馆藏档案案卷质量优化的思考，本文主要内容关键词为：案卷论文,质量论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
随着改革开放的不断深入，科学技术的迅猛发展，馆藏档案案卷质量优化越发显得重要，它关系到档案的现代化管理，关系到档案信息资源的开发和档案的提供利用。质量就是效益，已成为人们的共识，馆藏档案案卷质量优化不容忽视。
一、馆藏档案中存在的案卷质量问题
1、文件制成材料方面存在的问题：（1）科学技术的不断进步，使档案载体出现了多样化。但综合档案馆纸质载体的档案仍是数量最多、最普遍的档案。有些文件材料使用的纸张质量差，已发黄变脆，老化破损。（2）用纸大小规格不统一，与卷内文件目录、卷皮等不配套， 不但装订时漏页、掉页，而且利用时被磨损。（3）文件的书写、 印制字迹材料质量差。记录、定稿、签署、图表等，使用铅等、红墨水、复写纸等不耐久的字迹材料，有的字迹磨损脱落、扩散褪变，甚至模糊不清。
2、文件材料形成过程中存在的问题：（1）文件材料的内容、书写、体式不规范。如文字表达中逻辑不严、错用标点，造成理解歧义。记录书写时，错字、别字、丢字、造字、字迹潦草甚至无法辨认。漏盖印章和签署，以姓代名，制发时间不详，没有主题词，等等。（2 ）文件材料不齐全完整，不系统。一是文书处理工作中，忽视“账外”文件材料的收集。如会议记录、统计报表、规章制度、调查研究材料、领导或有关人员开会带回的材料等。二是不注重平时归卷，使有些文件材料有正件缺附件，有批复没请示，有印件无定稿，有转发文件少原件。为留在手头使用，一些重要文件散存在有关内部各机构或业务人员手中，随着时间的推移，人员的变动，这些文件便不知去向，以上情况，破坏了文件材料形成的规律和特点，割裂了文件材料之间的有机联系，以致不能系统地反映一个立档单位的历史全貌。
3、立卷归档中存在的问题。（1）归档范围不明确，玉石不分。（2）保管期限划分不准确。一是不同保管期限的文件混合组卷。 二是整个案卷错划保管期限，或宽或严。（3）分类不清，组卷不合理。 不同类别的文件混杂组卷，案卷之间问题相互交叉重合。（4 ）立卷时错划文件的归属年度。（5）卷内文件材料排列不系统；页号编排有误。（6）卷内文件目录填写不规范。对责任者随意简称；文件题名用文种、文号代替；会议记录无卷内文件目录。（7 ）案卷题名漏标卷内主要文件，不能简明确切揭示卷内文件材料的内容，有的多则百八十字，少则几个字。（8）案卷装订时压住了字迹。等等。
二、对馆藏档案案卷质量问题的思考
对于案卷质量的要求，中央、国务院办公厅，国家档案局在建国以来，特别是改革开放以来，相继颁发了一系列明确规定，经广大文书、档案工作者的不懈努力，案卷质量不断提高，但以上案卷质量诸问题，仍程度不同地存在，不能不引起我们的重视和思考。
1、案卷质量是档案基础业务建设的内容，不能低估它的作用。 （1）文件制成材料的质量问题，直接影响档案的寿命， 并增加和扩大档案馆修复、复制，抢救破损老化档案的劳动强度和人力、财力的投入。（2）文件材料形成过程中和立卷归档的质量，关系到档案的鉴定、 整理、检索、保管、利用等各环节。如案卷质量问题，会给著录标引带来一定的难度，使检索渠道不畅通，不利于实现信息资源共享。玉石不分、鱼目混珠，导致总体质量低下，重要档案束之高阁，影响查找概率和开发利用，使不该保管的保管了，该保管的又没有利用好，占用了有限的库房和投入，制约了对档案实体进行科学有序的管理。案卷质量问题的后患，使有的档案馆长期把相当大的精力放在档案重新鉴定、整理上，因欠账太多，周而复始，形成恶性循环。影响档案管理标准化建设的进程，不利于迎接现代化对传统档案工作的挑战，以在最短的时间内实现向档案管理现代化的转变工作。
