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摘要：为了能适应外部环境的快速变化与信息技术的不断变迁，国有大型企业办公室作为企业重要的管理服务机构，其职能需要在维持基本框架不变的基础上结合企业管理信息化的主要特征进行优化。首先，在梳理国有大型企业办公室一般现有职能的基础上，确定办公室工作的主要特征，厘清了办公室职能框架的主要组成部分，其次，根据现有管理结构采用ECRS分析法，对办公室职能进行分析，最后，结合办公室职能的分析结果，针对当前的社会经济环境要求，提出国有大型企业办公室职能优化的意见建议。研究发现，在信息技术的快速迭代过程中，办公室的职能结构偏向扁平化，不同职能间的横向关联得到增加，而纵向深度缩短，办公室的信息传递与搜索功能需要增强，信息生成功能则可以适当削弱，这样才能使得办公室工作能够更好地服务于企业运营效率的提高与竞争力的增强。
关键词：办公室职能；信息技术；管理结构；ECRS分析法；职能优化
1引言
在国有大型企业不断崛起与发展过程中，企业办公室不仅作为一个企业综合型的管理机构承担企业的发展决策辅助功能，而且作为企业的经营运行中枢，在策略执行过程的监督、企业内外沟通协作等方面发挥着重要作用。
当前随着信息技术的快速发展，管理信息化已经成为现代企业不可逆转的发展趋势，同时企业信息处理与智能化水平的提高也是“工业4.0”对每个生产企业的基本要求。在“十三五规划”的指导下，我国将有序地实现产业结构的转型升级，构建现代化产业体系，国有大型企业在加快转型与产能升级的过程中需要办公室不断调整其职能，使其能够高效完成企业适应环境发展变化中的新任务、新要求。国有大型企业作为国民经济的重要支撑，在产业转型升级的过程中发展与稳定具有同样的重要性，而办公室工作一方面需要通过改进自身组织结构与工作流程实现企业运营高效性以适应不断变化的外部环境，另一方面则需要坚定不移地完成原有核心职能保障企业的稳定与凝聚力。
信息时代的到来使得每个企业在运行过程中都需要面对巨量的信息，从企业内部角度分析，随着信息技术手段的进步，企业内部管理信息迅速实现多元化，需要企业通过一个中枢机构对各种信息进行高效管理，以提高信息在企业内部的流转速度并保障其准确性，从企业外部环境角度分析，信息技术给予企业一个崭新的环境感知手段，在企业的有效统筹下可以更精确地完成客户管理、策略制定等工作。
同时，在互联网的大背景下，整个社会的信息流动速度不断加快，商务活动的反馈需求迅速增加，大型国有企业由于其特有社会经济属性，在适应环境新要求的过程中需要对内部组织结构进行深度改进升级，其中综合办公室的职能就是企业信息化过程中企业结构化转型的重要组成部分。另外，在实际工作的过程中信息技术的进步，例如无纸化办公与企业管理信息系统功能的完善，使得企业办公室的人员岗位职能也相应发生了变化，对企业办公室的职能进行优化才能促进企业人才结构转型，在市场竞争中充分发挥人员积极性，增强国有企业的市场竞争力。
2国有大型企业办公室的职能特征与ECRS分析
在国有大型企业的运营中，办公室是一个组织的中枢与窗口，是上下级沟通的节点，是联系各部门的纽带，也是企业的参谋、指挥、信息、服务的中心。办公室的效率与执行能力是整个企业高效稳定运营的保障，企业性质不同办公室所承担的职能与作用就存在差异，一般来说，企业办公室的职能根据其服务对象主要可以分为四个方面，分别为决策辅助、沟通协调、执行监督、服务保障，其服务对象分别为上级管理者、平行部门、下属单位与外协单位。
具体来说国有大型企业办公室所包含的职能需要从上述四个方面进行精细化，在不同企业中职能稍有不同，本文以国有大型建筑企业的办公室职能为例进行分析，办公室的具体职能根据上述四方面，第一，办公室的对上工作主要包括股东大会、董事会和监事会事务，文秘、机要、保密、印鉴管理；第二，办公室的部门协调工作主要包括各类重大会议和综合性会议的安排、组织、记录和会议纪要整理，调研工作，应急事务管理，后勤事务管理，协会事务管理，车辆管理，安全保卫管理等；第三，办公室的对下管理工作包括规范化治理，宣传工作管理，督查督办；另外，办公室还承担对外的公务接待工作与公共关系管理职能。因此，办公室的职能在国有大型企业中评价维度较多，如下图所示办公室管理涉及单位较多、结构复杂，对企业运营的稳定与效率都有显著影响。
