摘要：随着现代化办公手段的广泛运用，对从事该文秘档案工作人员提出了更高的要求。如何做好文秘工作和档案管理工作的规范衔接，确保档案资料的安全、准确、真实，为后来人研究历史提供科学的佐证材料，应是当下文秘工作者和档案工作者共同思考的问题。对此，笔者结合工作实际认为，要做好文秘工作和档案管理工作的规范衔接，需要从事这方面工作的人员，树立“文档一体化”意识、注重“全过程管理”和形成“文书部门前期立卷”的工作习惯。
关键词：文秘工作；档案管理；衔接
1文秘工作以及档案管理工作的特性
文秘工作是是各级领导机关日常工作的重要组成部分，是实现机关职能的重要手段，又是承上启下，联系内外，沟通左右的纽带，一般来讲，文秘主要是在综合部经理的领导下，负责办公室全面工作，主要是文档的管理、接听通讯、收发文件、上传下达、打印资料、服务员工、公文写作等。作为文秘，要具备良好的收集整理能力，帮助领导整理相关文件，及时处理文件并保管好单位内部的重要资料文件，同时也要具备优秀的执行能力，在领会领导意图的前提下能够正确有效的执行，当然，熟练的公文写作能力以及一定程度的计算机水平也是必不可少的。档案管理工作顾名思义就是将过去形成的公文、文件资料等收集、整理、立卷、归档、保存、移交、销毁等，及时做好相关档案的借阅、对档案存放地的保密管理等，从这些我们可以发现，文秘和档案管理员的工作具有一定的重复性，是相辅相成的。当今时代，计算机网络快速发展，办公室自动化的优势越来越明显，既能节约资源，减少办公成本，又能大大提高工作效率，因此，办公室工作人员必须努力跟上时代，顺应时代科学技术的发展，认真学习相关的计算机操作知识，努力提高自己的动手操作能力。
2文秘档案管理工作存在的突出问题
2.1制度不够完善，管理不够到位
在现阶段，开展文秘档案管理工作普遍存在着一些问题，例如制度不够完善、管理不够到位等。在实际的工作中，文秘档案管理直接影响到单位是否正常稳定运行，如果在管理工作中存在着一些问题和隐患，对于单位的发展会产生不好的影响甚至危害。大多数单位把工作的重点放在服务工作中，虽说服务在文秘工作体系中是工作的核心，但是档案管理工作也非常重要，现在许多单位对这项工作缺乏一定的重视。
2.2管理手段较为落后，信息化程度不足
在档案管理工作中，许多单位忽略了用有效的信息来支撑开展工作，大多是过分依赖于人力。其实主要是因为信息化建设方面较为薄弱，在工作的过程中存在着很多不规范的现象。除了这个之外，还有许多文秘在档案管理工作的过程中不注重技术上的改进和创新，对信息化的工作方式缺乏积极性和主动性。
3提升文秘档案管理科学化的有效策略
3.1树立“文档一体化”意识
所谓“文档一体化”就是从文秘和档案工作的全局出发，把握公文从生成到归档管理的全过程。“文档一体化”的实质是把文秘工作和档案管理工作从组织制度到具体程序真正的交融在一起。这个概念的提出，旨在加强档案部门对文件管理的超前控制，保证档案的质量，同时减少档案部门的工作程序，避开无谓的重复劳动，使文档工作流程科学化、合理化。文秘工作是“文档一体化”的基础性工作，最重要的是文秘人员必须具有较强的档案意识。档案的真实、可靠的历史凭据，是考察历史事实最令人信服的依据和信证。对一个单位来说，要维护其历史的真实性，靠的就是档案，靠的是大量的文件材料。所以作为一名文秘人员任何时候头脑中都要有“档案”二字，它不仅仅是满足当前工作服务的需要，更是一种对历史负责的需要。要站在历史的高度，按“文档一体化”的要求，规范办理好每一份文件。
注重“全过程管理”
（一）要树立质量管理意识。不论文秘工作还是档案工作，每个环节的每个工作人员都要确立质量第一的观念，明确认识各自的岗位责任，这是“全过程的管理”的前提。
（二）要制定严格的质量标准。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆《档案法》、《党政机关公文处理工作条例》等法规对国家机关公文处理工作应遵循的基本原则、公文格式，行文规规、收发办理、公文管理要求及公文归档工作均作了明确规定，这是“全过程管理”的根本法。档案工作人员和文秘人员应该认真学习，熟练掌握，在精通的基础上模范执行。
