我国办公自动化系统的管理元数据方案研究，本文主要内容关键词为：办公自动化系统论文,我国论文,方案论文,数据论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
办公自动化系统是政府办公使用最多的信息管理系统。从信息管理角度来看，其包含两个子系统，一是电子文档管理系统，二是电子文件管理系统。无论是事务处理还是决策支持，都需要通过电子文档的流动来进行运作，这类与当前业务信息流动相关的系统在本质上属于电子文档管理系统。当前业务信息运行中那些具有行为依据价值、行政管理决策价值、业务参考价值或其他管理价值的文档，在其完成业务流程后需要保存起来留待需要时查考的，应被导入或传送到电子文件管理系统。图1是办公自动化系统的业务信息运行图。
从图1可见，在电子办公环境下，电子文档管理与电子文件管理应是一体化的联通系统。办公业务信息的生命周期应是电子文档生命周期与电子文件生命周期的整合，其生命周期内的管理活动更多依赖办公自动化管理系统的功能健全及元数据方案设计的科学性。系统功能设置涉及办公流程的合理性、文档与文件的安全性、文档与文件价值保全以及利用的方便性等，而元数据不仅可用来说明文档或文件自身，也是办公自动化系统管理信息与交流信息的重要工具。由图2可见，元数据贯穿到整个办公业务信息的生命周期管理之中，可解决数字信息资源管理的各种问题，例如：信息描述，资源发现，认证，互操作，数据管理，访问控制，数字保存，以及信息内容的分级服务等。
元数据也是一种标准，元数据方案往往涉及系统需求的配置以满足业务工作的需要。若事先没有配置得当，等系统运行中再不断地改变，有可能使系统更改后的配置与预先设计的配置不兼容，进而影响系统正常的运行。因此，元数据方案制订必须充分考虑管理目的与管理对象，随管理目的与管理对象的不同，元数据也会有所变化，以适应管理需要。
受非电子环境下传统办公文档与文件分开不同部门管理的思想限制，在办公自动化系统的元数据方案设置中，我国电子文档管理元数据方案与电子文件管理元数据方案设置并没有关联，导致办公自动化系统的文档管理与文件管理的管理链断裂。例如，处理当前办公业务的文档管理系统忽视归档文件的价值鉴别与说明文档来源的痕迹保留；处于办公业务后端的电子文件管理系统又忽视整个办公系统元数据格式的统一，或仅强调文件的证据价值的维护而忽视对当前业务过程的支持等。这类各自为政的元数据方案制订，势必使办公自动化系统难以发挥其应有的作用，并可能导致归档文件的价值丢失与难以持续提供利用。
以上情况在我国很普遍，由此导致同一机构内的文档管理部门与文件管理部门矛盾产生，电子文档与电子文件的管理质量低劣并相互推诿责任。本文拟在分析国内相关元数据方案的基础上，提出我国办公自动化系统元数据方案设计的思考，以有利于我国日益普及化的办公自动化系统建设与电子文件管理。
图1 办公自动化系统业务信息运行图
图2 办公自动化系统与元数据
1.我国电子文件管理系统元数据分析
日常业务活动中形成、接收和利用的电子文档经归档后就形成了电子文件。
文件管理的根本目的是，将机构日常事务产生的具有行政管理价值、凭证价值与长期利用价值的文档置于可长期保存的环境中，并保障其真实性、完整性与长期可用性，并在法规许可情况下提供利用。因此，文件管理的法定职责是确定文件归档范围与接受归档，并确保已经归档文件在保管期限内的真实、完整与持续可用。因此，其主要管理过程有：确定归档对象与其必须的元数据，确定归档对象的保管期限，对归档对象进行捕获、登记与分类，存储与维护已经归档的文件，提供文件的利用，对文件进行处置以确定继续保存还是销毁，并对以上管理过程进行记录、监控与审核使其依法行事。图3是对以上过程的描述。
