招标投标行业的发展具有重要的推动作用。为提高招标工作效率、推动招标采购管理创新,同时进一步提高招标过程的透明性,加强对公司内部采购监督,ZJT公司建设了招标采购管理系统,笔者作为该公司招标归口管理部门成员,全程参与了该系统的调研、开发工作,并在后续工作中具体应用,对招标采购管理系统的建设实施进行了深入的研究。
1.系统建设的必要性和可行性
1.1系统建设必要性
电子招投标作为一种新型的招标模式,具有显著特点:(1) 实现了招标投标活动的公开、公平、公正。通过将法律法规、公司招标采购管理制度固化到系统中,实现业务流程的标准化管理、安全的权限分配、招标文件模板化管理等,做到必须按流程招标、按规则办事,避免人为因素的干扰。(2) 提高招标投标工作效率。利用先进的计算机网络技术,实现网上申报计划、网上招标投标、网上审批等,提高公司招标投标工作效率。(3)缩短投标周期,降低招标投标成本。利用互联网节约了招标、投标的时间,而且信息传播比以前更广泛、更全面、更准确,公司可获得更为合理并且低廉的价格,同时节省企业的招标、投标开支,从而缩短招标周期,降低招标投标成本。(4)利用信息技术,加强采购管理与监督。通过电子招标采购管理系统的应用,招标投标活动阳光透明且留有痕迹,实时掌握公司总部、各项目公司所有招标工作进展情况;对招标投标活动干系人(承包商、评委等)实施在线准入、维护、使用、评价、监督等。
1.2系统建设可行性
(1)国家政策非常支持电子招投标的发展,并出台了相关法律法规作保障;(2)电子商务的兴起对制约电子招投标发展的安全认证等技术瓶颈已不存在;(3)建设招标采购管理系统所费资金并不多,经过企业自筹能够解决建设资金问题;(4)公司经过多年信息化投入和发展,网络及软硬件基础设施基本具备条件。
2.系统建设目标及定位
以《电子招标投标办法》等国家法律法规以及公司招标采购管理制度为指导,通过采用成熟产品和先进经验,由公司统一规划、统一组织,建立一个门户、搭建二个系统、构建三个体系,匹配公司招标管理制度。
2.1一个门户
公司总部、项目公司、承包商、评标专家的信息实时沟通门户,实现价值链的内外网上链接。
2.2二个系统
(1)面向公司总部的招标业务管理系统
支持公司总部对项目公司招标采购工作在线审批,实时掌握项目公司招标采购工作情况,实现对招标活动的监督。满足公司总部在网上办理招标业务,全面系统地记录招标业务办理过程与结果,使招标业务流程受控、透明,并符合招标管理制度要求。
(2)面向项目公司的招标业务操作系统
面向承包商,建立资格预审公告、招标文件、中标公示的信息发布系统,实现公告、报名、发标、答疑、投标、开标、评标、定标、中标的业务交互协同应用。面向评标专家,建立专家准入、专家信息维护、专家抽取、专家考评的业务操作系统。
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2.3三个体系
(1)动态的招标业务监管体系
公司招标领导小组、招标工作小组能及时全面地对招标过程与结果进行指导、监督、检查,并采取针对性措施;公司总部对项目公司招标采购业务过程与结果进行及时、全面的远程监控。
(2)全生命周期的承包商管理体系
针对承包商入库、招标过程、合同履约等阶段,基于公司内部的评估流程和标准,评价承包商产品质量、价格、进度、服务等情况,实现规范、及时、全面地开展承包商的准入、更新、评价管理。
(3)全面的专家管理体系
建立公司内外部专家管理体系,全面管理专家推荐、专家准入、专家信息维护、专家考评等管理,有效提高专家管理水平。
3.系统建设保障措施
3.1建立完整的实施组织体系
公司信息化工作领导小组办公室负责电子招标采购管理系统建设工作的领导、决策。由公司信息化工作领导小组办公室负责电子招标采购管理系统内容规划、组织开发、推广应用、平台持续优化等,并定期向领导小组汇报建设相关情况。 由公司办公室负责提供电子招标采购管理系统所需的软硬件、网络环境以及技术支持等。
3.2继续完善招标制度建设
结合新的招标模式,完善公司招标管理制度,包括但不限于《公司招标采购管理办法》、《公司供应商库管理办法》等。同时,还应对招标管理程序进行细化,建立各个业务环节的操作细则,如《评标办法与标准》、《评标委员会成员确定程序》等。
3.3强化招标业务基础工作
统一建立和维护合作资源库、专家信息库等,并实现全公司信息共享。
4.系统建设过程
项目建设总共为四个阶段,其中建设期分三阶段,为蓝图设计、系统开发及测试、系统上线试运行;上线之后进入运行维护的第四阶段。
4.1蓝图设计阶段
蓝图设计阶段,主要经历调研准备、需求调研、需求分析和需求确认四个子阶段。在准备期,需要详细编写调研计划、调研大纲、需准备的资料清单等。正式开始调研后,针对业务需求、管理需求、IT技术需求等方面开展访谈。从调研对象看,要求覆盖公司总部领导、总部招标相关职能部门、项目公司等。对于调研结果进行仔细整理、分类、分析,并辅助产品原型,最终,按计划完成业务需求和技术需求文档的共同确认。
4.2系统开发及测试阶段
在系统开发及测试阶段,主要对前期需求分析的结果进行细化形成标准版产品,并在标准产品上进行业务测试验证。系统开发及测试阶段,采用了迭代开发模式。即制定清晰的开发目标和开发计划,共同确立开发组织分工、人员职责、开发管理模式、开发交付标准等内容。在集中开发周期内,对于开发计划层层分解,细化到周计划和日计划。
4.3系统上线试运行阶段
对实现的产品功能及建立的流程标准等进行实际业务验证,使功能点的涉及面以及业务的覆盖面更加全面。在系统上线试运行阶段,首先选取4家项目公司作为试点单位。经过二个月对招采系统中包含的采购方式均进行测试应用,系统能够按招标流程运转,数据可以实现项目公司与公司总部的贯通,软件开发初期提出的需求基本能够实现。
4.4运行维护阶段
在稳定运维阶段,将对产品持续优化,流程持续改进,使系统适应不断提高发展的业务水平,以达到产品好用、易用,完全支撑采购业务应用。
5.结语
招标采购系统的建设可以更好的提升公司的招标管理水平,系统的建设实施过程必须综合考虑各种因素,以公司管理制度为依据,多部门配合,充分分析需求,制定开发计划并按照计划推进落实。同时,软件系统的应用必须选择合适项目进行试运行,通过试运行检验系统的功能性及稳定性是否满足要求。目前,该系统已正式投入运行,招标投标活动阳光透明且留有痕迹,降低了企业的管理成本。
参考文献:
[1]电子招标投标办法.中华人民共和国国家发展和改革委员会令第20号
[2]中华人民共和国招标投标法实施条例. 中华人民共和国国务院令第613号
[3]中华人民共和国招标投标法.中华人民共和国主席令(九届第21号)
论文作者:杜岩,吴维新
论文发表刊物:《工程建设标准化》2016年3月总第208期
论文发表时间:2016/6/14
标签:系统论文; 公司论文; 招标采购论文; 招标投标论文; 业务论文; 管理系统论文; 阶段论文; 《工程建设标准化》2016年3月总第208期论文;