管理信息系统在服务备件库存管理中的应用探析，本文主要内容关键词为：探析论文,备件论文,管理信息系统论文,库存管理论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
cdoi:10.3969/j.issn.1674-4993.2011.07.020
随着科技的发展，新技术得到了普遍的采用，各个企业间产品的技术含量差别缩小，目前企业间的竞争已经进入了服务竞争阶段。良好的售后服务能为企业赢得良好的声誉，从而赢取更大的客户源。美国咨询公司Aberdeen Group所作的调研表明，售后服务和配件所占的利润达到40％，总体上比产品的销售利润高出25％到1000％。在售后服务中有几个重要因素决定了客户服务水平：满足承诺的交付日期的能力、履行订单的准确性、库存物品信息的便捷查询等，而这几个方面都与备件的管理水平有着很大的关系，因而企业的经营者越来越重视备件的管理。
1 备件管理信息系统
管理信息系统(Management Information System，MIS)的定义是一个以人为主导，利用计算机硬件、软件、网络通信设备以及其他办公设备，进行信息的收集、传输、加工、储存、更新和维护、以企业战略竞优、提高效率为目的，支持企业高层决策、中层控制、基层运作的集成化的人机系统。它已经发展成为一门完整的学科。
备件管理信息系统是一套对设备备件的基本信息、采购、库存、领用、处理等进行全面管理的信息系统。备品备件在生产过程中占用了大量的流动资金，备件管理也消耗了企业的大量资源。备件管理系统的主要任务就是对备品备件进行优化的管理，能够对库存数量进行限量管理，不足时及时发出警报，提醒相关人员及时订购，储存过多时，提醒主管人员谨慎审批。
在服务备件管理方面，企业面临着：如何有效控制备件的成本控制？如何管理备件库存？如何进行备件损耗与错发控制？如何控制备件运输成本？如何提高备件命中率？如何设立备件安全库存值？如何设定备件返修流程等等。作为企业管理信息系统的一个重要组成部分，随着计算机技术、网络技术的发展，备件管理也发生了质的飞跃。
比如作为国际知名的大型集团企业的海尔集团，一直追求管理思想的不断创新和业务流程的持续改进。海尔完成了顾客服务运营流程体系再造第三期工程，通过整个备件系统联网，实现库存的可视化和备件管理的自动化，整合备件管理流程，提高了备件供应链运作效率。信息管理系统的应用实现备件操作扫描处理、系统预测和自动补库等功能，保证信息流和物流的同步。
2 各类管理信息系统在服务备件库存管理中的应用
传统意义上的库存是指处于储存状态的物品或商品，而目前库存有了更广阔的含义，APICS词汇中对库存的定义是：“以支持生产、维护、操作和客户服务为目的而存储的各种物料，包括原材料、维修件和生产消耗、成品和备件等”。
库存的主要作用包括：
①缓冲作用
由于供求不平衡以及预测误差的存在，企业为了稳定生产和销售，必须准备一定数量的库存以避免市场震荡，为了确保交货期也必须预先库存一定数量的物资。季节性或阶段性库存可以减轻生产高峰期的工作负载，弥补生产负载的不足。此外，库存还可以产生批量效应，提高生产效率，通过批量订货降低采购成本。
②联合作用
生产过程通常是由相对独立又相互衔接的生产工序组合而成，各个工序的生产批量并不一定相同，正是由于维持了库存才保证了生产的连续性，使各个工序组合为一个整体进行生产。
③连接作用
根据生产过程中上道工序与下道工序的主动和被动关系，生产方式分为拉动式(下道工序根据需要承接上道工序的加工工件)和推动式(上道工序主动将工件送到下道工序进行加工)。理论上，这两种生产方式都可以实现零库存生产，但在现实中却是难以实现的，通常是两种生产方式并存，库存在两种生产方式之间起到连接作用。
从最早提出的库存管理到目前的现代库存管理，库存的内涵越来越广泛，重要程度越来越明显。随着市场高度客户化环境和电子商务技术的发展，库存管理技术必将进入一个全新的阶段。库存管理的最终目的是要确定一个最优的物资储备量，使得库存系统在保证生产消费的同时获得最佳的经济效益。因此企业必须针对企业内不同存货类型选择相应的库存管理系统。