由图3可见，电子文件的管理早已前移到文档管理系统中了。要保障被管理的电子文件真实、可靠和持续可用，就必须在整个办公自动化系统中对电子文档与电子文件实行整体化管理，文件管理元数据是支持重要电子文档保留证据价值、便于归档文件真实、完整与维持长期可用的系统管理工具之一。
图3 电子文件的管理
ISO15489将“用来描述文件背景、内容和结构及其整个管理过程的数据”称为文件管理元数据①，文件管理元数据可以源于或重复使用于办公自动化系统。办公自动化系统的各子系统都需要通过文件管理元数据说明电子文档与电子文件的价值与管理过程，并利用它们来实现对管理环境的某些控制。
ISO23081《信息与文献-文件管理流程-文件元数据-原则》指出，文件管理元数据必须具备以下六种，没有全部覆盖以下范围者，其对电子文件的管理是欠缺完整的②：
①文件本身的元数据；
②业务规则或政策和法规元数据；
③责任者元数据；
④业务活动或过程元数据；
⑤文件管理过程元数据；
⑥有关元数据文件的元数据。
尽管以上元数据对于说明电子文件本身与用于IT管理是必须的，但计算机系统无法捕获该系统外部的数据(如业务规则、授权等类元数据)，图4的阴影部分才是可利用计算机系统捕获的。由图4可见，即使“文件管理业务”的元数据也只有部分可由系统自动捕获，有些还需要人工录入。无论是计算机系统自动捕获还是人工录入，为了元数据方案的可执行性(见本文3.4部分)，这类元数据都需要事先在系统功能设计中提出，否则随时过境迁，这类管理元数据就会丢失，或由于与电子文档/文件失去联系而不再具备应有的作用。因此，文件管理元数据方案的制订是重要的。
图4 文件管理元数据所覆盖的范围③
2008年国家档案局发布了《电子文件元数据标准》和《文书电子文件元数据方案》两项行业标准的征求意见稿，通过图5可见这两项征求意见稿在概念模型设计上是基本一致的。
图5 征求意见稿的元数据概念实体映射图
表1是按照ISO23081的核心元数据思想对两项征求意见稿的比较，并指出了其元数据的来源。
由表1与图2可见，与电子文件紧密关联的文件管理元数据有相当一部分是来源于文件生成系统，即电子文档管理系统。为满足现行业务管理活动的需求，文档生命周期的不同阶段形成了许多元数据，但只有部分元数据是需要随同文档归档而保留的，这类被保留的元数据主要有2类，表2进行了举例说明：
①有利于文件数据维护并保持其持续有效读出的元数据；
②有利于文件的合法利用或是体现文件价值的元数据。
由上分析可见，在电子办公环境中若要长期保留业务信息的真实性、完整性与持续有效性，必须从电子文档管理元数据方案设计开始，使电子文档管理系统具备对管理电子文件必备的某些核心元数据的捕获功能。要做到这点，需要具备以下条件：
①文档管理系统开发或升级、改造过程中，应有文件管理人员参入并提出相关元数据捕获的需求；
②文件管理元数据方案应是文档管理元数据方案制订的重要参考标准，即文件管理元数据方案应成为文档管理元数据方案的重要基础。
2.我国电子文档管理元数据分析
随业务类型不同，电子文档管理系统种类很多，我国暂无电子文档管理元数据方案的标准或草案出台，但随着我国电子政务工程的推进，我国国家电子政务标准化总体组提出了几项政府办公文档共享的元数据与数据元标准并成为国家标准。表3列出这类标准及其主要作用。
由表3可见，这些标准均从资源共享、资源发现的角度去设计办公自动化系统的元数据与数据元，我国暂缺对办公自动化系统所产生电子文档进行全面管理的元数据方案。
以上列举的10项与政府电子文档数据元及元数据相关的标准，其起草单位都没有文件/档案管理机构或人员，其引用标准暂未见到与档案管理或文件管理相关的规范或标准。仅由此就初步可见这类标准制定中，文件管理的缺位。
