高校馆藏档案数字化实施方案
姚贝
(哈尔滨工程大学档案馆，黑龙江 哈尔滨)
摘 要： 随着科学技术的不断发展，利用网络终端上网已经成为现代人生活中不可或缺的重要组成部分。因此，为满足人们对档案信息资源的需求，必须将馆藏档案数字化，制定切实可行的数字化档案实施方案，并将其列为今后档案资源建设的重要任务。本文从高校馆藏档案数字化的实施背景谈起，阐述了高校馆藏档案数字化原则和数字化实施方式，设计了高校馆藏档案实施方案，提出了数字化加工过程中应注意的安全监督和质量验收以及后续数字化档案信息资源安全存储问题，为高校馆藏档案数字化工作提供了有益借鉴。
关键词： 数字化；高校；馆藏档案；信息资源安全
高校馆藏档案数字化是一项特别具有开拓性、科学性、前沿性和实用性的工作，是建设数字化档案馆的必经之路，是档案事业发展的大势所趋。要顺利开展高校馆藏档案数字化工作，必须制定科学合理的馆藏档案数字化实施方案。以用户需求为导向，以利用档案为目的，充分利用计算机软硬件功能，最大限度地发挥人力物力资源和数字化加工设备的能力，分阶段、分层次、分步骤有序进行，并在具体实践中不断修正和完善馆藏档案数字化实施方案。
一 高校馆藏档案数字化的实施背景
随着网络技术的迅猛发展和大数据时代的来临，利用手机或计算机上网已经成为现代人获取信息资源的主要方式和途径之一。一方面，馆藏档案数字化可以更好地满足人们对档案信息资源的利用需求，通过手机或计算机上网就能快速、便捷、有效地利用所需要的数字化档案资源。另一方面，根据中华人民共和国国家标准（GB/T 18894-2002）《电子文件归档与管理规范》要求，馆藏档案数字化已经成为档案资源建设的重要内容，必须保质保量尽快完成。
二 高校馆藏档案数字化原则
馆藏档案数字化实施和维护技术成本很高，必须明确数字化内容的选择原则，更好地发挥数字化档案信息资源的作用。
“从农民需求出发办节目，用农民熟悉的表达方式办节目，用农民易于接收的渠道传播节目”。作为传播“三农”政策的重要平台，农广人在办节目时心里应该装着农民，眼睛关注农民，行动爱护农民，多走到农村、走进农田，与农民交朋友，让整个频率都散发出芬芳的泥土气息，把根深深地扎进广袤的大地，把触角伸向田间地头，把服务送到农家院里，把党和政府的关怀与温暖传递到农民心中，用节目和文艺作品滋润田野沃土，让农民喜欢到不离不弃。
（一） 价值原则
要做好馆藏档案数字化工作，必须全面规划、摸清馆藏档案的分布情况，对要进行数字化的馆藏档案进行价值评估与鉴定，坚决剔除无用和价值不大的档案，避免数字化资源的浪费。
（二） 需求原则
馆藏档案数字化必须紧紧围绕用户需求，通过对历年各种类别的档案利用情况进行数据分析和研究，对用户急需的、频繁利用的档案进行数字化加工。
馆藏档案出库时必须做好核对工作，要依次核查馆藏档案实体、目录、数字化之后馆藏档案实体与数字化档案信息资源建设情况，确保电子目录的正确性及形成数字化档案信息资源的准确性。
（三） 特色原则
特色是档案信息资源数字化建设的生命。根据档案职能分工和档案来源，各级档案馆都存有年代久远、具有保存价值和历史意义的特色珍稀档案。选择本馆独有的，具有资源优势的专题和项目建设特色档案信息数据库，有利于实现网上档案信息资源优势互补和资源共享。
（四） 保护原则
出库是指馆藏档案的实体和目录从库房取出，安全送达数字化加工现场的过程。在此过程中，必须做好档案交接工作，做好出库记录，明确归还时间，双方都要指定负责人当面清点档案并做好记录签字。
三 高校馆藏档案数字化实施方式