2、造成案卷质量问题的原因是多方面的：（1）以赤峰市档案馆为例，“史无前例的文革”期间，馆内除一人留守外，其余全部到“五七”干校劳动锻炼。馆藏档案也由永久、长期、短期保管，全部改为永久、定期保存，就连一天档案工作都没做过的炊事员也参加了档案的整理。恢复、整顿时期，又把全部档案重新改为永久、长期、短期（短期卷经鉴定已按国家有关规定办理）保管。（2）近年来，社会的发展， 技术的进步，文件制作的方便快捷等，导致各级档案馆进馆档案数量迅速增加，这为丰富馆藏创造了条件，但也使接收进馆的案卷质量受到一定的影响和冲击。一些机关单位的领导档案意识不强，对其重要性缺乏足够的认识，认为档案工作不是中心工作，可有可无，可缓可急，把眼睛盯在产生经济效益明显的部门和工作上；还有的单位，文书、档案人员变动频繁，甚至达到一年两换；有的文档人员身兼数职，无暇顾及档案工作，只是忙里偷闲；还有的文档人员不懂档案工作的特点，又不注重学习，闭门造车，致使他们的业务素质受到影响，工作缺乏连续性，案卷质量差。（3）文书、档案工作制度不健全、不衔接、不配套， 缺乏制约机制。从文件材料的起草到立卷归档，没有一套完整具体的制约措施。致使有的机关或部门不按程序和质量要求做好文书处理、立卷归档工作，有的集中抽人突击立卷，有的甚至打扫卫生时清理出忘掉的文件，再向档案馆补交、插卷。（4）档案室与档案馆的移交、 接收档案的衔接、协调问题。市地、县级所属的机关单位，基本上由一人同时承担文书处理、档案管理工作。根据这一实际，由档案行政管理部门监督、指导各机关、单位档案室的文书立卷、档案管理工作。随着经济体制的深化改革，核算单位小型化，档案行政管理部门的监督、指导范围不断扩大，有限的三几个业务指导人员要面对成千上百个档案室，市地、县级档案馆接收档案室保管10年左右的档案，主要应检查案卷质量，而档案室定级升级工作考评中，案卷质量却只是其中一个方面，左右不了局势，等等。产生了一些档案室与档案馆移交、接收档案不衔接、相脱节的状况。
3、档案室与档案馆是相辅相承的有机整体。 档案馆是永久保管档案的基地，是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心，是维护一方行政区域历史全貌的记录主体。档案室是为国家积累档案财富的基地，是综合档案馆馆藏档案的主要来源。档案室档案的案卷质量，直接影响到档案馆工作的开展。文件是档案的基础，档案是文件的精华。两者紧密相连，不是孤立的、割裂的。从文件形成到立卷归档，直至永久、长期保存、销毁的发展变化全过程中，分为不同的阶段，不同的环节，每个阶段或环节都是相互制约、相互影响的。只注重档案永久性保存阶段的档案馆工作，近而忽视了文书处理，档案形成阶段的档案室工作，会影响和削弱档案馆重点工作即档案信息资源的开发和档案的提供利用。反过来也制约了包括各进馆单位档案信息资源的开发利用。从而影响了一方档案事业的整体发展。
三、优化馆藏档案案卷质量的几点建议
