现代档案与档案工作现代化，本文主要内容关键词为：档案论文,工作论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
由于现代社会实践活动的多样化，以及科学技术的迅速发展，使档案的内容和形式都发生了很大的变化，在利用上也出现了许多新的特点。所以，研究现代档案的特点和档案工作现代化的问题，已成为现代档案工作的重要课题。
一、现代档案的特点
1、档案门类繁多。现代社会，由于实践活动的丰富多彩， 使社会中形成的档案种类更加繁多。一项国家级的科学奖励成果，其研究报告或论文可能只有十几页或几十页，最多上百页，而形成的档案，从研究方案、方案论证、实施计划、原始记录、处理数据，再到最终的成果报告及其鉴定文件等，可能就达几十、乃至数百份文件，不但内容类型复杂，在文字数量上也是原研究报告或论文的十几倍，甚至上百倍，同时档案中还出现了各种类型的实物档案，这也使档案的门类更加多样化。
2、载体形式多样化。古代档案的载体形式也是多种多样的， 主要有甲骨、竹木、石板、缣帛等。造纸术的发现，使档案的载体形式趋于单一化，其主要载体成为纸张。现代档案载体除纸张外，出现了感光型载体材料，磁性载体材料，光盘载体材料等。我国第一次核试验档案的原型自动记录原始载体材料，从名称上讲，就达十多种，主要有自动记录纸、自动记录相纸、玻璃干版、磁带、航空胶片、电影胶片、示波器胶片、辐射剂量胶片、玻璃膜片、金属腊板、测压铝块以及各种照片等。这些试验记录材料最后的处理数据和总结性材料主要形成纸张型记录。对一般科研试验单位而言，形成的自动记录档案载体材料主要是磁带、胶片、照相纸等。在科技单位，尤其是科研试验单位，非纸张型档案载体材料所占比例已达10%—30%。
3、档案数量迅速增加。据1991 年“我国档案事业发展状况”报道的有关数据计算：我国建国前的档案数量约为5000多万卷，建国后的档案约为1.4亿卷，在建国后短短42年中形成的档案是建国前的2.8倍。
4、科技档案的馆藏比重增加。现代社会， 由于科学技术的迅猛发展和广泛应用，科学技术档案的增加速度是惊人的。在基层科技单位，科技档案所占比例大约是70%—80%，在非技术单位，由于科学技术的广泛渗透，先进设备应用增加，以及现代基建工程的应用，科学档案的比例也增至20%—30%，就是国家行政管理机关，科技档案的比例也在不断增加，道理很简单，科学技术是第一生产力，它已是现代社会实践活动重要的组成部分，各行各业都离不开科学技术和科学技术设备。据推测，目前科学技术实践活动形成的档案比例越来越大，从总体上讲，其形成比例可能已超过了其它档案形成的总和。
5、载体信息密度加大，但不稳定因素增加。据报道， 我国的宣纸作为一种信息载体，其寿命可达500年，一般纸张载体其寿命要短些， 也可达百年或百年以上，但是现代档案，如磁带、光盘，其寿命只能在20年左右；传真纸张载体，其寿命就更短些。现代档案，信息量的记录或储存虽然较高，但却产生了不稳定因素，这是现代档案的又一特点。
二、现代档案需要现代化管理
由于现代档案存在的上述特点，它不能脱离现代化管理。首先档案数量的激增，人们利用某些特定的档案在查找上就像大海捞针一样困难。如果采用计算机检索，就能轻而易举地满足利用者的需求。第二，现代档案，必需采用现代化的设备才能得到利用。例如某些科研试验的原始记录，如磁带、胶片等，不借助现代设备就无法利用，人们利用光盘、磁带、缩微胶片等载体档案，也只有通过相应的现代化设备才能利用。第三，超时空档案信息的利用已经成为现代化工作所必需。这种利用，必须依赖现代化的设备和网络技术。总之，现代档案从保管、管理到利用，都离不开现代化的设备和技术。
三、档案现代化管理的内容
档案现代化管理的内容决不只是一个先进设备的利用问题，它的内容还很多。
