摘要：现阶段，我国的经济飞速发展，事业单位的发展也有了很大的提高。在我国，随着事业单位规模的不断壮大，办公室作为一个内引外联的办事机构，发挥着极为重要的作用。由于办公室日常事务相当繁琐，因此需要不断优化相关管理工作，保证办公室内部各项工作顺利完成，提高与其他部门事务衔接效率，更高质量、高效率的完成各项工作。本文就事业单位办公室管理工作转变策略进行探究，提供一些参考方案。
关键词：事业单位；办公室；管理职能；转变策略研究
引言
办公室作为事业单位内部管理的综合机构，主要起到协调内外、联系左右、承上启下的作用。事业单位办公室的工作千头万绪，作为工作人员，应该坚持细心、耐心、精益求精的工作理念，在新的发展形势下，推动办公室管理职能的转变。
1办公室的基本功能
办公室的功能，也可以称为办公室的职能，是指办公室在社会组织中所扮演的角色及由此产生的作用。
1.1从社会组织整体的角度看，办公室是管理工作的中心，处于枢纽地位
办公室与社会组织内部的其它职能机构相比，虽然都是在领导机构的直接指挥下活动，但其活动内容是为领导决策活动提供建议和意见，处理社会组织的内部事务，包括制定组织活动的各种规则，提供各种保障等。上级的指令要通过办公室传达下去；各个方面的信息，也要由办公室处理和传递。
1.2从社会组织结构的角度看，办公室是社会组织内部承上启下的联络部，处于中介地位
在纵向层级方面，办公室是社会组织中决策层和执行层的中介，是联系领导机构和职能机构的纽带；在横向部门方面，办公室是社会组织中各层级内部沟通的中介，是联系各职能部门的桥梁，通过办公室，各种信息得到集散和有效的开发利用。
1.3从社会组织的外部看，办公室是社会组织通向社会的门面，处于窗口地位
收发文件、外出联络和接待来访，是办公室与其它机构职能的不同之处，办公室的办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范，都在一定程度上代表社会组织的公众形象。
2现在事业单位办公室管理中存在的问题
2.1管理工作的不明确
长期以来办公室日常管理工作都较为繁琐，其包含的内容也非常丰富，如规定标准的完善和落实、各个部门间关系的协调、整理档案、各类的文件下发和通告以及日常事务管理。但很多办公室工作人员把工作重点放在处理日常事务上，因此也造成了办公室岗位设置的任意性和随机性，形成了岗位管理工作在横向和纵向上出现衔接空隙和重叠的现象，并且办公室人员常常缺乏自我工作管理意识，就会出现该管的管不好，不该管的却越俎代庖的情况，不明确的工作范围，严重降低了员工的工作质量。
2.2工作人员素质不高
办公室各项职责的落实归根到底还是要由人来执行，但是我国许多事业单位的办公室人员在专业素养和职业道德上都存在欠缺，既难以从专业化、职业化的角度履行职责，也难以以良好的态度投入到工作中，从而影响了事业单位工作的开展.