1、深化改革，依法治档。优化馆藏案卷质量必须从实际出发， 从“根源”抓起，即从文书工作抓起。拓宽视野，打开文书与档案业务分工界限，推行文书、档案工作一体化管理。以《中华人民共和国档案法》为依据，按照档案工作的基本原则，科学地、全方位地对文书、档案工作的各环节推行标准化、规范化、一体化、制度化管理，使之有法可依、有章可循。把监督、检查《中华人民共和国档案法》实施、执行情况与文档管理有机地结合起来，加大宏观调控力度，使之更具权威性，消除各种障碍，营造良好的依法行政环境。
2、充分发挥各主管部门的作用。文书、 档案工作各环节要纳入机关工作目标化管理，建立一套行之有效的制约手段和措施，实行总体控制。明确具体工作人员的岗位职责，健全落实各项规章制度。如文件制成材料质量把关制度、文件的撰制制度、各种文件登记制度、平时归卷制度等等。根据国家有关标准和规定，结合本机关实际情况，具体制定出本机关文件材料归档与不归档的范围、本机关文书档案保管期限表、本机关档案分类方案，等等。并制定出相应的考评方案，与公务员考核、业务人员考评、职称评聘等挂钩，奖罚严明，使案卷质量人人重视、上下齐抓、共同管理、持之以恒。
3、强化档案行政管理部门监督指导、 教育培训的独特优势和宏观管理作用。档案行政管理部门的监督、检查职能，是执法检查、加强文档业务监督指导工作的重要途径和有力保证。（1 ）档案行政管理部门主管的本行政区域的档案工作，力争长期列入本地区人民政府国民经济发展规划或五年计划之中。对档案工作的考核要加入本地区每年人民政府目标管理考核之列。上级党委、政府的重视和支持，有利于强化宏观监督、指导和全面推行本地区档案工作的规划、计划、标准、法规。（2）全面推行标准化、规范化建设。根据国家有关标准和规定， 制定出本地区统一的进馆档案案卷质量标准、检查验收办法及制约措施，并要程序化、制度化。规范档案室与档案馆的关系，把机关档案基础建设同档案馆事业建设衔接起来。监督指导与档案进馆相一致，并通过实施统一的规范标准，促进档案室、档案馆的业务标准总体协调、配套，整体提高。（3）档案定级升级与进馆相一致。 定级升级工作是提高档案管理整体水平、推动档案工作标准化、规范化建设的一个有效措施。在制定的标准上要同档案进馆协调一致。使定级升级单位的档案管理达到了一个新水平，能为将来向档案馆移交完整、规范的档案。这样，避免了升级单位移交档案进馆时重复劳动的发生和因此带来的挫伤升级积极性的矛盾，使档案馆能够受惠于档案室定级升级的劳动成果。（4 ）档案教育、培训要根据机构、人员的实际状况，结合工作中普遍存在的具体问题，进行岗位培训、继续教育、专项代培、现场示范等。注重理论与实践相结合，缺什么补什么，从提高全员的档案业务理论水平、业务技术能力出发，达到教育培训的目的。
4、档案馆要把住案卷质量入馆关， 同时积极开展馆内档案后续鉴定工作。档案室业务建设是档案馆业务建设的基础，档案室与档案馆既分工又合作。档案馆的接收人员要根据进馆规划，主动履行职责，适时深入进馆序列单位，了解入馆中的业务问题，发现问题，及早协商解决。把案卷质量问题解决在馆外，把住入馆档案案卷质量的关口，注意协调与档案室的关系。档案馆要积极开展馆藏档案的鉴定工作。如为解决历史遗留问题的档案鉴定，对已到期的短期和长期保管的档案的鉴定等，并进行相应的整理和销毁，以逐步形成馆藏档案案卷质量优化的良性循环。
5、稳定干部队伍，提高全员政治、业务素质。要保持文书、 档案工作人员的相对稳定，关心他们的切身利益，努力解决他们的后顾之忧。文书、档案人员要树立正确的人生观、价值观，热爱本职工作，培养良好的职业道德，自觉遵守、严格执行各项规章制度和业务建设规范。更新知识，勤奋学习，不断提高自身的政治业务素质和水平，是优化案卷质量的可靠保证。