“档案化”与“档案化管理”及“归档”，本文主要内容关键词为：档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
近一段时间来，某些研究电子文件管理的同志提出：“鉴于电子文件的特性，国际档案界对电子文件的组成要素重新进行了研究，得出文件是由‘内容、结构、背景信息’三要素组成的，缺一不可。”① 故“采用仅仅强调归档管理的传统做法，其后果往往是：在电子文件的文书处理过程中，也就是在电子文件运动过程的前端，就已经忽略了对‘背景信息’的记录和保存。这样一般情况下，归档的仅仅是电子文件的内容，背景信息则完全被丢在了脑后。”② 所以：“正是有鉴于此，电子文件的‘档案化’和‘档案化管理’观念十分重要。……‘档案化’就是确保并且能够证明文件的真实性、完整性、可靠性和长期有效性(可读性、可理解性等)，使文件有可能用作证据和作为档案保存。”③ 显然，这些同志认为：在对电子文件的处理过程中，“归档管理”容易造成忽略对“背景信息”的记录和保存，要提倡电子文件的“档案化”和“档案化管理”。笔者对这些同志提出的“档案化”一词深感困惑，不知道，这个“档案化”和“档案化管理”是一个新概念还是其它什么？难道我们对纸质档案的管理就不是“档案化”的管理？一些同志为进一步说明“档案化”这个词，解释说：“以‘档案化’点出全程管理和前端控制的实质以及核心内容，使之与‘归档管理’概念相对应，还有助于澄清糊涂认识。起码，为归档管理创造了一个对立面，使人们可以猛醒：原来‘归档管理’并非档案管理解决方案的全部！更不应该是其重点！重点应该是‘档案化’！经过‘档案化’的电子文件才能够归档，才能进入档案管理程序作为档案管理！”④ 我们且不说这样表述上的逻辑问题，仅就一些同志对“档案化”的认识看，就把“档案化”放在了“归档管理”的“对立面”上来认识，这就让人费解了。难道“归档管理”就不是“档案化”的管理？因为电子文件的出现，就要引进一个“档案化”这样的学术术语？如果说，非要因为电子文件的管理，搞一个新鲜的术语，那“档案化”这样一种类型的词的词性也难称得上是什么概念性的学术术语。
应该承认这些同志的想法是好的，强调为保证电子文件的真实性，要对电子文件实施前端控制和全程管理，这是对的，而且是需要强调的。但问题是，我们现在还没有必要在强调对电子文件实施前端控制和全过程管理时，引进什么“档案化”这样似是而非的术语。有些同志还就“档案化”这个词如何解释，作了说明：“‘档案化’的解释国内外尚不多见。……‘档案化’就是确保并且能够证明文件的真实性、完整性、可靠性和长期有效性(可读性、可理解性等)，使文件有可能作证据、作为档案保存。”⑤ 如果这样解释“档案化”的话，应该说是很不全面和不严密的。“档案化”是什么？它是一种管理形式，一种具有专业特指特征的词汇，是很难用一、二句话能够概括得清楚的。其实，我国2002年出台的《电子文件归档及管理规范》中提出的电子文件的“双套制”以及档案人常常讲的“归档”这些工作都属于“档案化”管理的内容。
在档案学研究中我们提倡创新，更提倡具有原创意义的研究，但创新和研究都必须具有科学性，遵循科学的原则，不能想当然，也不能随意性地引入什么术语。其实，我们对传统档案的管理，从专业意义上讲，也就是一种档案化的管理，如果我们对传统档案的管理不是档案化的管理，那又是什么呢？例如：档案界讲的什么档案人员的“三个参加”、档案工作的几个“纳入”，实际上也就是对档案形成的前端控制和参与全程管理的某种形式。
