摘要：信息时代作为当代社会的发展潮流，为档案管理工作带来了机遇与挑战，为了增强信息时代档案管理的服务创新及综合应变能力，必须做到统筹全局、整合资源、人才先行，加强档案管理队伍建设，实现档案管理整体水平的全面提升。本文结合实际分析档案管理存在的问题，探寻加强档案管理信息化的有效途径，使档案资源得到更好的开发利用，为企业的正确决策提供有力支持。
关键词：档案管理；信息化；问题；策略
1.档案管理信息化的意义
1.1缓解档案管理工作强度
现代信息技术的快速发展、广泛应用以及办公软件的升级完善，为企业开展档案管理工作提供了便利，也明显地缓解了档案管理工作强度。利用搭建网络系统平台、数字化录入、网盘存储等方式，档案信息化管理工作有效克服了传统档案纸媒管理、人工录入等管理方式的弊端，实施便捷的数字化处理，促使在档案信息资源的采集、存储、管理、使用、备份、共享和查询等方面逐渐凸显越来越明显的优势。
1.2提高档案管理工作效能
切实推进档案信息化管理，能为档案管理工作提供积极的技术支持和发展环境，优化档案管理工作效能。创新利用档案信息化管理新形式，完善软硬件管理系统，不仅能转变档案管理职能、提升管理效率、提升档案管理的科学性，而且能促进档案信息资源的共建和共享，而能够提升管理工作效能，为事业单位决策和发展提供优质的服务。
2.档案管理信息化存在的问题
2.1管理观念落后，缺乏创新意识
档案信息化管理是一项难度较大的任务，要求管理人员有先进的管理理念，并以积极的工作态度做好档案的创新管理。但档案信息化管理中，因管理观念的落后，以至于档案信息化管理处于举步维艰的状态，落后的管理意识也让档案信息处于僵化状态，以至于档案信息化管理成效不大。
2.2档案人员综合素质水平比较低
档案管理人员缺少相关的专业知识，我们工作者的再次培养出现了明显不足的现象，大多数的工作人员他们安于现状，我们对他们的学习意识培养也不足。我们缺少这样的培训机构。没有及时的通过岗位培训、专题讲座、重点讨论以及在职教育等多种形式来提高现有的档案工作人员在专业知识、数据库资源管理、计算机网络运用等方面的知识和技能，对新档案工作人员知识结构指导做的不到位，我们不能够完全的保证每一个档案工作人员都可以紧跟社会的发展脚步。而希望得到相关知识的管理人员又没有机会去进一步的去深入学习，所以造成了当前的档案管理中缺乏相应的人才。
2.3未能有效开发档案信息资源
信息技术发展为整合开发档案信息资源提供了便利的技术支持，但有些单位未能有效利用档案信息资源，采集应用档案信息资源的科学性明显不足，低水平工作、重复加工、片面建设的现象较为严重，欠缺完备的档案信息数据库，并且数据的效益性和丰富性相对薄弱，档案信息资源的开放与共享的程度极低。同时，由于某些档案信息资源常涉及重要的国家机密，许多单位从防止网络黑客攻击、保障信息安全考虑，并未开展档案信息资源的整合、开放、共享等，信息资源涉密管理非常严格，信息化管理常常只止于本单位系统内部。
2.4技术标准体系建设比较落后
档案相比其他行业更具有复杂性和特殊性，在大大丰富档案信息的内涵和容量的同时，也使得档案内容更加复杂化化、载体也更加的多样，管理变得更加复杂化现在大多数的企业会根据社会的发展状况进行相应的改变，然而部分规定工作仍没有做好，部分管理人员也没有恪尽职守，部分考核工作也缺乏创新，没有将医院的档案管理所需要的知识纳入考试内容，以上不成熟的管理制度造就了现在这些问题。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆
3.档案信息化管理的策略
3.1更新管理观念，完善系统模块设计