以上标准也说明，我国政府办公自动化系统的数据元已经被规范与标准化。数据元是通过定义、标识、表示以及允许值等一系列属性描述的数据单元，也是构建元数据与元数据实体的基本单元。这些标准不仅是我国政府办公系统的电子文档管理元数据必须遵守的，也应是其文件管理系统需要参照的，否则政府的当前信息与归档文件信息就不能共享，更不能与综合档案馆保存的历史文件信息共享。因此，这类标准是我国档案部门、政府电子文件管理元数据方案必须参照的。特别是《GB/T19488.2-2008电子政务数据元第2部分：公共数据元目录》规定了电子政务中的通用数据元，包括人员、机构、位置、时间、公文、金融和其他等各类公共数据元，其涉及的范围更广。表4是我国国家档案局发布的两项征求意见稿中所引用标准的统计。
表4的统计数据说明，被推荐的两项标准均或多或少地考虑到与政府文档元数据格式一致的问题，但仍然具有很大的修改余地，也存在很多发人深省的问题。
3.我国办公自动化系统的元数据方案的建议
由图1可见，办公自动化系统是由电子文档管理系统与电子文件管理系统的无缝整合。无缝整合的含义在于：
①同一机构的两类系统应是联通的，重要电子文档可顺利地流向或导入电子文件管理系统；
②在同一机构内，电子文档与电子文件应支持同一搜索引擎，便于整合与利用；
③电子文档管理系统与电子文件管理系统应相互关联。
在以上三点中，除第一点外，均与办公自动化系统的元数据方案制订相关。受长期以来文档管理与文件管理相互分离的管理格局影响，电子文档管理系统与电子文件管理系统的联通在不少单位还是存在一定困难的，但这个问题比较容易解决，因为它涉及的主要是信息技术问题。后两点更多地涉及信息管理问题，但也要通过信息技术予以实现。
随着机构内资源的整合以及知识管理系统的建设，同一机构内使用统一搜索引擎获取本机构的当前业务信息与历史业务信息已经成为支持决策、提高机构竞争力与社会服务质量的发展趋势，这需要对整个业务信息的资源发现元数据进行规范化与标准化才能达到。建立电子文档管理系统与电子文件管理系统的关联，需要基于业务信息生命周期管理的整体考虑去设计电子文档管理元数据方案与电子文件管理元数据方案。鉴于我国现有电子文件管理元数据方案与政府电子文档元数据标准的制订状况，笔者对我国办公自动化系统的元数据方案制订提出以下建设性意见。
3.1 办公自动化系统的元数据格式的规范化
同一机构内为支持用户使用同一搜索引擎获取当前业务信息与历史业务信息，电子文档管理元数据与电子文件管理元数据在表述上应规范与统一，例如对于时间、人名、标题等描述性元数据。若两类管理系统支持资源发现的元数据表达不一致，如文档管理系统的时间采用年□月□日，而文件管理系统采用日□月-年，搜索引擎又不支持这类转换，文件信息与文档信息的统一搜索就会存在问题。
在这个问题上，文件管理元数据应更多地参照文档管理元数据处理，毕竟文件管理元数据的不少描述性元数据是来自于对电子文档管理元数据的继承。对于办公自动化系统，无论是其中的电子文档管理系统还是电子文件管理系统，GB/T18391的6个数据元的规范与标准以及GB/T 19488.2-2008(电子政务数据元第2部分：公共数据元目录)是具有较高参照价值的。
3.2 国家应当发布办公自动化系统通用管理元数据标准
鉴于我国目前办公自动化系统电子文档管理与电子文件管理相互脱离，两个管理系统的元数据方案设计存在的诸多缺陷，为了保障重要的电子文档归档后不会由于自身携带元数据的不全而导致电子文件的真实性、完整性受损，也为了便于文件管理部门对其数据长期有效的维护，中国标准化研究院应组织相关人员制定我国办公自动化通用管理元数据标准。
通用管理元数据标准是任何机构的办公自动化系统都必须考虑的核心元数据标准。每一个机构都有自身的行业特点与个性化需求，其办公自动化系统的元数据方案设计可以具有自身特点，但必须具有通用管理的核心元数据。
很多发达国家与政府在规范办自动化系统的电子文档/文件管理时都发布了通用管理元数据方案，例如美国新墨西哥州政府发布的《通用管理元数据标准》含有5个元数据表4，表5是对该通用管理元数据方案的归纳。
笔者认为，在通用元数据标准制定过程中必须注意以下问题：