以某大型国有企业的组织机构为例，综合办公室是在集团总经理直接领导下的管理服务机构，办公室在履行职能的过程中，与参与主体间的管理结构关系可以表示为如图所示，其与财务部、人力资源部、监察部等部门呈并行管理关系，与子公司之间为执行监督关系，办公室部门作为领导层的主要管理服务部门，承担了管理层的大部分管理辅助工作，其一方面为决策的形成与制定提供信息辅助，另一方面是政策规章上传下达的主要渠道，另外，办公室还为外部协同单位与内部各单位间的互动提供保障，在公共关系处理与商务协作中发挥重要的服务作用。
从大型国企的管理结构分析，办公室作为综合型服务部门其职能的特性包括全局性、协调性与服务性三种特性，无论是在传统的企业结构当中，还是在现代化的信息管理系统中，这些特性都是办公室职能的主要特征。办公室工作的全局性主要是指办公室作为大型企业的经营运作枢纽，管理工作具有统领全局、综合性强的特点，担负着企业的发展决策及保障决策正常实施的重要职责，企业办公室的管理工作涉及到企业的各个层面；协调性是指企业办公室具有信息沟通、关系协调的管理操作功能，是联系企业内部、外界之间的信息沟通主渠道，是调整和改善各种矛盾关系，创造良好工作环境，培养团结协作精神的操作机构；服务性是指办公室管理工作具有协助和服务的双重属性，是协助企业领导围绕企业规划的总目标，直接为企业集团领导服务，为企业发展服务的辅助参谋。按照办公室职能的先后顺序
为了优化国有大型企业办公室的职能，提高企业的运行效率并满足企业发展需求，可以使用ECRS分析法对当前办公室职能进行重构，从而使企业能够适应不断变化的社会经济环境。ECRS分析法是工业工程学中程序分析的四大原则，用于对生产工序进行优化，以减少不必要的程序，实现生产效率的提高。ECRS，即取消（Eliminate）、合并（Combine）、调整顺序（Rearrange）、简化（Simplify），其中取消是指“作业要素能完成什么，完成的有否价值？是否必要动作或作业？为什么要完成它？”，“该作业取消对其它作业或动作有否影响”；合并是指如果工作或动作不能取消，则考虑能否可与其他工作合并，或部分动作或工作合并到其它可合并的动作或作业中；重排是指对工作的顺序进行重新排列；简化指工作内容和步骤的简化，亦指动作的简化，能量的节省。
在信息技术不断迭代的过程中，需要对办公室的每一项职能都采用上述的分析方法进行推演，根据分析结果重新对办公室职能进行组合，构成新的办公室职能的优化模型，在保障基本管理结构不变的同时，实现办公室管理重心与人员职责的转换，从而提高办公室的运行效率与对企业的支撑能力，满足企业运营过程中不断变化的新要求。
3面向信息技术的办公室职能优化
信息化背景下，为了使得企业内部信息流动能够充分有效需要重塑企业管理结构与业务流程，将信息技术与业务流程进行有效结合才能充分发挥企业人员的积极性，提高企业的运行效率。信息技术在企业管理中的应用可归纳为五大领域：
第一，策略资讯系统：策略资讯系统能透过信息系统而创造公司的策略性优势；
第二，办公自动化：通过电子邮件有效提高企业日常管理的自动化处理水平，从而达到"无纸化"的境界；
第三，生产自动化：产品开发、制造和经营的全过程实现电脑化，强化物料管理，有效执行操作控制自动化系统，并保证产品质量体系的完善，如制造业资源计划系统MRPII，计算机辅助设计系统CAD，计算机辅助制造系统等；
第四，电讯与配销系统：透过高速及宽频的电讯传输系统，提高配销资料处理效率，目前最普遍使用的系统就是实时销售POS系统和电子数据交换EDI系统；
第五，人工智慧系统：以精密、高速的电脑为基础，开发能模拟人类智慧的系统，使用此系统可以解决任何复杂而没有固定模式的问题及其相关决策，如决策支持系统DSS，群体决策支持系统GDSS，经理支持系统ESS等。
在新的信息技术引入的影响下，新型信息技术将改变办公室与其他部门间的协作关系与工作效率，企业管理过程中各要素的属性特征发生了变化，其主要包括以下四个方面：（1）员工间高效、准确的信息反馈；（2）业务流程的实时监控；（3）大数据背景下科学辅助决策技术的迭代；（4）基于多维数据库的企业内部经验知识可视化。
在信息技术迭代变化的过程中，结合既有的企业管理结构框架，可以对信息技术与办公室职能的新型耦合关系进行分析。首先，信息技术改变了办公室在协助领导完成决策过程中的技术手段，办公室的决策辅助可以实现基于跨部门数据库的数量化建议，办公室能够使得决策形成过程可追溯；其次，办公室在协调各部门工作的过程中，可以通过使用信息技术获得及时的反馈，大幅度地减少了在意见交换、文件传递过程中的时间与精力的消耗，使内部协调工作由人员依赖导向为事件依赖；另外，信息技术的进步使得企业内部知识、信息、管理制度的可视化程度大幅度提高，在办公室工作过程中无论是对上的管理汇报，还是对下的执行监督工作，人员之间可以在较短的时间内获得一致化信息，降低了办公室原有的沟通工作难度，使得部门之间的职责划分在管理结构框架不变的情况下得到厘清，人员职责进一步实现清晰化。根据信息技术与办公室管理服务工作的耦合关系，基于ECRS分析法，可以对原有办公室职能作如下解析：
