摘要：重大建设项目档案是重点建设项目建设过程中形成的最可靠的原始材料，它具有“不可再生”的特点和“无法替代”的作用。现阶段各级重大工程行政管理部门承担对建设项目的建设项目进行管理，项目建成的同时，大量项目档案同步形成，这些档案在项目建设营运、城市改造、城市建设、维修维护、维权审计等工作中发挥着非常突出的作用。
关键词：重大工程档案：规范化管理：途径
1重大工程项目建设档案管理的意义
（一）为工程项目建设活动提供依据。对重大工程项目档案来说，不仅能够为工程项目投标、勘测与施工等活动提供可靠依据，还可以为工程项目的管理、维修、改建、恢复及加工等建设环节提供资料，从而让重大工程项目建设可以高效、安全进行，在整体上提升工程项目建设水平。同时，在重大工程项目建设档案中，还详细记录了施工材料、施工质量信息、隐蔽性施工环节检查记录表和施工标准评价资料等信息，在今后扩建与改建的过程中，以上档案资料可以发挥出巨大的作用。（二）可以发挥出凭证的作用。重点工程项目建设一般统一规划进行，如在工程项目设计过程中，要严格按照城市统一规划开展，设计得到批准以后，各项施工活动均需要根据获批施工图纸进行。在重大工程项目竣工以后，必须通过验收以后方可投入使用。从这里能够看出，重大工程项目建设档案是一种凭证材料，能够为各项施工活动的进行提供可靠的依据。此外，在发生产权纠纷、责任纠纷等事件以后，通过查阅相关档案信息，利用其凭证的作用，让问题与纠纷得到妥善解决。
2重大工程项目建设档案管理的存在的问题
（一）未及时做到档案收集与整理工作。在重大工程项目建设档案管理中，因为原始资料收集不及时，影响了档案资源的完整性，这样的损失是巨大的。一是因为时间较长，管理体制也不完善，加之工程技术人员工作频繁发生变动，导致重大工程项目建设档案的关系不清，如各阶段的文件档案材料随意混合。二是需要归档的材料不完整，很多重要的档案散存在个人手中，容易出现丢失的问题。三是竣工图的编制不够准确，也没有及时修改施工变更的部分，这样一来导致重大工程项目建设档案残缺不全，不能形成一个整体，为之后的整理工作增加了难度，也不利于今后档案资料的有效利用。（二）相关制度没有严格进行落实。现阶段重大工程项目建设档案管理制度已经比较完善，但是从实际操作来看，还没有真正落实到位，经常出现“两张皮”的问题。如没有严格将监管制度落到实处，工程监理方、文件编制中介机构等忽视了监管制度，也不重视工程文件编制过程的监管。此外也没有严格落实跟踪指导制度，一些档案管理人员不熟悉项目工程承包方、交工日期和移交档案的时间等，很少深入现场为档案编制工作提供检查指导工作，这样档案形成阶段就存在着各种隐患。（三）硬件设施比较落后。为保证重大工程项目建设档案管理工作的水平，还要重视档案室的建设工作，从而妥善保存各种档案资料，便于今后可以得到有效的利用。不过现阶段一些单位为了省事，对档案进行随意堆放，容易出现资料丢失的现象，也经常发生损坏。此外一些单位还缺乏专门的档案室，这为重大工程项目建设档案管理造成了不利影响，档案保管和查询不能顺利开展。甚至一些单位还未将计算机等设备配置齐全，防火、防盗和防潮等措施未到到位，会严重威胁档案资料的安全。
3重大工程项目档案规范化管理途径
3.1正确认识重点项目建设的重要性
各级政府要成立强有力的领导指挥机构，统一领导和协调全省重点项目建设。发改、土地、规划、建设、交通、旅游等相关部门要树立重点项目“一盘棋”的思想，通力合作，增强服务意识，开通审批绿色道路，简化办事程序，提高办事效率，为项目建设提供宽松的环境。各部门要明确职责分工，要明确监管部门、主管部门、建设单位、参建单位等在档案工作方面的具体职责，分工明确、责任到位。特别是要加强合同管理，将工程档案的整理、编制、移交工作作为必须履行的内容写入合同。对于未按要求完成的单位，记入企业不良记录中，作为评价该单位今后是否继续参加重点工程建设的重要参考依据。