（三）要理顺管理体制，完善组织机构，建立优秀的工作队伍。这是“全过程管理”的基础。必须建立一支过硬的、相对稳定的工作队伍。文秘和档案工作都要具有较强专业性的和技术性，更换频繁的工作队伍不能创造出优秀的工作业绩。
（四）要建立有效的管理制度和工作程序，严格按照规范程序办理公文。这些规定和程序要尽可能细化，简洁明确，操作性强。要严格执行公文行文规则，严格审核签发制度，禁止滥发文件。不但在公文正式印制前对审核签发手续是否完善，附件是否齐全、格式是否规范进行复核，印制后发送前应再次进行复核。若要修改实质内容，则应按程序复审。在公文用纸纸型、幅面尺寸、字体字号、排布规则、装订要求等技术指标也在严格标准把握。
（五）要依靠先进的设备和技术。社会已进入信息时代，科学技术日新月异，落后的文件设备和档案工具已不能适应管理电子公文和数字化档案的需求。因此，配置先进的设备和工具，是“全过程管理”的关键。同时还应注意操作的熟练性和规范性，对一切不合理的使用行为要坚决制止。
3.2形成“文书部门前期立卷”的工作习惯
“文书部门立卷”是《档案法》早已明确的一个基本制度。《党政机关公文处理工作条例》也规定公文办理完毕后，由文书部门负责“及时整理、立卷、归档。”公文立卷归档是文秘工作的最后环节，却是档案工作的开始环节，并成为二者真正意义的衔接点。各部门办理完毕的文件材料，应由文秘人员集中统一保管，根据立卷的原则和要求，在档案工作人员的指导和帮助下，分类、立卷。使文件的立卷工作日常化。“文书部门立卷”主要是做好平时及时归档工作，及时收集，及时分类。文秘人员平时有计划地收集整理文件，进行分门别类的管理，既方便平时查阅，又有利于年终立卷、归档。文书部门立卷能够最大限度保证资料保存全面、真实、可靠，为整个档案工作的后续管理打下坚实基础。
3.3充实人才队伍，建立信息化人才激励机制
人才的管理是企业发展的重要手段，而人才的管理，最重要的手段是人才激励机制的建立。知识经济的社会，世界日趋信息化、数字化、网络化。知识更新速度的不断加快，人才队伍中存在的知识结构不合理和知识老化现象也日益突出。对各类人才必须要大力拓展学习的空间，培训的渠道，要通过参观考察、引进高层次讲座等办法等激励措施，培育高层次人才队伍。
首先，对于文秘和档案管理工作者可以实施例如与相关档案部门或者院校构建短期培训工作，促使相应的工作人员具备优质的基础知识、工作水平以及工作能力等，从而满足实际发展的需求。通过培训，使之永远成为技术发展的尖兵，前沿技术的窗口，才能永远保持人才知识的地位，才能真正为企业服务。
其次，科学、合理的安排各项信息化知识培训，适度加大培训力度，不断提高培训时间的效率。有计划、合理的安排培训的内容，分层次，分人员，分时间的安排各种培训活动。另外，在上级工作者的引导下，对相关文秘、文档管理工作者以及两者结合的工作者进行定期的检测和考察工作，合格者依据上级领导者颁发职业证明书，并且享有独立的待遇，对其工作者提供一定的支持和鼓励，促使工作人员在实际发展中在自身的岗位中做更多的贡献。
第三，在选择员工方面，要结合文秘和档案管理工作实际工作基本素质需求和岗位责任需求为基础信息，结合竞争，选择那些专业性较强的应聘者，不断充实工作队伍。
结束语
在现代化企业发展过程中，强化文秘管理工作效率具有重要作用。当前文秘需要结合企业发展新形势下各项要求，不断学习创新，转变自身发展职能，适应企业管理机制要求。掌握社会主义市场经济发展方向，将各项管理任务与企业发展总体目标紧密联系，在企业内部突出桥梁作用，强化内部联系，做好外部拓展工作。
参考文献：
[1]李爱栋.对提高文秘管理工作效率策略研究[J].神州，2017（35）：298.
[2]王丽.办公室文秘的重要作用以及工作策略[J].中文信息，2017（5）：95，127.
论文作者:李莹
论文发表刊物:《基层建设》2019年第17期
论文发表时间:2019/9/11
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