信息化视角下高校审计档案管理绩效的提升策略研究，本文主要内容关键词为：档案管理论文,视角论文,绩效论文,策略论文,高校论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
高校审计档案被看做是档案管理上的重要组成部分，审计档案的管理绩效直接影响着审计工作的质量，也会对学校的未来发展产生深远影响。但是，由于历史和现实的原因，一些高校的领导和档案人员并未重视此项工作，对它在高校建设与发展中的作用未能给予必要的关注，致使审计工作难以顺利的开展下去。为此，需要切实加强学校的审计档案管理工作，以全面、系统地反映高校审计过程的基本情况。实际上，作为反映审计工作过程、考察审计工作和研究审计历史的关键依据，审计档案被看做是审计监督行为中最真实、最完整的记录，对审计工作的开展、提高财务管理、资产核定和债务清理绩效等起着至关重要的作用。借助高校审计档案管理，能够为摸索高校审计工作的规律提供必要的信息。 一、高校审计档案管理的内容和作用 随着高校教育事业从精英教育向大众教育转变，一种新的教育风潮已经来临。在这一过程中，高校财务管理的风险不断攀升，在招生就业、基础设施建设、材料设备采购等环节出现的腐败案件不断增多。所以，需要进一步发挥高校审计工作的作用，强化其在高校管理中的地位。将传统的工作领域从单一型向多元型转变，不断拓展财务收支审计的范围，在经济责任审计、基建项目审计、效益审计等领域都应有所涉猎，在适应新形势、新问题的同时，实现高校审计档案管理的信息化和高效化。 1.高校审计档案管理的内容。第一，新时期的高校审计档案管理是一项系统性的工作。从狭义的角度讲，这一时期的高校审计档案管理工作需要呈现出信息化的特征，要借助信息科技领域的现代化不断拓展档案管理工作的内容和形式。也就是说，在实现高校审计档案管理工作信息化的同时，要不断加快审计档案管理的现代化步伐。只有在思想上实现“现代化”，才能更好地使高校审计档案管理工作适应信息时要求，才能在思想上真正认识到高校审计档案管理工作的现实性、重要性和时效性。当然，在信息化时代，为确保高校审计档案管理工作更加安全和有效，还应在档案资料收集管理的过程中充分借助现代信息技术，以保证审计档案资料的完整性、即时性和规范性。第二，高校审计档案指的是高校在进行审计监督和审计调查行为中，直接形成的档案，这类档案具有一定的保存价值和实用价值，是各种形式的历史记录的综合。在内容上主要包括以下方面：高校审计工作中的通知书、审计意见书和审计决定等，也包括高校领导的审批意见和审计建议书等，有时也包括移送处理书等审计公文；在高校审计中形成了各类审计报告和征求意见书以及被审计项目的书面意见与审计组的书面说明，同时，也涉及审计报告的各项记录和审计证据等；高校审计方案的制定依据、检查审计意见书落实情况时形成的意见和建议，以及审计决定执行情况的报告以及记录等；在高校审计中呈现出来的各类请示、报告和批示以及会议记录等；与高校审计项目相关的教职工发布的信息以及来访记录等；上级机关针对审计工作形成的各类文件；有关审计工作的各项计划和工作总结以及审计工作报表等。 2.高校审计档案管理的作用。第一，高校审计档案一直被作为查考审计工作的依据与条件存在，在审计工作中必不可少。这是因为，在人们的现实活动中，评判依据与标准是不可或缺的，审计活动的查考与评价都要依据审计档案进行。尤其当整个审计过程的真实记录被完整保存下来时，相关的查考与评价工作就需要以此为基础进行。此外，在高校审计工作中，一些项目即便已经完成，也会遇到质疑与申诉，此时，重新审查就显得十分关键。当然，高校审计档案作为开展审计工作的前提，应该根据相关原始材料与基础数据开展，相关文字材料作为审计档案的前身，在健全审计档案和相关管理制度中，发挥着重要作用，也能够决定审计水平的高低和审计活动的质量。第二，高校审计档案被看做是高校档案的关键组成部分。