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3.2提高档案收集与整理工作的严谨性，加快纸质档案向数字档案的转化
在工程档案管理中，核心工作是进行档案收集。为此，档案管理人员要对归档的档案资源进行严格检查，考核其是否存在缺失，以确保档案管理工作的准确性与完整性。在科技的支持下，计算机技术发展迅速，档案管理部门要加快纸质档案向数字档案的转化，强化对原有纸质档案的扫描与存档，力求工程档案的安全性与可靠性，有效提高重大项目的安全指标。
3.3提高档案收集与整理工作的严谨性，加快纸质档案向数字档案的转化
在工程档案管理中，核心工作是进行档案收集。为此，档案管理人员要对归档的档案资源进行严格检查，考核其是否存在缺失，以确保档案管理工作的准确性与完整性。在科技的支持下，计算机技术发展迅速，档案管理部门要加快纸质档案向数字档案的转化，强化对原有纸质档案的扫描与存档，力求工程档案的安全性与可靠性，有效提高重大项目的安全指标。
3.4提高工程档案利用机制的规范性水平，强化档案安全管理工作有序推进
对于工程档案而言，其根本目标是服务于工程项目实践。因此，要重视工程档案利用机制的健全与规范，涉及档案借阅、责任制以及相关存储管理制度等。具体讲，要对借阅制度进行强化，对返还时间进行明确，以维护工程档案的完整性。另外，遇到档案管理人员的变更，要对档案资料进行全面交接。除此之外，要完善档案资源入库登记工作，尤其是设立专门安全保管场所，维护电子档案的安全性，发挥电子工程档案在重大工程项目安全管理中的功能。
3.5依靠各部门形成合力、齐抓共管
在工作思路上，要按照“源头重收集、过程抓指导、末端抓验收”进行；在职责分工上，建议发改部门在项目审批过程中提出档案规范化要求，并将档案专项验收和接收进馆作为重点予以明确；在项目验收材料的审查审核过程中，质监部门应把档案部门出具的档案专项验收和预检收报告与消防、环保等项目验收报告相并列，作为竣工验收的前置条件。
3.6以数字化为方向，加快工程档案数字化进程，增强档案安全性
面对信息化的飞速发展，工程电子档案也要与时俱进，加快信息化建设进程，提高电子工程档案的安全水平。具体讲，针对电子档案管理，要严格遵循相关法律法规，明确档案信息性质，避免非公开档案信息被网络共享。在管理过程中，要增强安全权限管理，强化登记管理制度的应用。同时，在信息化建设中，重视信息安全管理的加强，发挥防火墙、备份等手段在档案安全保护中的作用，最大化地发挥工程档案在重大工程项目安全管理中的作用。
4结语
总之，在重大工程项目建设过程中，需要重视做好档案规范化管理工作，这是提升档案利用率的有效手段。要加大资金的投入力度，完善各项基础设施，为档案管理工作的顺利开展打下良好的基础。此外，档案管理人员要在思想上引起高度重视，认真做好重大工程项目建设档案的收集、整理、保管和利用等工作，并充分用好现代信息技术，让档案的查询、利用更加便捷、高效，为重大工程项目建设提供更加优质的服务。
参考文献：
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[2]郑少娟.加强建设工程项目档案管理的策略[J].城建档案，2016（10）：23-25.
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[4]赵翠.重大建设项目档案管理工作的实践与思考[J].黑龙江史志，2015（07）：121.
论文作者:褚更新
论文发表刊物:《基层建设》2018年第34期
论文发表时间:2019/1/15
标签：档案论文; 工程论文; 项目建设论文; 工程项目论文; 工作论文; 档案管理论文; 纸质论文; 《基层建设》2018年第34期论文;