档案保管期限表应实行审批制，本文主要内容关键词为：期限论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
一、基层档案室保管期限表普遍缺乏科学性、可操作性和权威性是尽快实行审批制的背景
档案保管期限表是开展档案鉴定工作的标准和依据，但是在目前档案鉴定工作实践中它并没有发挥预期的作用。表现在三个方面：一是档案工作人员在鉴定工作中主观随意性大，其对鉴定者没有多大的规定和约束作用，从档案保管期限表的制定到具体的鉴定依据都带有不全面性和阶段性、主观性。二是档案鉴定人员对档案鉴定存在畏难情绪，不敢轻易决断，怕承担责任，即使依据已设置的档案保管期限表他们也有后顾之忧。三是档案已保存期满仍不敢进行鉴定，一拖再拖，造成馆藏膨胀。这表明现有的档案保管期限表还不能在指导和推动档案鉴定工作中发挥应有的作用。
档案保管期限表要真正成为档案鉴定的重要工具就必须具有科学性、可操作性和权威性。科学性要求档案保管期限表科学地提示或揭示档案文件的保存价值，准确无误地划分出档案的保管期限，使人们据此鉴定时能尽量做到客观准确。制定科学的档案保管期限表必须具备两点：一有科学的鉴定理论作指导，即必须由档案鉴定的原则和标准为指导。二要符合被鉴定档案的实际，制定者一定要深入调查研究被鉴定档案的价值，一个单位的档案保管期限表实际上应该是档案工作人员依据档案价值鉴定标准对本单位档案文件价值深刻思考与划分的具体体现。可操作性要求档案保管期限表的条款设置要明确详细全面，与绝大多数归档文件有对应关系，且有明确的存毁年限。权威性就是授权所制定的档案保管期限表有法规和标准作用，一经颁布实行，鉴定单位和从事鉴定的个人就必须不折不扣地执行。
权威性、科学性、可操作性是档案保管期限表的最基本属性，三者缺一不可。我们现在的档案保管期限表还缺乏科学性、可操作性和权威性，这从现行机关档案保管期限表的制订过程就可略见一斑。现行机关档案保管期限表大都是机关档案员照抄或照搬上级主管机关或同级同类型同行业单位的有关规定，他们在制订保管期限表时多是对上级的或同级同行业单位期限表进行条款的增减，并未经全面准确细致地研究，兼顾鉴定标准与实际相结合，也未经严格的审查论证。多数既不是集体研究决定，也未经单位领导批准。这样制订出来的保管期限表就会出现这样一些结果：移植别人的尤其是照搬照抄上级的，使档案保管期限表过于笼统抽象不符合本单位实际；对档案价值不作具体分析和研究，期限划分不准确；不能与时俱进，有的机关工作变化了，但期限表还是从前的，鉴定时不能对号入座。由此造成很多单位制订的档案保管期限表科学性不足，用于鉴定时可操作性不强，作为档案鉴定标准的权威性就无从谈起。面对这样的期限表，档案人员对档案鉴定普遍存在畏难情绪，怕承担责任。怎样解决档案保管期限表的科学性，树立期限表的权威性，使档案保管期限表真正起到档案鉴定工作依据和标准的作用，使档案人员勇于鉴定，放心鉴定，其中最为重要的因素就是实行基层单位的档案保管期限表必须经过当地档案行政管理机关的审批。
二、实行审批制，确立保管期限表的权威性，促进档案鉴定工作的发展
实行档案保管期限表审批制是档案鉴定实践的需要，对推动档案鉴定工作有着重要意义。
1.促进机关工作作风的转变，正确行使档案行政管理部门的职能。权威性要求授权档案保管期限表具有法规和规章作用，为此它要求由权威部门来审批，这客观上要求档案专业主管部门履行档案保管期限审批职能。但是我们的档案行政管理部门并没有把这项工作抓起来，无专门部门或专人过问。现在不少档案行政管理部门整天浮在局里，觉得可干的事不多，为基层指导服务是蜻蜓点水，只满足于抓达标升级等看得见的政绩，而对一些基础性的技术问题不抓不管。例如，在升级中只看有没有保管期限表，而保管期限表是否科学是否合理则不细究。国外有这样的专门机构，让有经验的专家去从事鉴定工作，制订科学的保管期限表。美国国家档案局就成立了专门的档案鉴定委员会，负责参与制订国家各个机关的档案保管期限表，作为鉴定和划分保管期限的法律依据。相比而言，我国无此专门机构。从中央到地方只有业务指导部门(司、处、科)代行其职责。无专门机构或专门的人员(专家)审核批准期限表。从而导致各档案行政主管部门对基层单位的档案鉴定缺乏有效监督和指导。主管部门对所指导的基层单位什么样的保管期限表才具有科学性和可操作性自己都难说清，怎么审批。而基层单位的鉴定人员在既无人指导也无须审核的情况下，只能自行其是，因此在工作中谨小慎微又随意而断就不足为奇了，因为他们自己都怀疑其保管期限表的可行性。如果我们各主管部门参与各机关的保管期限表的制订并审批后再实行，那么这种情况就会有所改变。