需要承认，我国高校档案的主要内容都与办学、教育和科研方面直接相关，是这些活动的真实记录。进一步的，高校办学的规模与水平同经济投入之间存在密切关联。而审计工作作为高校经济监督的关键形式和手段，只有不断深化审计才能为高校经济行为进行保护。因此，高校审计档案管理工作是高校档案管理的核心部分。如果能够正确认识这一点，就能够保证我们从学校的大局出发，以全局的眼光，对审计档案进行规范化和高效率的整理。而这被看做是高校审计档案管理的前提条件。 二、高校审计档案管理工作存在的问题与原因 在高校审计档案管理的过程中，将会产生大量的审计信息，这些信息可以以材料的形式成为审计工作的基础。对其中有明显价值的材料进行鉴别和科学合理利用，能够为高校审计档案管理绩效的提升提供一定的保证。但不可否认的是，在高校审计档案管理工作中，还存在一些亟待解决的问题。 1.高校审计档案管理存在的主要问题。首先，高校领导与审计人员对审计档案管理实践的意识较弱，单纯注重审计项目的实施状况，而对文件材料的收集、整理、归档等问题关注甚少。一些人认为，只要出具审计报告和作出审计意见，相关审计项目就告一段落。而对于审计过程中需要处理的大量原始凭证和数据却并不关心，通常采用简单堆砌和归档的方法敷衍了事，未能将审计项目的整理归档活动看做是审计工作的议事日程。同时，一些高校审计管理制度缺位。一些关键的审计部门未能配备审计档案管理人员，人员的工作水平和综合素质也相对较差。一些审计人员属于兼职审计人员，在档案管理方面缺乏技能和经验。在这种情况下，因为审计人员未能经过档案业务技能培训，使其无法认定审计档案的归档范围，对审计标准的认识也十分模糊。结果是，这些工作人员的随意性很大，工作热情较差，审计工作的资料无法保存到安全的空间之中。此外，一些高校审计档案利用的效果十分不明显。实际上，审计档案在高校审计实践中具有凭证作用，属于基础性的材料。可是，有些高校却并未对其给予必要的关注。更为重要的是，随着反腐工作的开展和不断深入，高校审计工作的作用不断显现，与之相关的审计档案的数量也明显增多。在这种情况下，一些高校的审计部门未能认识到档案案卷组成中蕴藏的重要信息，在实际工作开展的过程中未能按照计划进行，相关信息也无法为最高决策层提供参考和参照。 2.高校审计档案管理问题的成因。之所以出现以上问题，究其原因主要体现在以下几个方面。第一，一些高校的审计档案管理工作形同虚设，其功能和职能未能得到充分发挥。对工作中发现和查出的问题，不能及时向学校领导提出改进意见，对制度与管理工作中存在的疏漏未能给出积极的建议和意见；第二，一些高校领导者认为，审计档案管理和审计项目质量之间的关联性有限，未能对此加以应有的重视。而更为重要的是，这样一来，相关责任人自我素质提高的意识和愿望就逐渐削弱，审计工作的质量也难以保证；第三，在审计项目完成之后，一些审计人员未能对相关信息和资料进行整理和收集，一些重要的资料未能得到及时的补充，影响了审计绩效的提升；第四，一些高校未能专门配备专职的审计档案管理者，审计档案通常以项目为单位进行。在往常的工作中，审计人员大多都能够注重法律、法规和业务素质水平的提升。但是，在特殊的环境中，就会因审计认识较差而导致审计质量处于较低水平。 三、提升策略 随着信息技术与计算机网络技术的快速发展，高校审计档案管理工作也应顺应时代要求，通过多种途径和形式提升其管理绩效。在前文分析的基础上，笔者认为，为实现审计档案管理绩效的提升，需要强化审计档案资源的开发和利用，推行现代化审计信息存储方法，充分发挥现代信息技术在审计档案管理中的作用，树立和强化正确的审计档案管理的信息意识。只有这样，才能促进高校审计档案管理信息化建设工作的顺利开展和可持续发展。 1.强化审计档案资源的开发和利用。高校审计档案管理工作除了要保证正常的审计工作的开展外，还应进一步对档案资源进行开发和利用，为实现这一点，要求高校审计机构的工作人员和档案管理人员对审计档案管理形成正确的认识，全面树立档案管理的正确的服务态度与责任意识，以促使审计档案管理的绩效持续提升。