2.1 JIT系统中的库存管理
准时生产方式(Just In Time简称JIT)，JIT不仅作为一种生产方式，也作为一种通用管理模式在物流、电子商务等领域得到推行。JIT系统代表了一种全新的库存管理和控制的现代管理思想，其基本思想是以市场为中心，根据市场需求来组织生产。JIT由市场需求开始，订单—产成品—组件—配件—零件—原材料—供应商。JIT系统给库存管理带来了一场革命，它把物流、商流、信息流合理组织到一起，成为一个高度统一、高度集中的整体，体现了以市场为中心、以销定产、牢牢抓住市场的营销观念。JIT系统使得生产活动组织严密，平滑流畅，大大降低了库存，节约了企业的运营成本。JIT又称为零库存管理，它所追求的境界是在需要的时候准时地生产出需要的产品和零件。JIT目标的实现要通过多年的生产系统的调整和改善才能达到，在具有较少的产品选择、工艺变化和产品组合变化的生产环境中，JIT技术在库存管理中很有效。因此JIT技术适合于具有稳定的环境、重复生产的生产企业，并且适用于短期生产计划与控制。
并不是每个企业实施JIT系统都能获得成功，JIT的实施有以下几点前提条件：
①对柔性生产系统的投资。JIT系统的实施，要求改进传统的流水线生产模式，要求用小型多功能的机器代替传统大型昂贵的专用设备。
②对信息系统的投入。要对市场需求做出快速反应，必须与供应商、顾客及其他方面保持良好的即时信息交流。在各方面建立快速、有效的信息交流系统，对市场的变化做出快速反应，使各方更密切地合作，因而对信息系统的投入是保证JIT系统顺利实施的关键。
③对人员培训的投入。JIT系统的特点在于其快速的可变性。可变、快速的转换需要人来实现，因此训练员工使其具有处理各种问题的多种技能十分重要。如海尔集团于1999年建立海尔大学，使之成为海尔集团专门为培养出国际水平的管理人才和技术人才而为内部员工兴建的培训基地。
④JIT系统要求与供应商的物理距离较近。JIT系统追求的目标是使制造商达到零库存，但是制造商的库存并非凭空消失，而是转变为供应商的库存。按照JIT系统的要求，制造商的库存很少甚至没有库存，只有收到产品订单才发出材料或零件订单进行生产，因此需要各材料与零件供应商能快速、小批量、高频率送货，这就要求供应商必须在物理距离上与生产厂商保持较近的距离。
⑤JIT系统要求选择少数合适的供应商并与之保持良好的关系。首先，JIT系统下选择少数合适的供应商是非常必要的。一旦选定某种原材料的供应商，就将与其保持长期稳定的伙伴关系，同时，对应每种原材料，最理想的供应商也是唯一的。这种做法一方面增强了制造商与供应商之间的关系，便于双方协调生产；另一方面与供应商长期伙伴关系能保证产品质量和配送持续一致。
⑥全面质量管理。全面质量管理是JIT系统的重点，只有供应商保证了零部件的质量，才能免除生产商的验货环节，节省验货成本和时间。
综上所述，在生产中要成功实施JIT系统，除要满足JIT系统自身种种的限制条件外，还要克服由于我国国情所限而带来的其它困难。海尔集团是国内首家采用JIT这种管理方式的企业，并且成功的将其融入其后发展起来的新的管理系统中。
2.2 MRP系统中的库存管理
MRP是物料需求计划(Material Requirement Planning)的简称，是以物料计划人员或存货管理人员为核心的物料需求计划体系，它的涵盖范围仅仅为物料管理这一块，目前已成为世界上运用最普遍的一项现代计划管理技术。MRP在20世纪60年代初由美国创建，60年代中期得到美国会计师协会肯定，并向全国推荐。MRP的主要原理是优先级计划和供需平衡。MRP是为了解决长期困扰企业的“产供销严重脱节”问题而产生的。它通过以时间为坐标的产品结构模型，集成了企业内部销售、生产、采购这企业三大主要业务部门的需求与供应信息，解决了产供销脱节的矛盾。
