罗平县住房和城乡建设局城建档案馆
摘要：在20世纪末期，我们已经进入了电子信息化时代，从21世纪开始的十几年里，电子信息技术已经全面网络化并且发展的速度非常快。使用电子信息技术来处理一些文档、数据、资料等方面的东西更加快捷方便，电子信息技术也已经深入到了我们的生活当中来了，并且我们的日常生活离不开电子信息技术。在现在的一些办公方面使用的电子信息技术的面很广，城建的档案管理方面以前使用的是传统的纸质档案，这种档案管理起来十分的麻烦。所以现在的城建档案管理已经慢慢向着电子信息化的方向发展。我国的现阶段的城建档案管理还正在向着电子信息档案的方向发展。所以本文对于城建档案电子信息化管理策略的分析具有十分重要的现实意义。
关键词：城建档案；电子信息化；管理策略
前言
我国已经在全面建设现代城市化，这现代城市化建设的过程中，城建工作发挥着十分重要的作用，城建档案对于一个城市各个方面的发展建设起到指导性的作用，所以城建档案十分重要，对其的管理工作必须要做好。如果管理工作出现问题对于城市建筑是有很大的影响的，所以我们要切实的抓好城建档案管理工作，以前城建档案的管理都是使用的纸质档案管理，因为城建的信息、资料、数据以及各个方面的施工图纸比较多，管理起来十分的耗时、耗力。而采用现代化的电子信息技术管理起来十分的方便，基本不会存在档案缺失的问题，所以本文根据自己的工作经验方面来讲述城建档案电子信息化管理的具体策略，首先讲述了城建档案管理工作中石油电子信息技术起到的重要作用，然后分析了我们城建档案信息管理电子化的现状，最后就城建档案信息管理电子化管理的策略谈了自己的一些建议和看法。
1城建档案管理工作中电子信息化技术起到的作用
自从电子邮件、电子档文件等出现以来，它的高性能就注定要取代传统的纸质档案管理方法，电子文件和档案具有传送方便、保存方便、修改方便等特点。对于电子信息化的档案来说，城建的档案管理者只需要在网上建立一个档案库，将一些档案信息分类放在这些档案库中保存起来即可。如果对于自己保存的城建档案的安全性能不放心，可以设置网络安全密钥，增加城建档案的安全性，电子版的城建档案可以无限制的放在那，一般的档案也不会占用多少内存，所以管理起来十分方便。并且将电子档案的资料分类存放之后，查找起来也是十分的方便。城建的有关档案管理部门对外的服务模式也由传统的模式变成了现在的电子信息模式，主要表现有下面几点：
1.1电子档案的复用性
传统的纸质档案，再几次翻阅查找之后，可以会导致一些档案的损坏、老化。但是现在的电子档案根本就不存在这个问题，电子档案可以被无数次的翻阅查找，不会被损坏，并且电子档案可以随时打印成纸质的档案，并且还可以把档案的一些资料存在智能手机上，并且在手机上面可以查阅，十分方便。
1.2交互性
对于档案的使用管理人员如果认为档案中需要添加一些自己的意见和看法，可以在电脑将这些信息、看法以及意见添加进去，保存在电子档案中，十分方便。档案管理者还可以把档案中的一些公共信息资料制作一个链接，别人只需要在网上打开这个链接就可以预览，十分方便。
1.3共享性
电子档案，可以供很多人一起看，而传统的纸质档案就不行，还可以将一些需要预览电子档案资料的人员创建一个群主，将档案信息资料放在群文件中供大家预览查看。
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1.4可操作性
传统的城建档案要修改某些信息十分麻烦，而电子档案想要修改十分简单，对于电子信息档案的管理者来说，可以将自己需要的资料、数据、图纸以及相关信息资料进行分类、整合处理，从而变成自己所需的形式，汇总在一起这样无论是管理上还是预览查看都十分的方便。电子档案按照类别分类存放，创建一个文件夹，并注明资料的类别，在别人查阅还是管理者自己以后要添加相关信息十分方便快捷。总的来说，电子信息档案具备几大特点：管理方便、保存方便、查阅方便、灵活以及不需要占用空间。
2.我国城建档案信息管理电子化存在的一些问题
我国的很多的档案馆都是在20世纪八十年代建立，基本就是改革开放以后建立的，那是后建立的档案馆只有那些大城市才能具有MIS系统。而电子信息档案建立的时间是在20世纪90年代。但是那是建设的电子档案存在很多的问题，并且局限性很强，所能容纳的内容很少，和现代化的电子信息档案的标准存在很大的差异。主要存在以下几个问题：
2.1电子档案的标准化不够完善，有待提高
对于档案的全面信息化管理模式要想实现，就需要将城建档案的管理工作细致化、科学化以及规范化。但是我国的城建电子档案的管理还处于一个刚刚起步的阶段，和一些发达国家的城建档案信息化管理还有着很长一段距离。因为我国的城建电子档案没有统一严格的标准化，导致本来同样的电子档案，复制到其他地方不是格式有问题就是内容存在差异，和预期的效果有较大的差别。因为没有统一的城建档案标准，导致城建档案的信息化管理上有很大的困难。
2.2 城建档案信息网络的技术还有待提高
信息网络技术十分强大，使用起来能让很多事变得十分方便，如果将网络信息化技术科学合理的使用到城建档案的管理中来，将会给管理工作人员带来很多的便利，同时也能大大减少城建档案管理者的工作时间。但是现在的城建档案管理部门认为网络电子信息档案不够安全，信息容易泄露，基本上没有使用网络信息技术，还是十分传统的纸质、光盘、硬盘来保存档案，随着社会的发展，已经城建信息资料的使用量的加大，传统的保存方法以及不能满足使用者的需要，需要合理科学的利用网络技术来改变这一局面。
3做好城建档案电子化的管理的具体策略
3.1 加强城建档案的标准规范建设
在信息技术高速发展的时代，想要实现城建电子档案的共享的前提就是要创建一个完善的管理机制和一个统一化的电子档案标准。并且城建电子档案的建立要能够结合当地城建方面的需求来合理的管理电子档案。
3.1.1城建档案管理工作还从开始抓起，档案中采集的信息要规范化，建立相应的说明书，以此来保证档案管理和与此相关的的所有工作。
3.1.2对于档案的数字化管理工作，我们要特别注意，在进行档案接收时，要严格进行把关，保证只有优质的档案才可以入库，对于后期管理，也要采取科学、合理的管理方案。
3.1.3引进一些外国的先进管理技术来管理城建档案，尽快制定出一套适合自己的城建档案信息化管理方案。
3.2 加强信息系统安全建设
一旦城建档案使用了网络信息技术，就要加强这一方面的城建档案安全管理工作，保证城建档案资料信息的准确性和保密性，加强档案库的防盗系统建设，防止黑客破解，来窃取相关资料从事非法活动。
3.3 培养信息新时代专业队伍
在城建档案电子发展的趋势下，要求其相关从业人员一定要具有健全的计算机技术，同时还要求管理人员在熟练掌握档案管理专业技能的基础上，还要深入地了解计算机技术以及相应的安全技术。开展针对档案管理工作者的专业培训，增强自身的技能。
4 结束语
综上所述，本文就城建档案的信息化管理工作发表了几点自己的看法，希望能给大家提供一些帮助。
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论文作者:李溪
论文发表刊物:《基层建设》2016年22期
论文发表时间:2016/12/7
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