摘要：文秘工作属于公司或企业的行政岗位，做好办公室日常各项行政事务是文秘人员的基本工作内容。另外，负责起草各种文件、做好各种会议记录及工作、管理公司或单位印章及做好文秘档案收集管理工作等也是文秘的重要职责。由此可见，文秘工作是一项极其琐碎庞杂的工作，需要任职者十分的细心与耐性。文秘工作可以说是整个公司运作的关键组成部分，其中与档案管理更是有密切的联系。档案管理工作的高效性离不开文秘工作者孜孜不倦的努力。基于此，本文主要探讨了基于信息时代的文秘工作与档案管理。
关键词：信息时代；文秘工作；档案管理
1文秘工作中档案管理重要性及当前存在问题
企业、公司及机关的档案管理也是文秘人员的工作内容之一。档案管理工作主要是指各单位工作人员对已经过去的文件资料进行妥善的保管和维护，实际上档案管理工作就是对文秘工作结果的一种总结和处理。立足文秘工作实现档案管理的一体化可以大大减小公司的人力投入并且文秘人员往往是接触各项文件的第一经手人，他们的工作性质也是档案管理的最直接起点。但目前，在文秘工作中推行档案管理一体化的实践并不科学及顺利，公文装订不规范、格式不统一及归档程序欠妥等问题都深深影响着在文秘工作中推行档案一体化的进程。
2现代文秘工作与档案管理相辅相成
公文成为档案之后，它就成为人们社会实践的历史记录、是历史的折射和缩影、是传承社会文明的薪火，可以说没有档案就没有历史。可见，现代文秘工作是档案管理工作的基础性工作，它们是一个整体的两个方面，既紧密相连，又相对独立。（1）对现代文秘工作重要性的认识。文秘工作是以领导机关工作有效运转和为领导者决策服务为宗旨的，辅助于文件、会议、办事，为其做好参谋，处理好事务性工作。文秘工作既区别于领导工作，又不同于业务部门的工作，同社会改造活动一样，文秘工作具有特定的规范性。在实际工作中，文秘及其他工作人员需要为领导思维、决策提供信息，提供方案，做好决策前准备工作等。（2）文秘工作是档案管理的基础。文秘工作的性质在实践中凸显档案信息的重要，文秘工作必然涉及许多上呈下传的文件材料，这些文件要及时递呈领导批阅，然后催办、归档，会直接影响整个单位的工作效率；能够使单位更好地贯彻落实好上级领导部门的精神。可以说，文秘工作的优质服务对地方的经济和社会建设都在起着不可估量的作用。因此，文秘工作是档案管理，甚至是整个单位办公室工作的基础。（3）档案管理是做好文秘工作的前提和保障。搞好档案管理就能够保证文秘工作的科学性和全面性。重大活动重要的信息来源和物质基础直接关系到文秘工作的科学性、全面性。档案资料科学性、准确性增强，全面性、可选性扩增，是文秘工作科学、准确、全面开展的重要前提和保障。因此，建立健全档案管理体制是新形势下对文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任务。
3基于信息时代的文秘工作与档案管理的有效衔接
3.1强化文秘工作人员管理意识
使文秘人员明晰文秘工作和档案管理工作关系，强化文秘人员档案管理意识是推行档案管理科学化及信息化的基础。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆在实践中，许多文秘工作人员并不认为档案管理是自己的份内工作之一，缺乏在工作中对重要文件归档的意识就成为了在行政岗实现档案管理高效化的桎梏。针对这点，笔者认为明确文秘工作中档案管理范围及增强文秘工作者管理意识便成为了切实可行之策。文秘工作多涉及公司机密文件及信息，上呈下传的文件材料要经过领导批阅、文件传递、催办及归档等环节，任何环节如何出现纰漏都会影响整个公司及单位的运作。兼任档案管理工作的文秘人员都要对文件和公文形成一定科学化的评估，根据文件的类别和重要程度选择性的归档，树立起档案管理的初步意识。
3.2明确部门职责