MRP在库存管理方面也有一定的适用范围，主要适用于成批生产加工装配型的企业，特别适用于根据订货进行生产或生产不稳定的成批生产。在能力约束不十分严格的条件下，MRP在库存管理方面也十分有效，即使具有数千种物料项目，它也能进行有效的追踪和控制。在中长期，MRP可对物料信息有效地处理。
2.3 MRPⅡ系统中的库存管理
20世纪80年代，物料需求计划扩展成了一个范围更为广阔的对制造业企业资源进行计划与安排的方法，即制造资源计划MRP Ⅱ(Manufacturing Resources Planning)，简称MRP Ⅱ。MRP Ⅱ主要任务是为了解决一个困扰企业的难题：“财务数据和生产数据对不上号”。MRP Ⅱ针对财务和业务脱节的问题，通过具有成本属性的产品结构，赋予物料以货币价值，实现了资金与物料静态信息的集成。MRP Ⅱ与MRP即相比扩展了生产资源计划范围，根据市场需求预测和客户订单以及营销、财务、制造能力确定主生产计划，然后对产品进行分解列出物料清单，再按物料独立与相关需求理论决定基术零部件和原材料的不同需求，从而确定物料的采购品种、数量和时间。它是在MRP基础上发展起来的应用于生产和库存控制方面的一种先进的管理思想和方法。
库存管理是MRPⅡ的思想精髓，MRP Ⅱ在库存管理方面的重要作用在于以下几点：
①可使得库存投资减少到最小限度。一般可降低库存20％至30％。
②可使库存损耗大大减少。一方面由于库存降低，库存损耗也随之降低；另一方面由于MRP Ⅱ准确记录库存，实行周期盘点法，能够及时发现造成库存损耗的原因，并及时予以消除。
③降低采购成本，提高采购效率。资料表明，使用MRPⅡ可使采购成本降低5％，通过采购计划和供应商建立长期稳定的合作关系，大大提高采购效率。
④可以对每项物料预测未来的库存状态信息。
⑤库存控制是面向生产作业的。MRPⅡ遵循“以销定产”的原则，要求生产计划必须有可靠的市场依据，反对盲目生产和采购。
⑥强调需求、库存储备和订货的时间性。MRPⅡ以满足市场需求、提高客户服务水平为宗旨，以按时供费和缩短交货周期为原则。
2.4 ERP系统中的库存管理
在经济全球化时代，仅有企业内部的信息化管理是不够的，要把信息集成的范围扩大到整个供应链，为了解决这个问题，ERP应运而生。ERP是在MRP Ⅱ的基础上通过前馈的物流和反馈的信息流和资金流，把客户需求和企业内部的生产活动，以及供应商的制造资源整合在一起，体现完全按用户需求制造的一种供应链管理思想的功能网链结构模式。ERP强调人、财、物、供、产、销的全面结合、全面受控制、实时反馈、动态协调、以销定产、以产供求、效益最佳、成本最低，流程式管理、扁平化结构，是企业物流、资金流、信息流和知识流相结合的全面的企业管理工具。
在ERP系统中，库存管理是非常重要的一项内容。传统意义上的库存管理通是指的物料的进、出、存业务的管理，这种理解在ERP中是不完善的。ERP系统中库存管理工作应该包括物料的存储、收发、使用及计划与控制等相关的方面。库存的目的是为支持生产、维护、操作和客户服务而存储各种物料：包括原材料、在制品、维修件、生产消耗品、成品和备件等。在ERP系统中库存管理业务主要包括物料的代码管理、入库、出库、调库、盘点、库存分析等方面，ERP系统对这些业务进行有效控制和管理以达到降低库存、减少资金占用，避免物料积压或短缺现象，保证生产经营活动顺利进行。
很多企业投入了无法计量的人力物力财力推进ERP，然而留给它们的却是痛苦和无奈，而导致这种现象的原因是多种多样。总结多年的管理经验，借助先进的信息技术，海尔发动了一场管理革命，探索出一套市场链管理模式：以市场链为纽带，以订单信息流为中心，带动物流和资金流的运动。JIT和ERP管理思想和系统被成功地运用于这个管理模式。海尔集团售后服务体系下的备件库存管理系统正是这种管理模式的一个重要组成部分。
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