广东省惠东县建设工程档案室 516300
摘要：随着建设工程大规模的开展，为提高我国建设工程技术和管理水平，有必要进一步加强工程档案管理工作，以全面提高工程档案管理规范化、现代化和科学化水平，满足新时期工程建设对工程档案管理工作的要求，提高建设工程的管理水平。本文主要探讨新时期工程档案管理的强化策略，介绍了工程档案管理工作的内容和在工程建设中的作用，并给出了一系列工程档案管理工作的强化策略。
关键词：工程档案；管理；强化策略
一、工程档案管理
介绍了工程档案管理工作的主要内容和在工程建设中的作用，并对现阶段工程档案管理工作中存在的问题进行了分析。
（一）概述
1、工作内容
工程档案管理工作的对象是所有工程建设过程中产生的各种文件资料，包括前期策划阶段、施工准备阶段、施工过程中以及竣工阶段产生的各类文件资料、验收报告、质量评定、验收鉴定书、设计施工图纸、预决算编制和招投标文件等。工程档案管理工作要求工作人员秉持严谨、认真、负责、规范、科学的工作态度，遵循文件排版标准格式规范，注意保证文件的准确性和完整性。
2、工程档案管理在工程建设中的作用
工程档案是工程建设的核心组成部分，工程档案管理工作同样也是工程项目建设管理的重要内容，工程中的各类数据、文件以及招投标档案等都是后期竣工结算等后期工作的核心依据。与此同时，工程档案管理工作对工程建设质量也有着较大的影响，工程档案涉及到的所有工程建设相关内容，包括人力、设备、环境、方法和材料等，都是工程质量控制工作的关键性参考内容。工程档案管理工作在工程竣工之后的防灾、维护工作中同样也至关重要，能够为防灾和维修维护工作提供丰富准确的信息。
（二）工程档案管理工作的不足
1、档案管理工作不受重视
一些工程建设单位对档案管理工作不够重视，因为建设任务繁重工期紧张压力较大，因此将精力集中在工程建设施工过程中，忽视了档案建设工作，不能及时进行档案资料的整理工作，缺乏准确可靠的第一手资料，工程建设完工后突击补档，很多资料都模糊不清，数据真实性不可考，难以保障工程档案资料的准确性和完成性，档案质量不高。有一些单位虽然有开展日常档案记录工作，但是档案整理却不到位，将日常记录随意堆叠，不能对档案进行及时的分类、整理和归档，档案存放不符合规范，查找和使用困难，杂乱无章，影响了档案功能的发挥。也有部分建设单位忽视原始资料、证明资料的搜集整理工作，造成资料散失遗漏，档案残缺、丢失、变质，不能为工程建设提供高质量的档案文献服务，失去了档案应有的作用。
2、档案管理工作不规范
这是现阶段工程档案管理工作中比较突出的一个问题，一些建设单位缺乏科学、完善的档案管理制度规范，工程档案立档、归档和保管制度不完善，没有强制性规定档案归档范围、时间和整理标准，导致一些长周期大规模建设工程因为技术资料分散在工程技术部、实验室、合同管理等多个部门，无法及时进行有效的搜集整理，档案编制不符合规范，不利于日后档案资料的保管和利用。
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3、档案管理水平有待提升
由于长期以来档案管理工作不受建设单位重视，投入不足，导致部分档案管理工作仍然延续着手工操作的方式，档案的电算化水平不高，技术和设备都比较陈旧，导致档案管理工作效率偏低，同时造成了很大的人力资源浪费，阻碍了建设工程管理水平的全面提高。
二、工程档案管理工作强化策略
强化工程档案管理工作，需要从优化工程档案管理制度、服务模式、优化工作程序等方面入手，全面提高工程档案管理工作的现代化、规范化和科学化水平，全面提高工程档案管理水平，更好的为工程建设服务。
（一）工程档案管理制度优化创新
工程建设单位需要积极开展工程档案管理模式的优化创新，引入建设工程质量责任制度，将档案管理工作质量和档案管理工作人员的薪酬绩效联系起来，全面提高工程档案管理工作人员的积极性和责任心。工程档案管理人员和相关技术人员需要为档案的有效性、完整性和真实性负责，提高工作人员的自觉性，促使其能够自觉遵循档案管理标准规范编制档案。具体工作中，需要加强工程档案管理工作的质量检查，指导基层业务的开展，并积极开展相关业务咨询服务和培训，全面提高档案管理工作人员的综合专业水平。
工程档案管理制度方面，建设工程档案管理工作是一个动态的管理工作，伴随建设项目的开展，在建设工程落实过程中逐渐整理形成工程档案。建设工程往往工序复杂环节众多，多种不同专业施工交错进行，单纯依赖技术管理人员和档案管理人员，在没有明确的工程档案管理制度的指导下，难以保证建设工程档案管理工作质量。档案管理部门需要对档案资料管理制度进行持续优化完善，认真落实责任制度，明确规定每一位员工的职责范围，配合有效的监督指导，确保所有工作人员都能够保持认真负责的工作态度。在此基础上，档案管理部门需要建立明确严密的员工工作制度，确定档案管理工作程序、方法、检查、会议和汇报制度，保证所有工作岗位全部到位，并要求员工每天都进行当日工作情况的评估总结，认真进行工作交接，并做好施工日记，维持建设工程档案完整性连续性，便于进行统一管理。
（二）档案服务模式调整
本质上，建设工程档案管理工作是一种档案服务，因此档案管理工作人员需要保持服务的心态，积极和施工、建设以及监理方沟通协作，为其提供更好的档案指导和咨询服务。档案管理人员还应该积极探索档案服务的形式创新，进一步提高建设工程档案管理服务质量，积极打破档案归档被动的管理方式，鼓励档案管理人员深入建设现场，多和现场施工人员沟通，积极宣传档案管理工作，使现场施工人员都能积极配合档案管理人员，按照标准规范编制报送，并积极开展必要的咨询和指导工作，大规模工程项目在工程建设之前可以首先组织开展工程资料员的培训，要求资料员积极参加工程项目竣工验收会，帮助发现工程建设施工过程中存在的各种问题，督促积极整改。通过开展人性化的档案管理服务，提高建设工程档案管理工作的针对性，从而不断提高工程档案编制质量。
（三）工作程序优化
建设工程规模越来越大，档案管理工作强度随之增加，工作程序也更加复杂，为了保证档案管理工作质量，提高工作效率，有必要对档案管理程序进行持续优化，调整管理程序，提高档案管理工作的标准化和统一化程度，统一管理档案的报送接收、质量管理和业务指导工作。首先，档案管理部分需要严格执行施工报建程序，认真进行工程档案技术交底工作，并定期检查指导档案业务，工程施工结束进行准确验收。与此同时，还要兼顾档案管理工作的时效性，通过规范化的管理手段提高管理效率，保证质量。而且为了确保工程程序优化工作能够真正有效落实，档案管理部门自身需要重视自身管理能力的提升，以满足新时期对档案管理工作的需求。
三、结语
工程档案管理工作是工程管理中的核心内容之一，也是分析工程建设过程中存在的不足和弱点的重要参考依据，保留准确、完整、规范的工程档案对竣工结算、后期防火防灾、维修维护工作非常重要。
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论文作者:黄祥妹
论文发表刊物:《基层建设》2016年11期
论文发表时间:2016/8/10
标签：档案论文; 工程论文; 管理工作论文; 建设工程论文; 工作论文; 档案管理论文; 工程建设论文; 《基层建设》2016年11期论文;