当然，要认识到，高校审计档案具有一定的保密性，在开发和利用的过程中要把握好“度”外，高校审计档案管理还应以现代信息技术为依托，不能拘束于纸质档案的管理，否则将顾此失彼，降低档案管理绩效。为此，建议高校审计部门和档案管理部门开通电子邮箱、建立网页、通过电子办公和微信办公的形式，提高高校审计工作的绩效和审计信息的质量。 2.推行现代化审计信息存储方法。经验表明，审计范围的扩大会直接促使审计工作量的加大和审计成本提高。而为了提高信息化视角下高校审计档案的管理绩效，需要对审计资源的有限性形成正确认识，以便能够在“成本效益”原则下，不断适应时代发展的要求。为此，本文认为，在信息化管理与电算化财务的前提下，要推行现代化审计信息存储方法，重点对内部审计和监督管理部门的职能进行发掘。使之能够紧跟信息化的脉搏，让更多审计人员和档案管理人员能够灵活使用计算机、互联网络和各类审计软件，只有将这些信息化的手段应用到高校审计档案管理实践之中，才能实现审计技术和方法的创新，才能建立起相对良好的审计信息管理体系。同时，要不断强化审计理论研究和实践，将实际工作中产生的好的经验和做法不断总结和提炼，达到“理论指导实践，实践丰富理论”的效果。此外，在审计方法上，高校审计档案管理人员还应进一步改变以往集中审计的范式，充分借助审计工作的经常性、及时性等特征，全面推行日常审计，事前、事中、事后审计等，使信息化辅助审计能够得到应用和普及。 3.充分发挥现代信息技术在审计档案管理中的作用。为适应社会发展与经济监督的需求，在信息化的背景下，高校审计档案管理管理工作需要向自动化与计算机辅助化的方向发展，使审计技术能与现代信息技术相结合，不断提高审计工作的效率与质量。为此，需要以信息化为依托，改进与提高审计档案管理的水平，最大限度地发挥现代信息技术在审计档案管理中的作用，保证高校审计档案管理工作向着信息化的方向发展。比如，在当前时期，高校的审计档案管理与利用工作要进一步借助电子文件数据和纸质档案的形式完成同步归档，无论是专业的审计档案管理人员还是兼职人员，都要将相关信息和材料输入计算机或者存储于“云端”，借助大数据和云计算技术，把纸质文档编排为电子文档，存储于安全级别较高的介质之中，方便利用者准确、快捷的查询和使用。 4.树立和强化审计档案管理的信息意识。随着信息技术的发展和移动互联网技术的进步，高校审计档案管理工作需要不断借助新的技术和观念，最大限度地解决数据存储问题和数据处理问题。为了实现这一点，要求审计人员在履行审计职责的同时，树立和强化正确的审计档案管理的信息意识，对出现的审计人员的失职行为，坚决提起复议与诉讼，在社会构建一种提高高校审计档案管理质量的热潮，不断提高管理要求。当然，在这一过程中，要时刻注意审计工作的独立性特征。为保证审计信息的真实性、可靠性，可以借助相关渠道向国家相关方面反馈具有规律性、倾向性和普遍性的问题，通过提出合理化建议，为我国的经济调控与宏观经济决策的提供有价值的参考依据。此外，高校审计机构中的审计人员还应时刻认清审计在高校管理工作中的地位和位置，全面树立监督和服务并重的审计档案管理观念，以高校的中心工作为基础，通过档案管理工作绩效的提升，强化高校的社会效率与经济效益。 随着我国审计事业的不断繁荣和进步，与之相关的各项工作也逐步走向正轨，审计方式和内容也发生了改变，从单一的财务收支审计正在向多渠道的经营审计、管理审计和绩效审计的方向发展。更为重要的是，高校作为我国重要的社会组织，其审计工作更是会对其发展产生直接和深远的影响。为此，需要按照学校实际情况，对其财务收支和经济责任等进行审计，对其预算执行情况进行审计。以保证能够在信息化的今天，不断提高高校审计档案管理的绩效。标签：档案管理论文; 审计软件论文; 信息化管理论文; 审计质量论文; 审计计划论文; 工作绩效论文; 绩效反馈论文; 审计方法论文; 管理审计论文; 工作管理论文; 大学论文;