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摘要：企业当前鉴于社会发展的要求以及其自身发展的需要，逐渐加强了对于档案信息的管理力度，而人事档案作为其所有档案信息中极其关键的一部分，不仅会直接影响到档案管理的整体水平，还可能阻碍到企业对于员工的有效管理。因此，企业必须加强对于人事档案的有效管理，本文结合企业人事档案管理的重要性，分析现阶段企业管理存在的弊病，探讨了企业人事档案管理。
关键词：人事档案；管理；信息化
引言：人才是企业在新时期的发展中最为重要的一种力量，推动人才作用的全面地实现是企业发展必须关注的一项事情，而这项事情的达成则必须借助于对于员工的人事档案管理，所以说，推动人事档案的管理工作对于现代社会需求的满足，是企业当前必须落实的工作。本文下面就从几个方面来谈论一下当前的人事档案管理工作存在的问题，为企业完善此项工作提供有效的切入点。
一、企业人事档案管理的重要性
企业在长期发展过程中经历了无数的变化，不管是经营策略、竞争策略，还是发展策略，而在众多谋略型发展计划中发挥作用的主要因素实际上是“人才”。人才不仅是促进企业对资源进行优化配置的主导因素，同时也是企业一些重大发展策略的决策者，甚至可以毫不忌讳的说，人才就是企业的发展命脉。人事档案作为人才基本信息的记录文件，不仅能直接有效的反应出相应人员的基本资料，同时对于人员特点以及特长等方面都会进行系统而详实的记录，这样一来，不仅可以方便个人去选择一些心仪的企业，同时也为企业挑选适合自身发展策略的人才。人事档案除了提供便利的基本功能之外，还在企业的人才战略部署中发挥着至关重要的作用。
二、现阶段企业管理存在的弊病分析
2.1档案意识浅薄
随着经济体制改革和人事制度改革的进一步深化，以“双向选择”为特征的人才流动日趋活跃，部分人在重新择业过程中档案还长期滞留在原单位或人才交流机构，已解除劳动关系的员工档案却未能“档随人走”。另外，部分传统观念对企业人事档案管理的认识不足，在人事档案管理建设方面没有给予充分的重视，人事档案管理工作往往一人多职，硬件设施不到位，管理不到位，致使档案管理难以标准化、规范化。
2.2企业的人事档案普遍存在着信息不全、材料失真的问题，致使人事档案的管理不能充分发挥作用。一方面，企业不够重视人事档案的具体管理工作，使得履历表、转正表、考核表、职称评审、调动证明以及入团、入党等相关的该有的资料并未完善的存在于档案中，这就造成了档案信息的不完善。另一方面，企业对于人事档案信息的填写要求不够严格、规范，使得其档案中存在着公历及农历生日、曾用名、工作调动、入党材料等的填写存在着极大的随意性，使信息的归档工作变得非常麻烦。
2.3档案利用价值不高
一方面，由于档案材料的不完善，不能客观地反映本人的全貌，使得档案的利用价值相对降低。不重视企业内部的实绩考核，轻视人事档案记录，人为地造成了人员与其档案的两者分离。另一方面，人事档案工作是动态性的管理工作，要不断充实新的内容，增加新的材料。在实际工作中，学历进修、表彰奖励等方面的材料收集不全，难以客观、全面地反映企业员工的真实情况。这些原因都不同程度地造成了企业人事档案利用率的降低。
2.4企业人事档案还缺乏必要的信息化管理水平，而且其管理的手段单一、模式落后，不能够真正地达到对于新时期的档案信息管理要求的满足。一方面，企业目前的人事档案的管理对于计算机的运用还大多存在于简单的信息录入，而没能够切实地从管理的各个环节实现完善的信息化。另一方面，企业对于人事档案信息的录入主要就在于学习及工作经历以及家庭成员等简单的几项，如个人信用、技术专长、业务水平等重要信息则未能涵盖在内。
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三、企业人事档案管理的改革