应该承认，电子文件同纸质等传统载体文件由于制成材料的差异，导致文件的形成过程及形成方式有了不小的差别，正是因为这种不同，国际档案界对电子文件的“内容、结构、背景信息”才特别的关注。但这种关注并不需要我们对档案“归档”这样传统的档案学学术术语进行扬弃和修正。“归档”作为中国传统档案学的一个重要的概念，是需要我们对其进行不断充实和完善的。但随着电子文件的出现，不少同志对“归档”和“归档管理”提出了质疑认为：“如果按照我国的传统观念，以‘归档管理’作为电子文件管理中档案管理解决方案的重点，那么我们认为两者之间是互相矛盾的。因为我国流行的观念是：办公自动化系统(或者电子政务系统)形成、处理电子文件的程序完毕以后，才可以‘归档’，交给档案部门管理。按照这种观念对待‘归档管理’，文件运动已经从‘前端’进入‘中、后端’。所以，归档管理实际上是‘中后端管理’，档案部门从这个时候才介入电子文件管理，势必造成‘前端失控’。”⑥ 一些同志以电子文件的前端“失控”为理由，认为“归档”管理不适合电子文件。
如果我们能从理论层面，深刻认识“归档”的内涵，那么，就不会出现对“归档”是否适合于电子文件的管理提出什么疑问。从理论上讲，档案管理实际上就是文件生命过程中的“后期管理”。档案管理的内容从严格意义上讲，是难以实现对文件生命过程的所谓的全过程的管理。从文件一形成，就将其视为档案并对其实施全过程的档案化管理，这样的观念实际上就是把文件看成档案，淡化文件和档案的区别，这是不科学的。因为，文件与档案具有不同的价值和使用价值，把不同价值的事物混为一谈，这不是科学，文件的形成、处置管理是属于文书部门的，档案部门最多是参与而不是对文件形成的前端、中端，实施什么“全程管理”，这样做在管理上有越界之嫌。
档案工作者关注文件的形成和处置，并参与其中，并不等于要对文件实施什么档案化的全程管理。档案管理有档案管理的内容，文件管理有不同于档案管理的要求，从这个意义上讲，文件，无论是纸质文件还是电子文件，它的生命过程的形成和处置阶段，都处在文件阶段，属于文件管理的范畴，就是文件的真实性、完整性、可靠性的保障问题，同样也多是属于文件管理的内容。档案工作者关注文件的真实性、完整性、可靠性，但光靠档案工作者不可能通过对文件的前端控制和全程管理解决这些问题。从工作内容来讲，档案工作者是通过“归档”这样的环节，接收经过处置后的文件，档案工作者的最重要的任务是，要保证接收后的文件的状态不发生改变，关于接收前的文件的真实性、完整性、可靠性，是文件的形成者和处置者最关心的，他们有责任向档案工作者移交，真实、完整、系统的档案。在这里，关注、参与不等于全程管理。如果对文件实施全程的档案化管理那么从理论上讲，文件的前、中期的形成、处置管理的意义该怎样认识？文件的作用和价值如何体现？
虽然电子文件是由“内容、结构、背景信息”这三个要素组成的，而且生成环境特殊，但目前对电子文件的原始性、真实性的保障，并不一定以所谓的“档案化管理”代替“归档管理”，同时，“归档”与“档案化”并不矛盾，“归档”是“档案化”管理的一项内容。
当一种新的档案门类出现，是会对传统的档案管理理论和方法提出挑战，面对挑战，档案工作者应以科学的精神对传统进行反思，不断丰富和发展传统的理论和管理方式，而不是否定传统。传统不等于不科学，也不等于没有生命力，任何有价值的理论都是在传统的基础上发展、完善起来的，而不可能脱离传统，对传统档案学理论要尊重、要发展、要创新。任何新理论和方法都是具有传承性的，没有传承性的创新是不存在的也就是这个道理。从目前的实际情况看，电子文件的归档管理和纸质文件的归档管理，从本质上讲是没有区别的，只是一些作法上有所不同，这些不同的作法，恰恰反映了电子文件与纸质文件的载体差异。我们目前还看不到，“为归档管理创造一个对立面，使人们可以猛醒”⑦ 的这样一个实际需要。
注释：
①②③④⑤⑥⑦李铭：《档案化管理——前端控制和全程管理的核心》，载《浙江档案》，2005年第6期。
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