数字化档案后期加工主要包括数字化档案资源加工处理和数字化档案资源发布利用。数字化档案资源加工处理是指数字化档案资源和纸质档案、微缩档案等传统馆藏，以及电子文件在内的所有馆藏进行回溯加工和整合、融为一体，并进行统一发布，提供集成检索，打破数字化资源与传统馆藏档案完全分离的状态。数字化资源发布利用是指数字化资源如何接入现有馆藏目录系统，如何提供搜索机制，如何发布数字化资源，向用户提供哪种利用（浏览、下载或打印）等一系列问题，最大限度地发挥数字化档案的利用价值。
四 高校馆藏档案数字化实施方案
（一） 前期准备工作
4、数字化档案后期加工
（二） 数字化加工过程设计
从图6可以看出，随着入射角度的增加，镜反射方向的峰值逐渐增大，这是由于入射角度越大，镜反射分量越大。从实验结果看，在入射角为70°时，镜反射峰值比正入射时增大约50%，说明镜反射特性随着入射角度增大而增强，且占反射能量分布的主要部分。
通过网络和计算机设备为用户提供数字档案的查阅服务，可以减少对原始档案的翻阅次数，从而减少对原始档案的磨损。这对于那些形成时间久远的珍稀档案或者已经破损的档案尤其重要，是一种替代性的档案保护法，既可以提高珍稀档案的利用率，又可以起到对原始档案的保护作用。
2、核对
在农村小学语文教学的过程中，应用现代信息技术在一定程度上对传统的教学模式产生了冲击，同时，冲击的出现也为我国语文教学的发展带来了一定的机遇。在当前小学教学应用多媒体技术的情况下，学生和老师之间的互动环节明显增多，课堂的氛围得到了一定程度的改善。对当前多媒体教学在农村小学语文教学中的应用进行分析有助于推进小学语文教学改革的进程。
3、数字化加工环节
馆藏档案数字化加工环节主要包括：档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等方面内容。
馆藏档案数字化方案制定过程中必须要依托实际，确定馆藏档案类别、数量和必须先进行数字化的内容，对资金、设备、场所、人员、技术、政策、可参照的其他类似项目等情况进行充分调研，制定数字化档案实施规划和标准、实施模式及任务时间表，对每个阶段的工作内容进行分工，明确相关部门和人员在每项活动中的责任等。只有在上述条件都满足的情况下，才能付诸实施。
在馆藏档案数字化过程中，各档案馆根据各自的实际条件，常常采用不同的实施方式。根据以往经验可以总结出，馆藏档案数字化有三种实施方式可供选择：一是档案馆独立完成。档案馆独立购买数字化设备，成立专门的部门进行馆藏档案数字化工作。二是为了一次性完成任务，档案馆将馆藏档案数字化工作整体外包给专业公司完成。三是档案馆与专业公司合作，派出本馆专业人员与承包公司合作完成任务。馆藏档案数字化工作无论采取哪一种实施方式，都必须注意以下几点：一是在馆藏档案数字化之前，应当对馆藏档案数字化的范围、结构、数量进行选择和鉴定；二是做好充分的准备工作，建立馆藏档案数字化工作领导机构，制定科学可行的管理办法；三是业务管理部门要强化宏观调控，统一馆藏档案数字化标准和档案管理软件技术标准，建设馆藏档案数字化工作平台；四是精心谋划，仔细布局，有效保障原始馆藏档案的安全性；五是检查和监督档案实体数字化工作的安全运行，将馆藏档案数字化目标管理、评估、年检和考核纳入馆藏档案数字化建设范围，定期开展检查及评估工作；六是加强馆藏档案数字化工作人才队伍建设，采取集中培训、人才流动等多种方式，创建一支综合能力强、专业素质优、档案管理经验丰富的人才团队，为高校馆藏档案数字化建设提供可靠顶用的人才支撑。
5、档案数字化后处理
首先，可以从传统木结构民居中提取建筑元素，化繁为简，使其更有利于建筑构件的标准化、装配化，适合工业生产及快速建造[15]。其次，将传统民居空间尺度及形式与现代木结构的模数化设计相结合，既满足现代木结构设计建造要求，又可以使中国传统空间文化得以更好地延续。再次，传统民居在气候适应性方面的智慧，为现代木结构的生态策略提供了宝贵的经验。
