郝丽娜
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【摘 要】档案资料是工程建设的全部真实记录，做好建设工程档案资料的收录、编撰、管理和使用，使档案资料达到全面、完整、规范、通用，对于建设项目的顺利进行和项目建成后顺利地交付生产、使用以及为工程项目将来的维修、扩建、改造等都有着十分重要的作用，档案资料管理工作已成为项目管理的一项重要内容。本文分析了工程项目档案资料的分类分项，探讨了工程建设项目的档案资料管理现状及方法。
【关键词】工程建设；项目；档案资料；管理方法
在以往的工程建设过程中，相当一些建设项目只偏重于工程项目的施工现场管理，而忽视对工程档案资料的积累和整理，一些项目虽然在项目建成后形成了一定的档案资料，但深度和广度不够，也达不到规范、通用的标准。更有甚者，工程项目资料收录不全，出现问题时往往极难查到所需的记录、数据；亦有工程档案资料存放在个别人员手中，随着人员调动和时间推移，丢失、带走的情况时有发生，种种情况，都将造成档案资料使用者花费不少精力和时间，甚至带来不应有的经济损失和浪费。
一、工程项目档案资料的分类分项
建设项目档案资料分类分项力求简明、通用、方便。档案资料可分为：
1.工程综合类文件
（1）主管部门为建设项目的各种批复文件，如项目建议书、可行性研究、初步设计、方案变更、概算调整、开工报告等。
（2）企业开办文件，如建设单位开办批件、项目建设领导班子组成及变更批件、企业开办证、法人执照、企业营业执照、企业纳税执照等。
（3）工程建设有关的各种会议记录和纪要，如建设单位、调度会议、协调会议、专题会议等。工程建设总体计划、年度建设计划、季度建设计划。建设项目银行评估文件、资金长期短期借款合同或协议、各种借款担保书、资金计划及使用
情况。工程勘查合同、工程设计合同、储量升级或补充勘探合同。
（4）工程招投标资料，如施工队伍考察报告、工程项目招标通知、招标标书、标底、投标书及评标结果、中标通知书等。
2.工程项目设计资料。厂址选择报告；项目建议书；建设方案论证资料；初步可行性研究、可行性研究报告；初步设计及补充设计文件；施工图设计及补充、变更设计资料。
3.工程设备。建设项目所用各种各类设备说明书、样本、装箱文件；各种各类设备随机附图；随机备品备件、易损件目录及附图；随机工具及专用工具资料。
4.工程施工与质量监督、工程建设监理。工程项目施工组织设计；设备电器检验、测试、安装、试运行记录；质量监督、建设监理实施大纲；工程建设质量事故及处理记录；建设工程项目质量评定资料；质量监督、建设监理工作总结。
5.建设工程概、预、决算。初步设计概算书；施工图设计单项工程预算；施工企业、建设单位单项工程预算；工程修改、变更修正预算；工程结算资料；工程决算及固定资产形成记录。
6.竣工验收。竣工验收报告；竣工验收文件及有关资料；结构、水电、消防等单项工程验收证书；工程验收证书。
二、工程建设项目的档案资料管理现状
1.档案归档不及时，质量存在缺陷。工程建设参建单位多，且工期长、人员变动大，各单位对建设过程中形成的资料也未及时收集和妥善保管，档案管理与工程建设不能同步进行，因此，档案资料成套性差，准确性、完整性不够。
2.重纸质文件归档，轻电子归档。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆在基建工程建设过程中，参建单位收集工程建设过程的纸质资料进行归档时，大部分资料员认为没有必要归档电子文件，在收集的过程中也没有保存电子文件。
3.利用档案意识差，档案利用率低。往往归档的档案存放在档案室，遇到问题有些部门没有想到利用档案来解决。而档案部门也没有对项目档案实现信息化、网络化管理，达到资源共享。
三、工程建设项目的档案资料管理方法
1.工程文件转化为档案应具备的条件和质量要求
（1）工程文件转化为档案应具备的条件。工程档案是工程在前期、实施、竣工验收等各建设阶段过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。不是所有的工程文件都是工程档案，只有那些具有保存价值的工程文件，经过认真的鉴别、整理、立卷才成为工程档案。工程文件转化为档案要具备两个条件：一是办理完毕；二是有考查利用价值。
