摘要：档案信息化管理是新时代背景下电力企业资源管理中一个重要的组成部分，但是档案管理在智能化、自动化发展的过程中，档案信息资源变得越来越复杂，导致电力企业的档案管理难度越来越大。文章通过分析电力企业档案信息化管理的重要性以及电力企业档案信息化管理中存在的问题，探讨了电力企业档案信息化管理的具体措施。
关键词：电力企业；档案信息化；重要性；档案管理；资源管理
在信息技术不断发展的基础上，电力企业档案的建设和管理逐渐实现数字化、信息化。信息化管理系统在档案管理中的应用，很大程度上提高了档案管理建设的质量和效率。但是在档案信息化的背景下仍然存在很多的问题制约着档案管理建设的效率提高，所以电力企业需要不断加强档案管理的信息系统建设，突出档案管理对电力企业生产实践发展发挥的积极性作用。文章就电力企业档案信息化管理的重要性进行分析，对如何提高电力企业档案信息化管理水平展开研究和讨论。
1.电力企业档案信息化及其重要意义
档案信息化不仅仅局限于档案自身的内容信息化，还是将档案信息与社会政治、经济、文化等方面的信息进行融合处理的信息化。随着电网各项工程地不断设计和实施，形成了数目庞大的档案，如何科学高效的管理原先存量档案和不断生成的新档案，是企业档案管理工作要解决的根本问题。同时，电力企业档案管理的规范化、信息化是近年来企业基础工作的重点。电力档案信息化建设是不可阻挡的趋势，在电力事业的发展中占有举足轻重的地位，看一个电力企业档案管理现代化的水平，主要是看其档案信息化的程度，它直接关系到电力企业能否赢得市场竞争的主动权。所谓的电力企业档案就是指电力企业生产经营活动的最原始记录。它不仅真实的反应了电力企业的发展历程，而且还涵盖了大量的科技资源和知识信息，进而推动电力企业经济的快速发展。
2.电力企业档案信息化建设存在问题
近年来，电力企业传统档案的数字化工作进展迅速，电力企业档案工作者在信息化建设中取得的成绩不容质疑。但是，一些深层次的问题逐步浮现，与实际工作矛盾也已经显现出来。
2.1档案信息化基础建设方面
档案信息化基础建设方面，档案数字化程度不够，对信息系统产生的大量存量数据，没有实施统一管理的中长期安排，管理层颁布标准不统一，不时出现朝令夕改现象，造成信息化工作的重复建设。缺乏数据整体标准，形成“档案信息孤岛”，而有用信息得不到管理。企业档案信息化的现实，一面是信息资源的大量浪费，另一面是信息系统的重复构建和“信息匮乏”；档案信息管理系统不时更换，往往是一个系统里的档案数字化、数据基础著录标引工作还没有完成，又有新的系统投入使用，造成了极大的资源浪费。
2.2在档案利用需求方面
电力企业现有档案管理方式模式仍旧处于被动的地位，被动的提供利用、被动的推进改革。有的档案部门或者档案人员已经有所意识，而往往针对于现实条件显得力不从心。相对封闭的管理范围，淡薄的服务意识，有限的服务能力。档案利用率低、利用形式方式单一等等，影响了档案利用工作开展。基层专业人员的匮乏，无法做到档案信息即时录入和资源共享。
2.3档案信息检索能力方面
电力企业拥有自己的档案服务网站，检索能力不断提升。但企业现拥有的信息技术软件，对实体文件的有效识别水平不高。同时，档案管理人员信息化业务素质也不高，过于依赖档案管理系统开发人员，而计算机公司相关人员并没有档案管理基本知识和管理操作水平。受此限制，一部分资源的全文检索目前难以实现。
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3.提高电力企业档案信息化运行管理的措施
随着电力档案信息化、数字化程度的不断提高，档案信息在生产建设中发挥的作用也越来越突出，如何最完善地做好档案信息化管理也是我们档案管理员应该探讨的问题。
3.1培养和提高档案工作者的素质
