摘要：在基建工程中，为应对不断上升的工程数量、做好立项、勘察、设计、施工各时间节点上的记录，基建工程中对档案资料的管理成为不可或缺的步骤。工程项目的档案资料，如立项申请、批复，是该工程的合规合法的施工的原始凭证；而项目使后期在机械产品设备保护和维修上，要以竣工图和文字资料为依据。
关键词：企业基建；工程档案；收集；管理
基建项目工程档案对于一个项目而言至关重要，其备案了一个基本建设项目在立项、勘察、竣工验收全施工阶段中各项工作的详细情况，其中立项申请、批复等资料，是证明施工合法的重要依据；而项目使后期在机械产品设备保护和维修上，要以竣工图和文字资料为依据，因此，确保基建档案的完整性和真实性对于每个建设企业来说有着必要性。
一、提升对档案管理的认知程度，完善档案管理机制
要重视企业基建档案的收集和管理，就要从基础做起，从观念培养抓起。一个人的思维主导了他的言谈举止，督导他的行动落实。只有从思想上让他意识到档案资料的立案建档对项目工程的深远意义，他才会更为积极主动地开展工作。因此，企业相关部门和领导大力弘扬优质档案的事迹有助于激发档案管理人员对工作的热忱，以模范力量引领大家将责任心落实到每个细节中去。我们要认知基建工程档案在管理上的要求及特殊性、结合实际操作流程、依据自身职能，各参与部门均要设立规范的管理体制，专人专项负责每个档案。每个项目的开展需要多个部门层级间的协作，一份资料的完成也需多部门领导成员的配合和签署。故此在工作之余，各部门档案管理人员要相互交流、勤于沟通，彼此分享档案管理经验，彼此督促、共同学习进步。在交流合作中查找自己部门的管理机制疏漏并加以完善，实行试计划，直至与基建工程档案管理的各项要求相吻合，能在实际使用中符合自己部门和其他部门需求。
二、科学规范基建工程档案管理业务流程
（一）在文件资料整理时，从项目工程的建设初期做起，将法律效应发挥到最大化，将对档案资料的收集、管理、保管的工作的具体要求分条列入合同管理中、将相关各类文件资料管理工作加入到合同管理范围内。如招标文件和与其他单位签署的合同中，要将哪类文件资料需要收集、归档时的条件、归档截止时间作为附件，逐条详细列出，如此不仅增加合同的严谨性，更能通过文件提醒管理人员工作进度。可为了让管理人员明确资料自身管理工作内容，建设单位在与其他管理公司签订合同时，必须在合同中注明两方在档案管理工作中，严格遵守四个“明确要求”。
（二）工程项目立项后，每项分部分项工程的对应单位，都要进行档案资料交底，确保相关责任人明确职责，明确不同类型的文件的保管方式及保管重点。例如在项目建设期间，为降低施工环境对文件造成的不可逆转的破坏如虫咬、受潮、纸张褶皱，要对文件有专用的收集设备，保障文件的完好无损。在大数据网络信息化时代，电子版留存文档是最安全、完整、有效的形式，一旦纸质版原件损毁，还可以通过备份文件弥补。
（三）工程建设与基建档案管理同步化。基建档案管理人员在工作中，要学会不断找出漏洞、延长短板，不断对档案管理机制加以完善、对工作流程方式做以改进。每项工程中，建设单位不仅在本单位配备专人专员保管档案资料，也要要求施工单位和监理单位在基建档案上配备相关管理人员，制定绩效考核机制，定期考核；并将档案资料管理要纳入工程质量管理阶段，保证每名工作人员要恪尽职责，基建档案管理工作有条不紊地开展。
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三、依据各阶段各工程立卷归档
（一）一般而言，工程项目建设的阶段性较强，如前期设计与咨询、分项工程的开工、阶段财务结算、后期价款结算等等。要根据工程项目不同建设阶段的、不同的分项工程进行整理归档。例如，可以利用四级类目分类，即依照不同专业进行单项目的分类立卷。一旦一项分项工程开启，档案管理人员就要立案写编号，随着工程的进行，将施工中涉及的各项资料填补进去，当这一分项工程结束后，一个独立的卷宗即可成型。
（二）依照建设中的单项工程或生产车间建立不同档案。建设单位在承包工程之后，常会在合同规定的允许范围内，开启小规模改建、扩建工作，以扩大企业生产规模，将产品质量提升到最佳。档案管理人员要依据每个专业建设梯队和实际建设程度进行资料的采集，将不同工程和工程的生产车间作业情况考虑进去。在多数的工矿企业工程中，档案人员会按照基本建设类、生产性建筑、生产车间到案卷顺序号，三级类目编制档案号。
（三）依照工程项目签订合同的条款完成档案归档工作。即在保证资料的精准性和完整性的条件下，依照合同中每项条款说明将资料分类入档。 一般来说即三级类目。每位管理人员除了要摆正工作态度，还要对工程档案的立案归档方法铭记于心，以文献中的不同要求为基础、结合国家的相关规章制度，开展基建工程档案归档工程。在资料存放之前，管理人员要向上级提前请示存放顺序，得到相关指示后再做行动。先放置证件、后放置；先放印件后放定稿；先放置转发件、后放置被转发件；先文字资料、后图样资料。图样尺寸按照合同中条款完成，如出现尺寸不规范者，依据297mmX210mm进行折叠。在每页书序内容页面用数字写出每张的页码，正反面纸张均有内容的情况下，正面的页码要写在右下角，反面的页码要写在左下角。在档案内容规整完毕后，再修改档案的目录装订、封皮。备考表、案卷、封面等资料根据不同单位的实际情况确定是否打印。像多米诺骨牌一样，只有每个细节都纠正到位，才能把每个档案都立案成册，才能完美地完成一个工程项目的基建归档。
四、结语
总体而言，基建档案管理的阶段性记录可以反射在建设全周期中每个施工阶段的实况，对于整个工程及后期的研究而言，意义非凡。因此，不论是施工单位、监理方，还是建设单位，基建档案管理人员务必要端正工作态度、锱铢必较，紧跟信息化大数据时代的潮流，与时俱进，在工作中学习、在学习中进取，熟练掌握电子信息操作软件，线上线下多途径完善工程项目资料的收集、整理、归档工作，将档案保管工作努力做到最好，为企业创造优质服务。
参考文献
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作者简介
冯紫微（1995-03-15），男，汉族，籍贯：河北省廊坊市，学历：本科，研究方向：基建。
论文作者:冯紫微
论文发表刊物:《基层建设》2018年第9期
论文发表时间:2018/5/29
标签：档案论文; 工程论文; 基建工程论文; 基建论文; 管理人员论文; 资料论文; 工作论文; 《基层建设》2018年第9期论文;