浅析信息化项目建设中的档案电子化管理
刘丽敏
(山西医科大学第二医院，山西 太原 030001)
摘要 目的：借用信息化管理的科技手段，深度开发挖掘档案资源的内涵及外延，提高档案利用率。方法：近几年随着社会发展，医疗信息化规模不断扩大，医疗行业建设项目急剧增加，医院处理的信息量不断增加，在处理公共事务过程中形成的纸质文件逐渐被电子文件所替代，对新型的电子文件建档、归档以及快速便捷地使用查阅，传统的档案管理模式已明显无法满足需求。原始的存储记录与整理工作也无法适应医院对于档案便捷性的要求。通过计算机平台录入形成的数据档案，既可以起到保护档案原件的作用，又可以大大提高档案资料管理的效率。结果：信息技术在档案工作中的运用可以很好地将传统档案工作中遇到的问题迎刃而解。结论：熟练地运用信息技术手段可以加快档案工作的效率，优化档案工作的服务水平。
关键词 信息化建设；档案；电子化管理
当前在医疗卫生信息化建设中，大都面临着一个较为尖锐的问题——信息孤岛。就医疗卫生体制来说，本就是一个相互独立的体系，缺乏连续性与协调性。随着卫生信息化的飞速发展，卫生系统信息化建设成为医药卫生体制改革中很重要的一部分，如何构建高效的医疗卫生信息系统，巩固信息行业标准化体系，逐步建立一套高效统一、互联互通、方便快捷的医药卫生信息系统，从而有效地解决当前医疗信息建设中存在的信息无法有效利用、信息系统和硬件的无效投入等问题，提高医疗服务水平和工作效率，有效解决“看病难，看病贵”的问题，为临床与病患提供优质服务，成为当前卫生信息化建设的重中之重。
1信息化建设改变了传统的档案管理工作
医疗卫生信息是指以具有价值的文字、影像、图像、报表等不同模式为媒介，保存过往史料的记录。信息化数据档案是指通过U盘、磁盘、光碟等信息化手段录入档案资料，同传统的纸张保存档案既有区别又互相连通的系列数据资料的总和。目前，电子档案在医疗信息化和电子政务中应用较为广泛。2017年1月，国务院印发了《“十三五”深化医药卫生体制改革规划》，《规划》中指出要促进人口健康信息互通共享，实现电子健康档案和电子病历的连续记录及信息共享。按照医药卫生体制改革的要求，卫生信息标准化的建设迫在眉睫。主要任务有以下三个方面。首先，在国家统一规定的标准下，实现居民健康状况的档案化管理，标准化每个内容的数据元。其次，根据国情，在国家统一规划和安排下，制定基本框架和标准，逐步实现病人病历的数据化管理。总体来讲，就是要对病历数据化的涵义及其基本框架和标准有一个清晰的定义。最后，建立国家医疗事业电子化数据库，将卫生行业内的各类公共数据元标准化，以数据库中统一的行业标准为基本点和出发点，用先进的信息技术助推医疗卫生事业改革和促进医院高速发展。医院信息系统(HIS)、远程医疗、电子病历、临床管理信息化系统(CIS)等的整体建设，可提升医院的服务水平，提高核心竞争力。随着区块链、大数据等新型技术的发展，电子档案的信息保密性、可靠性和可查询性将更进一步提升，电子档案有望向更多的应用领域进行更深入的渗透。随着信息化、智能化时代的到来，电子档案终将取代纸质档案，成为新时代新阶段的主流。
2关于档案信息化的几点意见
档案管理要想适应新形势，必须提高档案管理者的认识水平，增强现代化意识。第一，不断提升服务意识，建立和时代合拍的档案意识。主动服务意识是传统档案管理者缺乏的意识，大多数档案管理者仍然秉承着“等客上门”的旧理念。这种落后的理念，与高速发展的、信息化程度不断提升的现代档案管理模式大相径庭。可以说，现代档案管理的核心就是要打破传统服务方式的局限性，合理地利用数字档案和网络传媒，使档案工作能够更好地适应社会的新需求。第二，若要快速、高效地为领导决策层提供精准、有效的信息，就必须配备电脑终端、复印机、打印机、数码相机及互联网等智能化数字化的设备，业务管理人员还要有较强的专业素养，通过现代信息处理技术对现有的各种档案进行数字化处理，加强档案目录数据库、全文书籍库、多媒体数据库建设，借用自身档案资源优势，挖掘出有效的档案信息，从而满足医院及各科室的需要，使各类档案的潜在信息转化为有用工具。围绕信息化管理，确立一个完善、合理的管理标准构架，可为医院档案信息化建设工作提供指导。第三，加强档案管理队伍建设，制定适应当前的档案管理制度，明确责任，保障安全。一是规范档案工作的流程和步骤，二是提高信息档案人员的信息化意识。档案管理人员要具备处理电子文件的能力，熟悉掌握网络安全防护知识，强化自我学习，立足本职工作，不断提高自身的工作水平和业务素质。医院应开展对在职档案管理人员信息工程、网络安全等方面的知识培训。同时，在职档案管理工作人员与其他医院同行之间开展业务交流，加快实现医院档案信息化的发展速度和质量。
3小 结
在信息化飞速发展的今天，电子档案的应用不但可以提高档案管理的效率，同时对档案原件也起到了很好的保护作用。建立符合本单位实际情况的档案管理模式，不仅可以节省财力物力，还可以实行信息一体化管理。
文章编号： 1671- 8631( 2019) 11- 0879- 02
中图分类号： R197
文献标识码： B
收稿日期： 2019-08-01
(本文编辑：张红)
作者简介： 刘丽敏(1973— )，女，山西省黎城县人，助理馆员，主要从事信息档案管理工作。
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