对企业档案工作的思考，本文主要内容关键词为：档案论文,工作论文,企业论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
1995年，河北省企业改革的重点是，推进以建立现代企业制度为目标的国有企业改革，抓好以国有大中型工业企业为重点的现代企业制度试点。随着试点工作的不断深入，国有企业的管理无论是外部环境还是内部结构都发生了深刻的变化，这些变化给企业档案工作带来了一定影响：(1)档案行政部门如何适应企业改革的形势， 既不对企业档案工作进行直接的行政干预，又要抓好宏观调控，引导企业档案工作健康发展，把宏观管理与微观管理有效地结合好；(2)专业主管机关将不再是企业的“婆婆”，依靠专业主管机关对企业档案工作行政命令式的管理方式和方法，将随企业改革的不断深入而不再有效；(3)企业的档案管理将发生变化。如股份制企业成立后，企业如何建立适应现代企业制度的档案管理体制，原已实现集中管理的企业档案要不要再分到股份制企业中去，今后应如何理解和执行集中统一管理的原则。现在，许多企业的机构都进行了精减，档案部门作为企业独立的部门已不多，有的将档案部门归入厂办或党办，有的归入劳动人事部门，有的归入技术部门；(4)破产、兼并企业的档案应如何处置；(5)许多企业档案部门认为《档案法》和《实施细则》内容太原则，它不能约束一般的违法行为，档案行政部门对一般的违法行为也无法处理。这些问题，亟需研究解决。
一、深化企业档案工作改革，建立适应市场经济条件下的企业档案管理体制
深化改革，就是要针对过去管理体制和管理方法中的不足和弊端建立适合现代企业档案工作发展的新型管理机制。
档案行政部门要转变职能，加强三个机制建设。第一、宏观调控机制建设。工作方法上应该从直接面向企业的具体管理中解脱出来，转向依法治档为核心的间接管理，主要抓档案立法与执法监督，抓计划协调，抓规范标准的制订与组织实施，把一些具体的技术指导工作逐步从档案行政部门的职能中分离出去，在企业间成立档案工作协会，作为沟通企业档案工作与行政管理部门的桥梁，联系企业之间档案工作的纽带，通过这个渠道为企业提供业务咨询和指导；要调整并适当收缩管理范围，做到分层次、分重点，把重点应管好的要坚决管住管好。分层次就是按照所有制的性质将企业划分为国有、集体、私营、外资四种形式，重点要管好国有大中型企业的档案，其它的只管住对国家社会有保存价值的档案不受损失即可。分重点，就是对涉及国家安全、国防尖端技术的企业（这类企业不搞股份制）和公有资产股必须达到控股的产业（能源、交通、通信等垄断性较强的企业）要坚决管住管好。其它行业的企业，只加以引导即可。第二、制约机制建设。制约机制建设，关键是改变档案工作在档案系统内部封闭循环运行的业务模式与管理机制，将档案管理纳入有关专业、技术管理的工作职能、范围、程序之中，纳入相关的法规之中。第三，效益机制建设。档案行政部门要引导企业档案工作为企业转机建制、增创效益服务，通过开发档案信息资源和提供信息服务，密切与企业的关系，同时也使企业档案部门在服务中创效益，求发展。
作为政府的职能部门——专业主管机关目前也正处在体制改革、转变职能的过程中。《全民所有制工业企业转换经营机制条例》明确规定：政府部门应当“为企业决策和经营活动提供信息、咨询服务”。而目前专业主管机关所保存的单一档案这种信息是难以满足这一要求的。这就要求专业主管机关的档案工作朝着建立行业文献信息中心的方向努力，将图书、资料、档案、情报等工作紧密结合，走一体化管理道路。此外，按照《河北省国有企业财产监督管理实施办法》第八条第一款“企业主管部门可以为企业监督机构”而批准为国有资产监督机构的专业主管机关，应该依法对所监督企业的档案资产进行监督，确保档案不受损失。
二、从企业实际出发，根据企业不同性质采取相应的管理体制和管理方法
唐山钢铁集团是由唐山钢铁集团公司、唐山钢铁股份有限公司、二十二冶、唐山冶金矿山机械厂、唐山焦化厂组成的。其中的唐山钢铁集团公司和唐山钢铁股份有限公司是由原唐山钢铁公司进行“主辅分离”后成立的两个独立法人单位。该集团内的紧密层企业可以说是企业档案管理的“国家队”。唐钢、唐冶是国家一级档案管理企业，二十二冶、焦化厂是国家二级档案管理企业。由于各企业档案管理基础较好，所以集团成立后，档案管理很快就理顺了。集团明确了由唐山钢铁集团公司代集团行使管理档案工作的职能（集团不设内部机构，只有一个办公室），对紧密层企业档案工作负有监督指导职责。在档案的管理上，唐山钢铁集团公司信息档案处负责保管唐山钢铁股份有限公司和本公司、集团形成的档案；其他企业各自保管本企业的档案。唐钢的股份制企业档案管理体制方法，我们认为是有生命力的，因为它符合了企业改革的方向。今后，国有企业的改革都会走向“主辅分离”这条道路，生产主体分离出来后，就是要提高生产效率，不会再走过去的企业“办社会”的老路，搞内部的大而全管理。股份企业的档案由其“母公司”代管符合了新形势的要求。
