合并院校图书馆的过刊管理问题，本文主要内容关键词为：图书馆论文,院校论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
1990年代开始，我国出现了高等院校合并的热潮，一些专科学校通过合并升格为本科院校，一些理工本科院校通过合并变成为综合性大学。学校合并的同时，也带来了各校图书馆相应的合并，这为高校图书馆的文献信息资源的共建共享、人力与技术设备资源的统一调配与使用，进一步提高高校图书馆的办馆绩效提供了便利的条件。但是，也给合并以后的图书馆的管理带来了一些新的问题和困难，其中，过刊管理问题就是一个令人挠头的问题。
1 合并院校图书馆过刊管理面临的问题
不同高校图书馆的合并给过刊管理带来的问题主要体现在过刊分类标引系统混乱及其所带来的编目数据库合并和过刊排架困难及馆藏布局等方面，这些问题基本上都源自于合并前的各图书馆（下文称之为“源馆”）的过刊使用了各自不同的分类编号系统。
（1）就过刊的分类来说，各源馆既可能使用不同的分类法，也可能使用相同的分类法。而使用相同的分类法，其所采用详简级次也不尽相同。但是有一点可以肯定，无论采用相同或是不同的分类法，各馆的过刊分类时所采用的书次号无论是相同或不同的类型，对于某一具体的期刊来说，其书次号完全可能是不同的，因而其分类索书号可能是完全不同的（除非极个别的巧合）。这就造成了图书馆合并以后的现实情况是，一馆之内同一种期刊过刊拥有不同的分类索书号，而不同的期刊过刊却拥有相同的分类索书号，即“同书异号、异书同号”现象大量存在。
（2）就编目数据库合并而言，现在绝大多数高校图书馆期刊和图书一样都实行了计算机化管理，采访、分类、编目、查询等工作都在计算机自动化管理系统的期刊管理模块中进行，为了保证图书馆合并后期刊工作的顺利开展，必然要对原来各馆的期刊过刊编目数据库进行合并。而对于计算机期刊管理系统来说，为了检测和避免异书同号现象的存在，一般都具有自动排除不同期刊的同号输入功能。因此，一方面，拥有相同分类索书号、条码号、财产号等的不同期刊的数据无法合并到一个编目数据库中去；另一方面，拥有多个不同分类索书号的相同期刊在编目数据库中存在着多条编目数据，从而造成期刊编目数据库的数据混乱，给过刊的查询和借阅工作带来困难。
（3）就过刊馆藏布局及排架来看，合并院校图书馆的过刊管理上可能有二个模式，一种模式是原来各馆的过刊仍然存藏于各馆，合并以后的新过刊采用统一分类后按院校合并后系科专业在校区间的调整情况分别典藏于各校区图书馆并单独排架。另一种模式是合并后图书馆的所有过刊统一整合馆藏布局，或集中到一个地方提供借阅服务，或按系科专业的校区分布把不同专业的过刊调整到几个分馆收藏，在排架上或根据原来的馆属情况分块排列，或全部混到一起进行排列。无论采用哪种馆藏布局和排架方法，原来的不同图书馆的不同过刊分类编号系统都会给合并以后的过刊准确排架和快速查询、索取、阅览带来很大的困难，对于采用分类排架的图书馆来说，同一种期刊在同一馆（分馆）同一过刊阅览室（库）中将存放于不同的架位上，而不同的期刊却可能拥有相同的分类索书号而被排在一起。这可以说是图书馆合并后过刊管理上的最主要的棘手问题，也是图书馆管理人员和读者都要直接面对的问题。
2 有关问题的解决策略
关于高校合并而带来的图书馆过刊管理问题，目前为止，相关的理论探讨还比较少（这从很少有相关主题的论文发表方面可以得到证明），但是有许多图书馆在实践上进行了一定的探索，以使得原属于不同分类编号系统的过刊既方便管理又方便读者查询利用，在具体做法，各图书馆有所不同。
2.1 关于过刊分编问题
过刊分类与编目是过刊馆藏排架管理、读者查询与借阅、建立书目数据库等工作的重要依据，因此，院校合并带来的图书馆合并后在过刊管理方面首先要面对和解决的问题，就是其分类与编目的问题。一些图书馆借鉴以前图书改用分类法时的改编经验，尝试着“全部改”或“一刀切”或“改一半”的策略，来解决源馆过刊及合并后过刊的分编问题。
（1）所谓“全部改”，就是将合并前各馆的所有过刊全部混合到一起，根据重新制定的统一的本馆过刊分编标准与规则进行重新分编。这样做的优点在于，从根本上排除一馆之内的过刊可能出现的“同书异号”或“异书同号”现象，最便利于图书馆合并后的过刊的典藏排架管理及建立高质量的过刊书目数据库；其不足是改分编工作需要大量的人力与时间，一般来说只适用于馆藏过刊数量不太多的偏小型图书馆，而对于藏有较多过刊的图书馆来说实施起来比较困难，甚至是完全不可能的。
