关键词：城建档案管理数字化建设；问题；思考
引言
城建档案数字化工作关系到城建档案这一宝贵资源的安全及利用，是城建档案事业发展的重要环节，各相关部门必须高度重视、统筹规划、认真对待，确保此项工作合理、有效地开展。
1、城建档案数字化建设的重要意义
城市建设的快速发展，加快了城市化的水平，提高了人们的生活质量，同时也对城建档案管理提出了更高的要求。因此，必须改进城建档案管理的方法，提高城建档案管理的效率。当前，各地城建档案管理单位接收进馆的档案大部分都是以文字、照片、图纸的形式呈现，基本上都是纸质档案。城市化水平的不断提高，加大了城市建设工程的数量，从而也增加了城建档案的数量，致使很多城建档案馆的库房出现了紧缺的情况。而且，除了空间不够用以外，纸质档案的查阅速度较为缓慢，在查阅时也容易被毁损。由于城建档案的系统开发不完善，导致对档案信息资源的保管与查阅都只能在馆内进行，无法实现远程查阅，资源共享无法实现，这些都不利于实现对城建档案的有效管理。城建档案的数字化管理，能够将纸质档案转变成数字档案信息，保存于服务器中，并通过异地备份，保证档案在遭受天灾人祸等毁灭性损坏时能完整保存下来，同时也可以提高城建档案的利用效率，实现异地查阅，保证资源共享。在未来的发展过程中，城建档案建设的数字化将是社会发展的趋势。城建档案的数字化建设，既能为城市建设信息的传播开创新的途径，同时也给城市建设行业带来了一场深刻的革命。改变传统城建档案管理模式的最好方法就是建设数字化的城建档案馆。档案是所有信息中的基础资源，近年来我国的传统档案管理模式在发展过程中出现了很多的问题，严重地制约了城建档案管理的发展。为了促进城建档案管理的建设，住房和城乡建设部等多个部门已经多次提出，城建档案的管理工作要与社会经济的发展步伐相一致，实现数字化管理，建设现代化的城建档案管理模式，从而满足社会各个方面的需求。
2、城建档案管理数字化建设中存在的问题
2.1数字化设备的制约
城建档案数字化的最终目的是实现城建档案资料全面完整地呈现在计算机平台上，内容涵盖了文字、图纸、声像等全部建设工作资料，因此配备齐全、先进的计算机及相关软硬件设备是前提条件。现阶段，菏泽作为经济发展滞后的地市，资金支持不足，在计算机设备方面投入较少，设备数量不充足，服务器存储能力远远达不到库存档案量的要求。另外，数字化设备软件缺乏兼容性，导致城建档案数字化管理软件兼容性低，与很多管理软件发生冲突，影响档案资源在不同载体之间传递，不利于档案资源的互通。
2.2城建档案管理工作人员的知识结构需进一步调整
城建档案数字化工作的推进，不但要具备专业的城建档案理论知识，更要具备计算机、网络应用等知识，一旦计算机系统或管理软件系统出现问题，如果不能及时、准确地查找原因，不能采取有效应对措施，势必会对城建档案数字化内容造成严重威胁。同时，如果缺乏对网络信息的甄别和筛选能力，对网络安全防范意识和防范能力不强，势必对城建档案信息带来安全隐患，容易诱发档案资料泄露事件的发生。
2.3个别城建档案管理部门对城建档案数字化工作缺乏重视
个别城建档案管理部门对纸质档案的数字化转换工作不够重视，认为城建档案工作只要把档案收集好、保存好、能查阅就可以了，工作缺乏前瞻性。目前，很多地区的城建档案数字化基础非常薄弱，数字化工作刚刚起步，而且缺乏统一的工作规程，操作起来随意性很大，也不规范。
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3、推进城建档案管理数字化建设的有效对策
3.1重视监管环节
城建档案馆作为城建档案的管理部门，要对整个工作过程加强监管，避免在纸质档案数字化过程中出现破损、遗漏、顺序错误等问题。此外，业务外包单位应健全自身规章制度，制定相应工作条款，加强对从业人员的培训，对工作质量严格要求，做到质量与效率并重，对工作各个环节做出明确具体的规定，要把职责细分到个人，避免职责不清。要建立纸质档案领取登记制度，在交接时做好登记，完善纸质档案出库、入库交接工作。对工作中出现的问题要及时向城建档案馆进行反馈。无论选择何种工作方式，城建档案馆都必须做好监管工作，严格把关，及时了解、掌握工作动态，完善相关标准，既要保证工作顺利进行，又要保护好档案，防止出现档案损毁、丢失等现象。
3.2建立统一的城建档案管理数据系统
建设统一的城建档案数据系统有利于在最大程度上共享信息，提高资源利用率。增进各个城市城建档案管理部门的交流，定期召开工作研讨会，打破常规，突破城市地域限制，政府给予一定资金投入加大扶持力度，提高各地区积极性，构建统一城建档案管理数据系统。
3.3完善档案管理数字化建设标准
俗话说“没有规矩，不成方圆”，具体到城建档案管理数字化建设中也是如此，必须完善档案管理标准，对工作人员、档案管理内容等应有明确地标准要求，要求工作人员在工作时必须对收集的资料进行科学高效的整理分析，增强档案利用价值，在使用硬件设备时，对设备使用进行说明，避免出现存档不及时导致资料丢失；严格规范标准体系，推进数字化建设进程。
3.4加强人才建设与培养的力度
每一行业的建设都与从业人员的职业素养息息相关，管理人员的专业素养直接影响着工作的质量。对此首先建议由各个城市的城建档案部门通力合作，在发达地区及示范地区成立专门的培训机构，召集数字化人才和优秀工作者，协同工作，组织其他地区的工作人员集体学习。其次，可以在高校设立数字化城建档案管理专业，既能够提高总体的专业素养，也能够适当解决管理人员的老龄化现象。最后，数字化城建档案管理工作需要不断的学习和进修，员工进行定期培训是十分必要的。在这个过程中他们可以相互交流借鉴，还可以学习到更加先进的经验和方法。
3.5更高效的服务人民和社会
城建档案管理部门的建设就是为了服务城市、服务人民、服务社会，但目前城建档案部门的建设并不健全，耗费了更多的人力和时间，管理和查阅方面不尽人意，档案利用率较低，没有实现城建档案建立的目的。所以要提高档案利用率，一是要保证建设项目资料准确完整、及时归档；二是加快档案资料数字化、信息化建设，早日实现并推广使用；三是国家及地方政府出台规章条例，要求已建项目改扩建、维修、维护时的施工方案严格按照相关条例制定，否则审核不予通过。
结束语
综上所述，对城建档案管理进行数字化建设是最优选择，能够记录城市发展，具有重大的历史意义。城建档案数字化管理还处在不断探索阶段，在发展中发现问题，总结经验，不断完善标准体系，重视人才培养，并且构建统一的信息共享平台，提升城建档案数字化管理水平，更好地服务于社会。
参考文献
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[5]关莉.城建档案管理数字化建设问题的相关思考[J].现代国企研究,2017(04):119+121.
论文作者:曹小苗
论文发表刊物:《科学与技术》2019年第20期
论文发表时间:2020/4/28
标签：城建论文; 档案论文; 档案管理论文; 工作论文; 纸质论文; 档案馆论文; 社会论文; 《科学与技术》2019年第20期论文;