在当前形势下，企业档案管理体制应区别不同情况，采取不同的体制。(1)企业集团，应坚持集中统一的管理原则，在档案管理上， 实行分层次的综合管理。这里“集中统一管理”是指集团要统一档案管理制度，档案工作实行统一领导。但在档案实体管理上，不应采取集团集中管理，而应采取分层次的综合管理，即以集团内的各企业在自身范围内的综合管理。(2)股份制企业档案实行“母体”代管制。 从我们调查情况看，企业进行股份制改造时，都是将产供销分离出来，作为主体成立股份制企业，股份制企业与“母体”都在同一厂区，有着千丝万缕的联系，为实行代管制创造了条件。同时，代管制也符合精干主体的原则。(3)未进行改革的企业，还应继续实行集中统一管理。 但档案部门归属于企业哪个部门，由企业决定，我们不干涉。
三、要处理好兼并、破产企业档案的归属
兼并、破产企业都面临着企业产权转移这一问题，这就出现了档案如何处理的问题。现在我国是多种经济成份并存，如果兼并是在国有企业之间进行，档案的国有性质不会发生变化。如果私营企业兼并了国有企业，档案的归属，应该有明确的规定。破产企业又涉及到资产的评估，档案算不算资产，如何处理，也有待明确。现在有人认为一个效益好的企业兼并另一个企业或收买一个破产企业，只要它付出了“货币”，企业全部财产当然归购买者所有，其中当然包括档案。更何况兼并是经政府有关部门同意，收买破产企业是经过法律程序而完成的。也有人持不同意见，认为档案不能随产权的转移而转移，特别是国有企业的档案应归国家所有，不能买卖。其根据是《档案法》第十七条规定和《实施细则》第十八条规定。但《档案法》对兼并、破产企业的档案的处理没有涉及。
四、建立企业档案协作组织，是企业档案工作自我发展，自我完善的好形式
建立企业档案工作协作组织是转变政府职能的有效途径。它可以减少政府部门对企业的干预，同时，又可以密切企业与政府之间的联系，起到了桥梁和纽带的作用。档案协作组织还可以为企业间交流档案工作经验创造条件，使档案人员走出自我封闭的小圈子，学习先进经验，增长知识。它的组织形式可分为两种。一种是行业性的，一种是行政区域内组建。行业性协会优点是，各会员单位档案业务相同，工作条件环境相近，交流的经验更结合实际，共同语言更多。以地域组建协会优点是，不分行业界线，便于会员之间的活动与交流，对于经济效益不好的企业，也可不出家门，就能学到其他单位的管理经验。对于行业档案工作开展不好的，也可通过地域性协作组织来提高该行业企业的档案管理水平。但不论采取哪种形式，档案行政部门要有规划，否则有的企业既要参加行业的（行业有要求），又要参加地域的（地方档案行政部门有要求），而且协会必须交纳会费，无经费，只有空谈。如多头交会费，也会在企业造成不好的影响。
五、开展企业档案认证活动，促进企业档案工作发展
1987年开始，全国普遍开展了企业档案管理升级活动。实践证明，企业档案管理升级活动，对于提高企业领导档案意识和企业档案管理水平，增强服务功能，发挥了积极作用，是推动企业依法治档，加强企业档案管理的一种有效手段。企业在深化改革，建立现代企业制度的同时，也逐步认识到，管理水平的高低，将直接影响企业经济效益，因此把加强企业内部管理，提高企业管理水平摆到突出地位。档案管理作为企业基础管理的重要组成部分，对于企业领导的正确决策，生产营销以及其他工作都有不可低估的作用，因此，一些有远识的领导都把企业档案工作当作是企业的一项重要基础工作来抓。
从调研的结果看，许多企业认为档案管理升级工作（现可改为认证工作）是必要的，有的企业档案处长讲：现在单靠企业自身搞好档案工作，提高管理水平是不现实的。档案行政部门还应当根据形势的发展，制定一些标准，帮助企业档案管理上档次，上水平。但形式不能太繁琐，要简化，不搞形式主义。要坚持企业自愿的原则，在不给企业增添负担的前提下，搞一些达标活动是必要的。
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