3事业单位办公室管理职能转变策略
3.1强化政务管理职能
办公室是一个组织为领导决策和实施决策服务的综合办事机构，是领导的参谋和助手，是工作运转和承上启下、联系左右、沟通内外的枢纽，它在组织中处于特殊的地位，发挥着十分重要的作用。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆办公室的重点之一就是围绕政府决策，强化领导“外脑”和“智囊团”，忠实体现和贯彻领导意图，并发挥好枢纽作用，关注政策在深入实施过程中遇到了哪些新情况，成效怎么样，需要解决哪些问题，通过督查工作搭建与领导思路对接的“直通车”。构建目标明确、责任到位、考核严格、监督有力的督查工作机制，发挥机制在决策落实中对各部门的规范、引导、激励和约束作用。信息是领导实现科学决策的基础，办公室强化信息工作，既是转变职能和工作作风的需要，也是参与政务、发挥参谋和助手作用的重要途径。要深化信息加工，提高信息价值，为领导时刻掌握动态，进行科学决策提供及时、准确、全面和细致的信息服务。一要强化信息为决策服务的时效性。掌握信息报送工作的主动权，会同新闻信息中心借助网络完成非涉密信息的报送、接收、编选和发布等工作，提高快速反应能力，改变政务信息报送滞后于媒体报道的工作局面。二要提高信息质量。坚持“一事一报”，杜绝以领导讲话代替信息、部门工作流水账等低效信息；坚持喜忧兼报，真实反映工作实际。三是强化对各类信息的挖掘和提炼能力。要从不同角度、不同渠道搜寻信息，对各种苗头、倾向及各种建议、意见及时掌握，不断提高对各类信息的鉴别力，并在信息综合加工上多下功夫，为领导决策赢得时间和主动。
3.2完善规章制度，强化监督职能
制度是指要求大家共同遵守的办事规程或行为准则，也指在一定条件下形成的法令、礼俗等规范。在管理工作明确细化的基础上，不断建设完善办公室管理中各项规章制度，充分发挥制度的约束性和刚性。现阶段工作管理制度上的不规范，可以通过其他单位部门较成功制度，结合本部门实践，研究总结，制定符合自身实际的规章制度。完善的办公室管理制度规范不仅能使办公室管理工作发挥应有的作用，还能保障员工的合法权益，约束员工行为。而管理制度规范的实施成效取决其监督效果，监督不力是影响办公室管理制度内部执行效果的关键因素。因此，单位在转变工作管理策略时，应当强化其监督职能，以确保每一个制度规范都施行到位。在加强监管的过程中，办公室首先要明确工作流程，保证有效性与完整性，避免工作问题复杂化。其次要完善激励制度，将考核结果与奖励、任用、升迁挂钩，充分调动职工的工作积极性。同时也要鼓励员工在错误发生时及时上报，勇于承担过失，不得隐瞒、谎报，锻炼员工勇于承担责任的勇气。
3.3拓展传播媒介，做好宣传工作
办公室作为事业单位的喉舌，其宣传工作的质量直接影响公众对其服务质量的评价，因此，办公室应该在新的社会背景下，做好宣传工作，即一方面丰富传播手段，提高宣传的覆盖面，在信息时代，办公室的宣传已经不再限制于“纸上功夫”，而是依赖于互联网环境，基于此，办公室应该积极构建官方网站、微博、微信公众号等宣传途径，保证事业单位信息能够以最快的速度和最大的覆盖面积传播出去；另一方面要重视对事业单位形象的建设，扭转过去那种单一传播信息的工作理念，将信息的传播与单位的形象以及服务的质量联系起来，从而扩大单位在民众中的影响力。
3.4细化工作内容，提高服务水平
精细化管理作为现代管理学的一个重要理念，其在办公室管理职能转变中有着广阔的应用空间，例如在文字工作上，办公室人员要下足功夫，不仅从基本标准上保证文章质量，还要保证会议内容的言之有物，细致准确地表达领导的意见，从而提高辅助领导工作的效果；在会议组织中不仅要遵守工作流程，还要做好细节，从而营造一个细致周到、融洽舒适、简洁高效的会议氛围；在办公室的日常管理中，要从每一个环节、细节入手，在保证工作效率的同时，也应该坚持绿色办公、节约办公，以控制办公室的成本费用。
结语
综上所述，事业单位应当提升员工的职能认知、明确工作界限、完善规章制度、强化监督职能、加强对办公室人员的培训，提高办公室人员的综合素质。工作人员的能力得到改善，那其办公室的管理也会更好。我国事业单位把给人民和社会提供更加优质的服务作为主要任务，而办公室又是事业单位重要组成部分，如果办公室管理转变后的策略能够得到有效的实施，那么对于促进事业单位内部工作的协调与发展是很重要的。
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论文作者:张亚超
论文发表刊物:《基层建设》2018年第15期
论文发表时间:2018/7/11
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