（1）办公室冗余职能逐步取消
在信息技术引入后，随着各部门数据库的建设，企业规范化的工作将逐渐整合到管理信息系统的建设中，原来由办公室承担的规范化职能，可以随着企业管理信息化、标准化程度的提高逐步取消。
（2）相似办公室职能的合并
从管理信息系统角度分析，应急事务管理、后勤事务管理、协会事务管理在信息系统的辅助下具有相似职能性质，在安排岗位的过程中可以考虑对其进行适当合并，减少人员的投入，提高办公室运行效率。
（3）办公室职能的优先顺序调整
随着智能办公系统的迭代，会议服务信息化逐渐完善，智能化水平的提高使得办公室职能中对上服务的部分难度与复杂程度得到一定程度的降低，同时，信息技术的发展使得部门的专业化水平提高，各部门工作的差异增大使得办公室的协调工作难度增加，需要适当提高其优先级，因此在四部分职能优先级排序可以设置为沟通协调、决策辅助、执行监督、服务保障。
（4）某些办公室职能的简化
从具体工作行为角度分析，无纸化办公使得文秘、机要、保密、印鉴管理以及会议记录等工作得到简化，信息以非纸质形式存储于企业的信息系统当中，在提高查询速度的同时减轻了办公室人员工作的劳动量，各单位的相关信息需求可以直接由信息系统提供，因此与之相关的办公室职能可以得到简化，所节省的人员与其他资源可以有机地增加到难度更大的职能工作当中，使办公室的管理服务更全面、精益。
4办公室职能改革创新的建议
国有企业办公室作为行政枢纽中心，对企业内部管理、日常工作安排以及企业可持续发展都有着相当重要的作用。随着国有企业改革，以及社会与经济发展，国有企业的办公室应该进行改革创新，更新办公室工作理念，顺应信息时代的步伐，采用信息化的办公手段，将工作职责明确到个人，提高办公室工作效率，为企业注入新鲜的血液，以顺应企业发展需求，为企业稳定可持续发展打下基础。在信息技术迭代的背景下，办公室职能的改革创新主要包括以下几个方面：
（一）加强办公室的协调服务职能
企业规模越大，各部门间的协调工作复杂程度就越高，特别是在业务转型期，外部环境的变化给企业内部间矛盾的产生造成了很大的隐患，而其产生的问题是非标准化的，信息技术的发展不但不能减少其存在性，而且会增加部门协调的难度，因此在信息化背景下，办公室的协调辅助职能就显得尤为重要，在安排人员与设置岗位职责的过程中要适当对该职能进行倾斜。
（二）简化办公室的应急管理、日常事务性工作管理职能
在信息技术快速迭代的现代企业管理中，要积极引入新技术，对原工作职能进行技术简化，针对应急管理、日常事务性工作进行规范化并融入到信息系统中，简化原办公室的职能，在保障流程正常执行的前提下，节省办公室资源投入，提高运营效率。
（三）办公室人员结构扁平化
为了适应变化的职能与企业内部环境，需要增强办公室的人员职责的弹性，在不增加人员的基础上，通过缩短业务流程，采用扁平化的管理模式，使办公室能够接入到更多的部门中，提高办公室在处理综合性业务中的优势与效率，实现办公室工作的精益化管理。
5结束语
总而言之，在信息技术飞速发展的现代企业中，信息流、知识流在人员之间快速产生、并行处理，企业办公室作为各部门间的枢纽与桥梁，是企业管理结构稳定、人员流动可预期的重要保障。优化办公室职能是企业管理现代化的重要体现，稳定坚实的管理组织结构与灵活有机的职能分配是国有大型企业发展过程中实现企业长期成长的重要手段。国有大型企业想要在社会经济剧烈变化的环境中，保持长久的生命力与竞争力，就需要在保持办公室核心管理服务目标不变的前提下，根据信息化的要求逐渐改变企业办公室的职能，提高办公室的运行效率。同时，办公室职能在适应信息技术的进步的过程中逐步调整，使得大型国有企业能够在产业结构调整、产能升级的过程中增强实现办公室管理工作的精益化，内部改革创新的动力，为企业新型管理理念的落实与改进发挥重要推动作用。
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论文作者:杨林成
论文发表刊物:《基层建设》2016年7期
论文发表时间:2016/7/9
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