(2)归档资料的质量要求。凡是反映与工程建设项目有关的重要职能活动，具有考查利用价值的各种载体的文件，都应收集齐全，项目文件资料在经过鉴别、分类、整理后，加盖归档章、编制档号、装入档案盒，在档案盒上填写案卷名、档号、盒号，填写备考表，编制案卷目录、卷内目录，形成工程建设项目档案。归档的工程文件一般应为原件，如果无法使用原件，应在复印件或抄件上加盖公章并注明原件保存处；工程文件应采用耐久性强的碳素墨水书写；工程文件应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备；复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合存档质量的要求；工程文件中文字材料宜为 A4（70g）幅面；图纸宜采用国家标准图幅；录音、录像文件应保证载体的有效性（3-5 年应重新翻录以防消磁）；长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。
2.及时取得上级业务部门的指导和支持。在施工刚开始时，项目建设指挥部即与市城建档案馆取得了联系，并取得了业务主管部门的支持，在项目的建设过程中城建档案馆的业务部门多次莅临工地对工程项目档案资料的收集整理工作进行指导，提出了许多宝贵意见，及时纠正了资料整理过程中出现的一些问题，使资料归档完全符合规范要求。同时，在整个施工过程中，积极取得工程质量监督部门的指导，对归档资料的内容进行严格把关，使其符合要求，最终使归档资料的规范性得到可靠保障。
3.加强制度建设，规范档案管理。完善制度，建立工程建设档案管理制度，对组织体系、职责、考核，以及文件材料的收集、归档、整理、移交等流程都有明确规定，实现档案管理规范统一、有章可循。
4.档案资料整理应与工程建设进程同步。资料整理与工程建设同步，是确保工程档案资料准确和完整的基本保证。因此，项目法人对工程档案资料管理可采取下列措施：一是签订有关合同协议时，同时提出档案资料归档要求，对档案资料的份数与质量、准确与完整度、移交工作做出明确的规定。二是在检查工程进度及质量的同时，对档案资料的收集整理情况进行检查。三是在进行前期验收时，对归档的资料进行初步验收，发现问题及时进行沟通和整改。四是在竣工验收前，专门抽调各相关单位负责，组成档案资料归档小组，档案资料管理的专职人员按照专项验收的有关规定要求，集中进行整理归档，以保证符合验收要求。
5.纸质与电子档案同步管理，改变存储和利用方式。要加强电子档案的管理，实现纸质档案与电子档案的同步管理，真正实现档案资源共享，为工程建设管理服务。
6.加强队伍建设，提高业务素质。要加强业务培训，首先，是档案业务、工程专业基础知识的培训，使档案人员对工程文件的形成、收集、整理、归档有明确的认识，懂得工程施工流程。其次，对工程技术、参建单位人员进行档案知识培训，提高其业务素质和专业技能，使他们掌握档案方面的有关规定和要求，督促相关人员严格按标准执行。
工程资料管理是保证工程质量与安全的重要环节，是工程施工管理程序化、规范化和制度化的具体表现，形成的工程档案是反映工程建设成就、施工过程、施工质量的原始凭证，是今后对工程管理维护和运行的依据，其资料应当真实地记录和反映工程建设的全过程。因此做好工程档案管理工作意义重大。
参考文献：
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[2]蔡宜军．新机制带来新气象［J］．载中国档案，2012（11）．
[3]胡鑫磊，等． 浅谈施工阶段监理资料管理［J］． 天津市政工程，2011，1（3）：1041－1045．
论文作者:郝丽娜
论文发表刊物:《低碳地产》2015年第17期
论文发表时间:2016/8/17
标签：工程论文; 档案论文; 档案资料论文; 文件论文; 工程建设论文; 资料论文; 工程项目论文; 《低碳地产》2015年第17期论文;