（2）所谓“一刀切”，就是以图书馆合并后的某个时间为界限，之前的过刊不论其原来属于哪个图书馆，一概不动；之后的过刊按照新的分编标准与规则进行分类与编目。此方法的好处是简单易行、省时省力，适用于任何类型的图书馆；但是最大的缺点是不利于院校合并后图书馆过刊资源的统一调配与使用，将给以后的过刊统一排架管理、书目数据整合及其网上查询工作带来很大困难。
（3）所谓“改一半”，就是图书馆合并以后，以某一个源馆（一般应以馆藏过刊数量和种数较多的馆为主）的过刊分类编目系统为主，其他馆的过刊分编与其对照，不重复的予以采用，重复的则进行重新分编。对于原来各馆因采用不同分类法而存在的二种或者更多的分编系统，则依此规则分别进行改分编。这种方法的优点是需要改分编的过刊数量相对减少，便于以后的过刊馆藏布局的统一调整与排架及书目数据的合并。但是对于拥有较多过刊的大中型图书馆合并来说，实施起来仍然有较大困难。当然，这里说的“一半”并非确切的一半，只是近似的说法，而且有别于图书改分类法时所说的“改目录卡片不改书”的“改一半”。
以上三种方法是一些图书馆的通行做法，主要单纯地从分类编目的角度来考虑。笔者以为，高校合并而带来的图书馆合并后的过刊分编问题，在很大程度上还应考虑图书馆合并后过刊资源整合的过程、源馆过刊学科分布及过刊书目数据库的合并等问题。
从过刊资源整合的过程来说，高校合并以后的图书馆合并过程应该是一个相对短暂的过程，图书馆应该以最快的速度实现合并后图书馆的过刊资源的统一调配、典藏、分编等工作，在最短的时间内，以最便捷、最接近读者的地点向广大师生提供借阅服务。
从源馆过刊学科分布来看，合并院校图书馆的过刊学科分布往往受合并前各个学校的性质所影响。属于不同性质的学校合并，如师范院校与纯理工院校合并，在学科上存在互补性，其图书馆的过刊在学科分布上重复的品种就相对较少，异刊同号、同刊异号的现象也不会很多；而性质相同或相近的院校合并，如专业设置相似的理工院校合并、师范院校之间的合并、同样是综合性的院校合并等，其图书馆的过刊在学科分布上重复的品种可能就比较多，异刊同号、同刊异号的现象也可能会大量存在。
从书目数据库合并方面来讲，现在几乎所有的图书馆都实现了期刊的计算机化管理，过刊的分编、典藏、查询等均通过计算机自动化管理系统来进行，所有这些工作都有赖于过刊书目数据库的建立和存在。因此，过刊的分编整合工作必须考虑其书目数据的质量因素，源馆过刊书目数据要能够被全部、完整、准确、顺利地合并到一个数据库中，以便读者能够查询到原来各馆所有的过刊信息。
考虑到上述因素，笔者认为可以采用综合的方法来解决图书馆合并后的过刊统一分编问题。在具体做法上为：
（1）以“改一半”法为基本方法，首先确定一个主要源馆的过刊分类编目体系为合并后图书馆继续使用的过刊分编主体系，其分类索书号与编目数据一律不作修改。
（2）其他源馆的过刊分编体系全部停用。①如果与主源馆采用不同分类法系统，则可不作修改。②如果与主源馆采用相同的分类法，则视其学科分布情况确定如何改编，对于主源馆没有的学科的其他源馆过刊，可以不作分编方面的修改。对于与主源馆拥有的期刊所属学科重复的其他源馆的过刊，如果数量较少、可以在短时间内完成的，则可以考虑进行重新分编；如果数量较大、难以在短时间内完成的，则可以不作重新分编，只要统一在分类索书号后面加上源馆区分号（用于代表合并前各个图书馆的英文字母）即可，以解决“异刊同号”导致书目数据无法合并的问题。③对于“同刊异号”的过刊，可以同时在刊上标注主源馆的分类索书号，也可以不作任何考虑。
这种方法的优点是：调整修改工作量不大，耗时较少，对图书馆合并后的过刊调整、开放借阅影响不大；基本上解决了异刊同号现象，完全不影响书目数据库的合并；操作简单，适用于各类型各级别的合并图书馆。不足之处是，没有彻底解决“同刊异号”问题，当然这并不影响采用分类排架法之外的其他方法的过刊排架。
2.2 关于过刊书目数据库合并问题
过刊书目数据库合并所遇到的问题，主要存在不同源馆过刊的分类索书号的“同刊异号”和“异刊同号”、条码号和财产号的多馆同号以及数据冗余现象严重等方面。这些问题的解决，要视不同的情况而采取不同的应对措施。