1、档案工作标准化。档案工作标准化、 规范化是实现现代化管理的前提。档案工作标准化、规范化的内容包括案卷组织的方法和格式、分类规则、档案著录和标引规则、档案文献编纂规则、档案保密和降解密规则、以及档案缩微规则等等，而以案卷组织及其著录、标引规则为核心。这就是说，其他方面的标准化、规范化虽然也是重要的，但最影响现代化技术应用的是档案整理工作和著录、标引工作。
2、管理设备和管理技术现代化。 现代化管理离不开现代化的设备，但有了现代化的设备，不掌握现代化设备的应用和应用开发技术，同样，也达不到现代化的目的，据出国考察人员报道，有些国家档案现代化的设备并非一流，但他们却有着一流的现代化管理工作。相反，我国省以上档案馆和大的企业档案馆、室，有着先进的计算机和缩微设备，甚至还有先进的光盘设备，但是不少设备放置不用，就是最一般的计算机检索，也不能正常运转。可见，先进的设备还必须依靠先进的应用技术，尤其是要依靠掌握先进技术的人才。
现代化的核心是计算机，先进的光盘技术和缩微技术等。
现代化档案保护设备和技术，包括库房用的去湿、空调设备、防磁设备，高效灭虫灭火设备，以及档案消毒设备，档案字迹加固和显示药品的应用等等，是大小档案馆、室现代化设备和技术组成的重要部分。这些设备和技术的应用，对现代化管理具有重要意义。
总之，现代化设备是重要的，但应同时配备有掌握现代化管理的人才，二者相结合，才能真正发挥现代化设备的作用。
3、管理思想科学化。这里的管理思想科学化， 既指档案的基本理论思想的先进科学性，又指档案利用指导思想的先进科学性，档案工作的根本目的是通过档案利用取得最大的经济效益和社会效益。如果一味地追求经济效益或单位的经济效益，势必放松广泛的社会利用。这一问题涉及到许多传统观念的改变。例如：封闭型向开放型、半开放型转变，利用工作被动型向主动型转变……。档案工作是一门科学，要掌握档案的规律，以科学的精神办事，才能使档案工作较快地向现代化管理发展。
四、现代化管理必须以手工作业为基础
档案工作现代化管理，是从档案手工作业的基础上发展起来的，没有传统的手工作业，也就没有档案的现代化管理。我们知道，档案工作是由多个工作环节组成。首先，建档管理和档案文件的鉴定、验收，必须依靠传统的档案工作方式，档案的案卷组织，专业技术整理，靠的更是手工作业，至于档案著录项目的“草片”，以及档案标引，目前靠的还是手工作业，有的论文虽然对档案的著录、标引有过自动化的论述，但它和计算机翻译一样，正处于研究阶段，就是将来，档案的自动著录、标引工作也只可能代替一部分人力，完全脱离手工劳动是的困难的。档案的排架，以及利用中的存取工作，仍然需要手工作业，一句话，档案管理的基础工作，主要靠的还是手工作业。但是现代化管理在档案信息的高密度储存，及档案检索，包括联机题名检索和全文检索两个方面的作用，都是具有重大意义的。现代光盘技术、缩微技术的应用，解决的主要是档案信息的高密度存储问题，同时它也可以比较经济地实现档案信息的超时空交流。但是不管怎样，档案原件的信息被高密度储存后，许多重要的原件也并不能销毁，它们在档案利用中仍然起着依据、凭证的作用。这就是说，现代化管理，虽然可以大大地提高档案工作的效率，但传统的档案管理工作不能废弃。就是一些发达的国家，计算机检索工具非常先进，但是手工检索工具也没有废弃。手工检索工具，利用起来虽然花费的时间要多一些，但是它也具有优势，比如，直观性强，利用人员可以一目了然，且利用人员可以凭借自己掌握的检索知识和“词汇”自如地使用手工检索工具还不受设备、电源和时间的影响，运用自由，所以在自动化发达的国家，手工检索工具也是受到人们欢迎的。总之，手工检索工具和自动化检索工具相辅相成，共同起着档案检索的作用。当然，联机检索完全靠的是计算机网络系统，它是手工检索工具无法替代的，所以发展档案专业系统之间的联机检索或局域联机检索，是发展档案现代化的中心课题。
（档案与文秘研究所第二届学术年会论文）