1、出库
档案数字化后处理主要是指对数字化后的馆藏档案进行还原检查及审核入库这一过程。主要包括对照目录检查借出档案是否如数归还；档案排序与卷内排序是否正确；档案是否破损、装订是否符合国家规范和标准；核对无误后，把数字化后的馆藏档案入库上架。
（三） 数字化加工过程安全监督及质量验收
首先，必须加强馆藏档案数字化各环节的安全保密管理机制，建立和完善科学有效地安全质量跟踪检查机制，确保档案原件和数字化档案资源的安全。其次，馆藏档案数字化的各个环节必须进行详细的登记，并及时整理、汇总、装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。第三，馆藏档案具体管理人员必须明确责任，坚守工作一线，做好每天的馆藏档案数字化台账工作，确保与进出库房的馆藏档案实体账册相一致。第四，对于经过数字化加工后重新进入库房的馆藏档案，要认真进行检查，确认是否有损毁情况发生。在实际数字化加工过程中，要时刻防止因处理不当导致馆藏档案实体的损坏。
（四） 数字化档案信息资源安全存储
要做到数字化档案信息资源安全存储，必须从以下几个方面入手：一是数字化档案存储系统的容量和性能要充分满足目前和未来可能的应用要求；二是数字化档案存储系统要具备数据备份环境和恢复环境，同时具备一定的兼容性和可扩展性，易于升级且运行稳定；三是要保留数字化档案信息资源数据的各种读取设备，支持数字化档案的长期存储和读取；四是负责数字化档案保管的人员要做好安全保管工作，采取可靠方法进行数字档案的移交，并对数字档案存储载体的访问过程实施控制与检测；五是数字化档案无论以何种方式保存，一定要严格按照国家标准和技术指标购买相应设备。
综上所述,馆藏档案数字化工作是一项长期、全面而又具体的工作，不仅包括前期准备工作的充分论证、数字化加工过程的设计及安全监督、数字化档案信息资源安全存储等方面工作，还包括馆藏档案数字化人才队伍建设，是一个庞大的系统工程，给传统馆藏档案工作模式和档案工作理念带来了巨大冲击和极大挑战。所以，高校应积极探索馆藏档案数字化建设模式，制定科学可行的馆藏档案数字化方案，进一步提升高校馆藏档案数字化水平。
七、身上带钱要适量。在国外单独上街，身上带的钱一定要适量。因为中国人多不是用信用卡、旅行支票等支付手段，总爱带大量现金在身，所以，国外的有些强盗专门打劫中国人。身上一分钱不带也不好，在治安不好的城市，为保安全，应带上20美金左右的保命钱在身。
在蒸煮锅中放入适量的水(恰好淹没牛肉)，控制电磁炉的温度为120 ℃，然后根据块形大小煮制约20～30 min，直到肉心无血水。
参考文献
[1] 卢森华,吴丽华.基于网络环境下馆藏档案数字化、编研与利用研究[M].北京:北京理工大学出版社,2015.
[2] 王芳.数字档案馆学[M].北京:中国人民大学出版社,2010.
[3] 朱春巧.信息化时代下高校档案管理创新研究[M].长春:东北师范大学出版社,2018.
本文引用格式： 姚贝.高校馆藏档案数字化实施方案[J]. 教育现代化,2019,6(74):120-121.
DOI： 10.16541/j.cnki.2095-8420.2019.74.052
基金项目： 本文系2018年黑龙江省高等院校档案研究一般项目（项目编号：HGDK2018-9）“网络环境下高校馆藏档案数字信息化研究”的阶段性成果之一。
作者简介： 姚贝，女，汉，黑龙江哈尔滨，学士，助理研究员，研究方向：哈尔滨工程大学档案馆。
标签：数字化论文; 高校论文; 馆藏档案论文; 信息资源安全论文; 哈尔滨工程大学档案馆论文;