3.1提高档案管理意识
无论是企业还是员工个人，都应该自觉更新观念，提高对档案的重视程度。首先，企业应该提高对人事档案的认识，增强依法管档的意识，建立健全规章制度，配备专业的人员和设备，把人事档案管理作为企业管理重要的基础工作抓紧抓好，做到材料收集齐全、归档及时准确、管理规范有序。其次，档案管理人员要强化服务意识，强化市场意识，淡化行政意识和行政手段。
3.2完善人事档案基础管理工作
一方面，档案管理人员要针对时代的发展要求对档案设立必要的新项目，并主动地针对这些新的信息项目的填充来向员工进行信息的收集，确保信息的全面性以及即时性。另一方面，档案管理人员还必须积极地做好对于信息的筛选，将填写混乱、表达不清的档案打回，要求相关人员按照规定进行重新填写，并做好对于已完成档案的分类工作。此外，企业还必须全面地推动人事档案工作的开放化，避免档案信息的神秘性，使每一个员工都能够达到对于自身信息的有效把握，并且从意识上达到对于档案资料重要性的认知。
3.3为企业各岗位的人才调配提供助力
人事档案是企业人才信息的缩影，是企业人才调配的最佳的依据和凭证，更是对企业内部各类人才社会实践活动的总结和原始记录，可以说人事档案的完备与否是企业内部人才质量好坏的基本前提和重要的保证。在企业管理者看来，企业人才的各项信息都在人才库里有着详实和严谨的记录，他们的生活作风以及行为品质甚至也可以从中得到许多可量化的指标和参数，合理运用企业人士档案是一个企业能够生存和发展的重要依据；在企业人才自身看来，企业人事档案则并不是一把催泪剑，他们渴望在公正、公平、公义的条件下工作，他们希望自己在工作中的各项表现都会被真实地记录下来，有过则改之，无则加冕，在当今人才稀缺、竞争激烈的商业环境下，企业人事档案的重要性不言而喻。
3.4信息化建设步伐的加快，数字化平台的有效建立
随着互联网的发展以及计算机技术的不断提高，对人事档案进行信息化数字模式的管理必将普及到企事业单位。数字化平台的建立不仅能有效减少由于手工整理造成的失误，同时还能最大限度提高企业对人事档案的利用效率，节省查阅人事档案的时间；其次，信息化以及数字化的实现，还能有效保证人事档案的有序性以及安全性。但是我们都知道，任何事物都具有两面性，这一点放在人事档案信息化进程上面来说也不例外。就信息化平台的搭建来说，数据的录入阶段实际上也是依靠人力来完成，在这一环节也不可避免的会受到人为因素的影响，一旦这一环节出现错误，那么之后的工作都将无法开展；除此之外，所有程序都依靠计算机进行操作，其安全性以及保密性等方面也应给予相应的重视，正确有效地多方面采取措施保证人事档案信息化、数字化建设的质量。
四、结语
经济要发展，企业要强盛，如何确保两者彼此相随、互不离弃是当下企业管理者以及经济决策者们需考虑的问题，从根本并且基础的角度来讲，人事档案管理是十分重要的一环，正所谓：水能载舟亦能覆舟，人才的争夺向来是一个企业最富核心的竞争力，从某种角度上而言财富是有限的，人才却是无限的，因此正视人事档案管理决不能仅仅停留于口耳之间，采取积极有效的措施，例如健全制度以及强化人事档案管理的信息化和网路化程度都是行之有效的措施，有关部门值得效仿。
参考文献
[1]王英. 浅谈企业人事档案管理存在问题及对策[J]. 兰台世界，2013，S2：101.
[2]雷丽园. 现阶段企业人事档案管理现状与建议分析[J]. 办公室业务，2013，10.
[3]赵黎霞. 浅议企业人事档案信息化建设策略[J]. 办公室业务，2013，13
论文作者:王冬莹
论文发表刊物:《基层建设》2017年第7期
论文发表时间:2017/7/12
标签：人事档案论文; 企业论文; 档案论文; 档案管理论文; 人才论文; 信息论文; 人事论文; 《基层建设》2017年第7期论文;