我们要重视档案信息化管理的意义，自觉地更新自身的管理观念，重视档案的信息化管理。在档案信息化管理系统设计中，要明确档案的业务需求，对其进行创新设计。如确定档案的查询功能、数据备份功能及学生档案管理功能，把这些作为档案的通用模块进行设计。档案信息化管理过程，也要依据档案信息化管理系统的实际使用情况，不断引进新技术对现有系统进行升级，不断完善档案信息化管理的系统。
3.2转变观念，优育人才
第一，促进领导和管理人员转变观念，树立优化实施档案管理的正确认识，明确了解档案信息化管理的内涵、优势、不足和重要意义，增强信息化应用意识。第二，加大档案管理人才的培养与引进。在管理工作实践中，事业单位可以利用内部竞聘、对外人才招聘、邀请专家讲座指导等有效形式，建立较为合理的管理人才队伍，让更多具有良好责任心、具备档案专业素养、综合素质较强的人才充实加入档案管理的行列。第三，加强轮训学习，更新管理知识，熟练掌握信息化管理方法和技能，不断提高管理人员的能力和素质。注重考核管理业务能力，提高他们对档案管理的思想认识，培养出高素质的、热心致力于档案管理事业的人才队伍。第四，激励管理人员善于运用先进科学知识开展档案管理工作。档案管理实质就是知识管理。事业单位要鼓励管理人员在日常工作中多坚持学习，灵活利用掌握的新知识、新技术和新方法来开展档案信息化管理活动。
3.3完备设施，提升效能
首先，我们要根据国家档案管理标准，充分利用便捷的信息技术手段，开发、建设优良的档案管理操作系统，并配备标准化管理设备，创建一个科学实用的档案信息运营网站，实施信息化操作和管理。网络化服务是档案信息化管理的基本要求和主要方式，通过丰富生动的网页形式提供相应的档案信息服务，可以便捷地实现网络浏览、查询、检索、归档、下载等多样功能，适时更新档案数据信息。其次，要不断提升档案信息资源管理数字化程度。借助信息化、数字化管理进程，有利于进一步促进单位各部门之间的在线信息资源传递和互通共享。最后，事业单位还要不断提升网络技术和工作平台建设能力，重视各种丰富的、具有管理参考价值的音频、视频、图像、电子文档等档案资料的数字化搜集、存储、管理、维护，充实档案信息资源数据库，提高档案管理的数字化效果，以更好地为发展决策、工作考核和人才培养提供有益参考。
3.4培养风险意识，规避网络风险
由于档案信息化管理要在网络环境下进行，数据的传输和存储就会存在各种安全隐患。在档案信息化管理中，就要提高信息化管理系统的稳定性，确保管理平台的规范化。平台系统就要和互联网进行物理隔离，私密档案就要单独存储在保密性极高的设备上。档案管理人员定期要审查档案管理平台信息的安全性，以可靠的防范技术确保档案信息的安全性，自觉规避网络风险，加深对风险的认识，进而提高档案信息化管理的安全性。
结束语
档案信息化管理是一项系统性的工程，事关企业能否持续发展。在管理实践中，企业还应坚持努力，结合实际管理工作需要和具体问题，加强信息化管理，不断提高管理工作效能，充分运用现代前沿信息技术，发挥人才优势，整合企业内部各方面的力量，把企业档案信息化建设向深广领域推进，实现档案资源的有效开发利用，以更好地为企业管理和决策服务。
参考文献：
[1]张格格.浅谈加强企业档案管理信息化建设[J].中国有色金属，2018（S1）：152-153.
[2]严卉.企业档案信息化管理浅析[J].信息通信，2018（11）：191-192.
[3]吴艺红.信息化背景下电力企业档案管理面临问题与对策[J].通讯世界，2018（09）：319-320.
[4]黄黎黎.企业档案管理电子信息化及其重要性分析[J].企业改革与管理，2017（08）：15.
论文作者:李文艳
论文发表刊物:《基层建设》2019年第10期
论文发表时间:2019/7/2
标签：档案论文; 信息化管理论文; 档案管理论文; 信息资源论文; 管理工作论文; 管理人员论文; 系统论文; 《基层建设》2019年第10期论文;