2.确立了档案保管期限表的权威性，消除了基层档案鉴定人员的后顾之忧。档案保管期限的权威性要求，一是对鉴定者要有规定和约束作用，二是制定者要承担失误的责任。规定和约束的强制力来自法定权威部门的审批，档案保管期限表一旦颁布，有关单位必须按规定严格执行，尽可能地限制鉴定人员的主观随意性因素的影响，克服保管期限划分的随意性，做到统一、准确、客观。以档案保管期限表为依据，该留的就留，该毁的就毁，决断迅速，简单易行。另外按上级主管部门审批的期限表来鉴定，责任就应在主管部门，鉴定人员不必担心鉴定失误而承担责任。
3.解决了长期存在的机关档案人员能否参与鉴定的争论。目前档案鉴定实践中存在的突出问题是：机关鉴定人员的素质。我国档案鉴定从组织程序上看存在三个阶段：即归档鉴定，进馆鉴定，期满鉴定。有专家提出取消归档鉴定，因为其鉴定人员就是各机关的文书(业务)部门的工作人员，认为他们没有资格和能力从事档案鉴定工作，主张归档时不鉴定要留日后等待档案室专职档案员来鉴定。西班牙等国家就是这样。这种担心是客观存在的，但是立卷归档在我国已实行了多年，取消由机关文书(业务)部门人员从事归档鉴定，一切由专职档案人员来完成其弊端也是非常明显的。谁能保证专职档案人员比形成文件的机关文书(业务)人员更清楚文件的价值呢？这实际上还是档案保管期限表的问题。如果说鉴定人员按照权威的档案保管期限表来鉴定，那么失误就难以存在，取消他们的鉴定职责就没有必要。
4.解决了到期不鉴定的顽症。明明已经是保管期满的档案，按期限表规定应当销毁，而很多馆室并不敢动，一拖再拖，造成馆藏膨胀。而权威性的档案保管期限表是鉴定的法规，按照保管期限表的规定到期的档案就必须进行鉴定，该留就留，该毁就毁。
实行档案保管期限表审批制是档案鉴定工作实践的需要，要解决目前档案鉴定工作停滞不前的局面，当务之急是尽快在档案主管部门成立专门机构，加大对保管期限表的管理力度，把审批颁布档案保管期限表作为重要职能抓起来，以此作为推动档案鉴定工作的有力手段。
三、要注意处理审批后的期限表在实践中的几点关系
1.稳定与修正的关系。档案保管期限表经主管部门审批后，它必然不能轻易变动。但是，人们应该认识这样一个问题：任何一种档案保管期限表不可能毫无遗漏地列举出所有档案的所有构成要素，再细化的档案保管期限表也难容所有文件，全面是相对的。同时，各单位在不断地变化，新职能新问题不断涌现，档案保管期限表的变化，总是滞后于时代的步伐，导致实践中有些文件无号可对，这种存在是现实的必然。我们在实际鉴定中不能墨守成规，要及时补充与调整，定期修改，报主管机关批准备案。
2.创造性运用与严格执行的关系。档案保管期限表就是为了限制人们在鉴定过程中的主观随意行为。统一标准，尽量力求客观，需要人们严格执行。但是，档案及其价值结构是复杂多变的，档案价值是多元性的，其评价标准也是多层次的，一般档案保管期限表不可能做到把决定档案价值的因素都考虑到，详尽地融合在各条款中。而目前实行的档案保管期限表是以表格形式，列举档案来源、内容、形式和保管期限等项目，它是依据文件的来源和内容规定其相应的保管期限，就其具体标准而言，基本上属于职能鉴定论，评价标准单一。因此，鉴定人员在严格执行保管期限表时还应兼顾其他价值标准，做到具体问题具体分析，不能依此表简单的僵死的对号入座，仍需视其具体价值创造性作出价值判断。按保管期限表来鉴定其价值，不算犯错，无须负责，但我们不能知错不改，严格执行与创造性的执行并不矛盾。