①办公自动化系统通用管理元数据标准应以文档管理与文件管理为整体进行设计，主要涵盖两个子系统的核心元数据；
②起草人员必须包含办公自动化业务前端的文档形成人员与办公自动化业务后端的文件管理人员；
③从办公自动化的业务信息生命周期管理的全局考虑，既考虑到文档/文件信息的利用和对文档/文件自身真实与完整的说明，也注重业务信息数据的长期有效读出；
④合理引用标准。在起草过程中必须合理引用标准，使其涵盖电子文档管理与电子文件管理已有的相关标准或规范。
3.3 电子文档管理元数据与电子文件管理元数据的关联与区别
电子文档管理系统与电子文件管理系统紧密关联，但这两个系统又具有各自不同的管理目标与管理对象，因此是相互关联的独立子系统。正是这种相互联系又相互区别的特点，使电子文档管理元数据与电子文件管理元数据成为两类既具有重叠区域又相互独立的元数据，见图6。因此，在电子文件管理元数据方案与电子文档元数据方案制订过程中必须注意以下问题。
(1)电子文档管理元数据方案应以电子文件管理元数据方案为指导
在办公自动化的信息管理环境中，电子文件管理元数据继承了较多的电子文档管理元数据，若在电子文档元数据方案设计中不注重电子文件管理元数据方案的需求，必然使电子文件管理元数据方案的核心元数据无法捕获。特别是在用于指导系统配置时，办公自动化系统的产品设计更为关注的是文档管理而不是文件管理。因此，在系统配置过程中，文档管理元数据还应当提出更高要求，例如追踪元数据的出处、捕获并随后处理元数据等。
(2)电子文件管理元数据必须遵守电子文档管理元数据的数据元描述要求
其必要性在3.1已经说明。
(3)两类元数据相重叠的区域，若被要求捕获的级别与详细程度不同，电子文档管理元数据应满足电子文件管理元数据的要求。
两类元数据的重叠区域并非具有相同的捕获要求，如要求的强制性程度与详细程度不同。例如，尽管来源元数据为两类系统共同拥有，但对于更加强调记录业务信息生命周期过程痕迹的电子文件管理系统，要比电子文档管理系统捕获的要求更加强烈或数据元的来源也更加具体；也许对于大多数电子文档管理系统，这项要求仅为任选等。
电子文档管理元数据方案设计中，应特别注意吸收电子文件管理元数据方案中的以下类型元数据：
①体现文档证据价值的元数据
对于电子文档管理元数据方案，应具有随电子文档形成和流转过程中的背景信息，确保文档内容的真实性和合法性，避免归档保存后对其文件的凭证性和证据效力存在质疑。如责任者、文档流转的过程痕迹、文档修改痕迹、业务类型、业务行为、行为依据、行为受理时间、行为时间以及电子签名信息等。
②反映文档技术特征的元数据
这类元数据主要反映了电子文档所依赖的技术环境(如数据格式、载体类型等)，是其归档后文件的查看、迁移、更新、维护等工作的依据。
3.4 办公自动化元数据方案制订应具有可执行性
图6 两类元数据关系图
元数据方案的制订是复杂的、专业化的，有时还是技术性的。无论是电子文档管理元数据方案还是电子文件管理元数据方案，其最终目标都需要可执行性。所谓可执行性是指：
①这类元数据方案易于被广大用户理解，其涉及的用户主要有：办公自动化系统终端用户，信息技术管理者，系统供应商及整合者等等。
②使系统供应商或软件制作人员可以将其嵌入到相关系统功能中，并直接面向终端用户供其使用。元数据方案是否可执行的重要一点就在于是否受到终端用户支持，无需他们花费更多时间就可以解决元数据的捕获问题。这类表单正好解决终端用户的这类困扰并使捕获的元数据更加规范化，易于为办公自动化工作人员接受。
随着我国信息化的全面铺开以及基础设施的铺建完善，办公自动化已经成为各类部门、各个机构广为使用的办公工具。在享受工具便利的同时，若失去了被保留文件的信息价值或是保留了也无法保证持续获取，那就本末倒置了。因此，办公自动化系统元数据方案制订的科学性、可执行性就极为重要了。