在建设现代化档案管理过程中，想要做好管理工作，首先就要组建一支高素质的档案管理队伍。如果企业中没有设立专门的档案部门，也没有专门的档案室进行办公，那么一定要尽最大可能为档案管理部门设立单独的档案室作为办公地点，这样既可以提高档案工作人员的积极性也可以提升工作效率。企业为了提升工作人员素质，需要对其进行相关教育培训，包括定期组织人员学习新的管理知识，通过办公专栏推广其他企业科学先进的档案管理方法，通过奖励政策鼓励员工自主学习专业知识，奖励工作中表现优秀的员工，进而推动全体员工学习专业知识。
3.2加快推进电力档案信息化建设
电力企业要加大电力企业档案管理信息化建设力度，尽力争取到企业高层领导的支持，使他们能够充分认识到新形势下企业档案信息化的重大意义，进而将档案信息化工作纳入到企业整体信息化规划之中，做到档案信息化工作与本单位信息化工作同步，努力实现档案的前端控制，除了进一步完善文档一体化管理流程，还要争取实现在现今企业内正运用的各类集成信息系统的设计和运行过程中就积极介入电子文件的形成和管理，加入鉴定、保存、利用、归档等档案管理内容，在电子文件的产生源头就行使档案的监督指导职能，有效控制和维护档案信息资源的可靠性和实时性，并通过运用缩微技术、光盘技术妥善解决对电子文档的储存、收藏问题。
3.3配备必要的档案设备设施
计算机技术为档案管理提供软件保障，而档案管理作为企业当中必不可少的管理项目，硬件设施也必须跟得上，档案现代化管理就是要以现代化的科技装备为基础，进而通过软件来实现档案管理的数字化与自动化。处在网络信息化社会当中，人们需要通过网络来查询和了解信息，真正让网络发挥作用，体现网络实际应用的作用。传统的档案管理工作需要耗费大量的人力物力来进行管理和查询，网络管理工作的效率非常低，企业需要耗费很大的投资成本在完成档案工作，这也造成部分企业对档案管理的忽视。然而步入现代化社会当中，档案管理工作通过软件安装实现自动化管理，在通过硬件设施的配备，通过对档案库房的改建实现现代化的密集架，通过各种现代化仪器和设备实现档案管理的信息化建设，进而在很大程度上提高档案管理的效率。
3.4加强数据安全管理
由于档案管理工作的特殊性，需要格外重视档案的安全与保密工作，这也是档案管理信息化建设的重要内容。档案管理工作的信息化管理需要兼顾信息安全与实体要加强数据安全管理，具体包括：档案网络建设的安全性，把安全管理贯穿于档案数据管理的全过程，数据库的维护与备份以保证数据的安全，确立数据的安全级别与使用权限，档案电子数据的安全利用管理等。企业重要档案数字化建设是国家档案局与国家电网公司档案信息化工作的要求。档案信息化是国家电网公司建设“一强三优”现代单位的基本要求，是档案管理适应现代信息技术发展的必然选择，是档案事业实现健康持续发展的必由之路。实现档案信息存储和处理数字化，收集与传递的网络化，有利于进一步拓宽管理思路，改进工作方法，加强管理力度，提高工作效率，更好地为系统各项工作服务。
4.结束语
信息化时代给企业的发展带来机遇和挑战，档案管理工作也应顺应历史潮流，不断进行升级更新，实现信息化时代档案管理的与时俱进。我国电力企业现阶段在进行档案管理时，遇到了许多新的问题，这就要求有关部门在档案管理过程中转变传统思想，与实际相结合，坚持科学创新思想，进一步规范档案管理建设，建立一个高效、科学的管理机制，逐步对档案管理工作进行完善，为企业蓬勃发展奠定信息化基础。
参考文献
[1]韩丽娜.信息化背景下电力企业档案管理面临的问题与对策[J].办公室业务. 2012(17).
[2]丁艳娟.基于信息化环境的电力企业档案管理[J].才智. 2012(10).
论文作者:王爽
论文发表刊物:《电力设备》2019年第4期
论文发表时间:2019/7/5
标签：档案论文; 档案管理论文; 电力企业论文; 企业论文; 工作论文; 信息化管理论文; 管理工作论文; 《电力设备》2019年第4期论文;