（1）同（重）号问题的解决。解决这个问题，可以视不同情况采取不同的方法：一种是软合并，一种是硬合并。所谓“软合并”，就是当涉及的同（重）号过刊不是很多时，首先对主源馆外的其他源馆过刊的有关号码进行彻底的修改，或重新分类赋予新的分类索书号，或重新加贴条形码，或重新给予同财产号码，以保证所有待合并书目数据中的相同属性的号码信息的唯一性，然后再进行书目数据库的合并。所谓“硬合并”，就是不管涉及同（重）号的过刊数量的多少，一律不进行重新赋号，而是根据过刊的源馆藏地，先在各个源馆过刊编目系统中，在所有过刊的有关号码信息的后面，统一加上校区区分代码以达到区分同号的效果。比较而言，“软合并”比较费时费力，但是可以一劳永逸；“硬合并”简单易行，查询时可以清楚地看到有关期刊的来源，但是如果过刊需要外借的话，仍需重新加贴条形码。此方法对于大馆来说还是可行的。
（2）冗余数据的处理。合并院校图书馆过刊书目数据合并可能产生冗余数据的原因有二：一是合并前各馆的过刊书目数据库中本身就存在大量重复数据、垃圾数据等；二是合并时不同源馆的相同过刊书目数据并入一个数据库自然形成重复条目，即同一种过刊在数据库中存在二个或二个以上的条目。为了保证过刊编目及其查重工作的质量，提高过刊利用查询的速度，在过刊书目数据库合并时对其中的信息进行整理、对冗余数据进行删除是非常必要的。具体做法上，首先是在合并前对各源馆的过刊书目数据库进行单独整理，删去所有的多余数据；数据并入遇有相同过刊数据时，以其中项目信息最为完整的一条为主条目，将其他条目中反映不同源馆过刊的分类索书号、条码号、财产号、馆藏地、校区代码等信息分别加入主条目中，从而形成从一个书目数据条目可以看到同一过刊所有不同源馆编目信息的效果。对于这些多余的数据条目，在主系统中合并一条删除一条，也可以集中删除，但要作暂时备份以备合并过程出现问题时取用，待所有数据合并成功后再作整体删除。
2.3 关于过刊馆藏布局及排架问题
合并院校图书馆的过刊馆藏布局问题，可以考虑二种选择：一种是院校合并后各校区仍然保留，并且各校区的原主要系科专业未在校区间作重大的调整，则原来各校馆的过刊资料仍可藏于原地。另一种是院校合并后，校区进行了撤并，或者系科专业在校区间作重大调整，这时图书馆的图书资料理当作相应的调整，过刊资源亦须实行统一配置，在各校区馆之间相互调整，或完全集中到一个馆藏地管理。
过刊的馆藏布局在很大程度上会影响过刊的排架。在第一种馆藏布局情况下，要解决的只是合并后新到过刊与合并前过刊的排架问题，只要新旧过刊分开排架（即原来的保持不动、新到的重新开始）即可。当然，如果合并后新到过刊在分类方面与原有过刊系采用相同分类体系而又不存在索书号重复的话，也可以实行统一排架，总的来说比较简单。
而第二种馆藏布局下的过刊排架，将是一种涉及到多种过刊分类编号体系的混合排架。在实际工作中，有的图书馆采取分块排架的方法，即不同源馆过刊按原有分类编号系统单独排架存放，形成原有过刊的相对固定排架，后来新到过刊重新开始的格局。这种方法对于过刊管理人员来说比较方便，但对于读者直接进库查询取阅利用非常不便。也有一些图书馆实行完全的刊名字顺排架，这种方法可以完全不考虑各源馆过刊的原有分类索书号及其合并后是否修改的问题，仅仅根据期刊名称进行排列，可以达到很好的排架效果。但是存在的问题也非常明显，完全的刊过字顺排架，同类的期刊被分散，无论对于管理人员还是读者来讲，要取还一个学科类目中的过刊，往往要跑较远的距离，而且当出现新增过刊需要重新排序与倒架时，涉及的过刊数量比较多。
比较而言，图书馆合并后过刊排架的最好方法应该是“分类-字顺”一体化排架法。即将所有的过刊首先按学科类别进行区分，以分到二、三学科为宜（视各类现有过刊数量及以后可能增加的情况而定），然后在同一学科之中按刊名字顺排列，同种过刊再按年代排列。这种方法的特点是：（1）完全融入了分类排架的优点，相同学科的过刊被集中在一起，方便读者的开架查阅利用。（2）分类到二、三级学科，基本可以保证每一位读者可能查阅的过刊学科得到区分，避免在同一学科区域内出现不相关学科的期刊，同时使得同一学科区域中的过刊品种与数量不致太多，新增过刊需要重新排序与倒架时涉及的过刊数量相对较少。（3）按刊名，同一过刊被集中在一起，不同过刊被区分开来，完全不考虑其原来的分类编号情况，这样就避免了完全分类排架方法中因“同刊异号”而同一过刊被排在不同地方、“异刊同号”而不同过刊被排在一起以及由此引起的被视为错架、乱架的现象。（4）最重要的一点是，此方法可以完全地把具有不同分类编号系统的多个图书馆的过刊有效揉合到一个排架系统中，这是纯分类排架法、完全刊名字序排架法、年代排架法、固定排架法等任何方法都难以实现的。