文书部门立卷是中华人民共和国档案法已经明确了的基本制度。文秘人员要按照有关要求，对办理完毕的文件材料，集中统一保管，根据立卷的原则和方法及时编写案卷类目，及时整理归档，使文件的立卷工作日常化。会议文件应该在会前收集材料，会后及时立卷归档，切忌拖拉积压。联合办理的公文，原件由主办单位进行分门别类的管理，要及时收集归档，协办单位只保存复印件或副本，既方便平时查阅，又利于年终立卷。当遇到工作人员因故调离工作岗位时，主管单位要负责将本人暂存、借用的公文材料，按照有关规定全部及时进行清交，确保档案材料的完整性。
3.3加强制度建设
建立有效的管理制度和工作程序，严格按照规范程序办理公文、严格执行公文行文规则，严格审核签发制度，审核签发手续是否完善、附件是否齐全、格式是否规范，印制后发送前应再次进行复核。要结合单位自身的管理体制、组织机构的设置、档案材料的形成规律建立一个纵横交织的管理网络体系，协调各部门配备兼职档案信息员，从而做到从上而下，层层有人负责，形成上下配合，左右协作的档案传递网络，这是做好档案收集工作的基础。专职档案管理人员应与各部门信息员经常联系，加强对平时收集工作的检查和指导工作，做到随时收集和定期收集相结合，尽可能防止和减少文件资料的流失。这样做不仅拓宽了档案的收集范围，还丰富了室藏，促进了收集工作的开展。
3.4利用信息技术扎实专业知识提高档案管理效率
高速发展的信息技术为文秘工作人员在管理档案方面提供了理论保障，文秘人员档案管理意识浅薄一直是阻碍公司形成科学档案管理系统的桎梏。目前大多数文秘工作者并没有将自己划分为“管理者”这种管理意识的单薄使得传统文件处理方式一直占主导地位。在利用信息技术方面笔者有两条建议：第一，档案管理电子化。将文秘工作与档案管理工作链接起来的主要是“公文”。传统的档案管理方式集中于纸质管理，但随着信息技术突飞猛进的发展将电子档案管理技术纳入档案管理系统不仅可以弥补纸质档案管理的不足两者还可以在应用中不断相互学习，取长补短。电子档案管理实质上推动了文秘工作与档案管理的一体化进程，文秘工作者可以根据需要，建立档案之间的多维联系，只要在检索软件中表明纸质档案的存放位置就可以方便且高效的找到对应的文档，电子档案管理即使纸质档案管理的有益补充又极大的便捷了文秘工作。第二，引入计算机管理系统。计算机识别技术可以有效的规整文件类型，减少因文件格式不规范而引起的失误。现代化的档案分类、储存及调出手段使得人为因素影响大大降低。另外，计算机管理系统信息化的交流平台可以有效降低新旧文件替换滞后的问题，实现文件的上下统一。
4结束语
总的来说，随着社会信息化建设步伐的不断推进，文档工作也要不断发展，文秘工作与档案管理工作变得越来越重要。信息化虽然成为整个社会的共识，但要实现文档一体化必须要上下达成共识才能实现，要采取积极有效的措施，通过强化文秘工作人员管理意识，明确部门职责，加强制度建设，利用信息技术扎实专业知识提高档案管理效率等措施，使现代文档工作有一个便捷的信息化平台和畅通的互联网环境。及早实现办公自动化，实现文秘工作与档案管理一体化，从源头上来提高文书档案质量。
参考文献：
[1]浅谈机关文秘工作与档案管理工作的有机衔接[J]. 夏欢.办公室业务.2018(16)
[2]浅谈信息时代对档案管理工作的影响[J].刘明瑛，刘艳洁，庄甸珍.办公室业务.2018（01）
[3]现代文秘工作与档案管理工作的规范衔接[J].张瑞丽.中国科技信息.?2011（07）
[4]谈文秘工作对档案管理的重要性[J].陈丽.课程教育研究.2015（22）
论文作者:方婧雯1,何旬2,胡秀莹3
论文发表刊物:《防护工程》2018年第36期
论文发表时间:2019/4/17
标签：文秘论文; 工作论文; 档案管理论文; 档案论文; 文件论文; 管理工作论文; 公文论文; 《防护工程》2018年第36期论文;