广播电视科研单位公文处理和档案管理有效衔接问题研究
文/国家广播电视总局广播电视科学研究院 陈树萍
【摘要】 公文处理和档案管理是单位行政管理的重要基础性工作，对于实现单位科技创新和跨越式发展具有重要现实意义。本文结合广播电视科研单位公文处理和档案管理有效衔接工作实际，研究存在的问题，提出相应对策建议。
【关键词】 公文处理；档案管理；存在问题；对策建议
公文和档案管理作为行政管理的重要抓手，其工作开展的好坏直接影响广播电视科研单位行政管理的工作效能。只有让公文处理和档案管理有效衔接，才能充分发挥二者各自的功能和效用，提高单位行政管理效能。
一、公文和档案管理有效衔接对广播电视科研单位的重要意义
作为广播电视科研单位各项工作开展进程中的文字载体，档案真实全面地记录了单位各阶段各方面的工作情况。公文管理水平高低，直接影响单位档案管理质量的高低。是否能及时全面将有保存价值的文件材料整理归档，在一定程度上影响着单位的持续快速发展。只有高质量的档案整理归档工作才能最大限度发挥档案价值，为单位发展提供强有力的决策参考。公文处理与档案管理两项工作相辅相成，互相影响。文件是实现公文管理和档案管理有效衔接的重要载体，文件资料是档案的重要来源和素材，文件规范与否直接影响档案的质量高低，没有规范的文件那么高质量的档案就只能是无源之水无本之木。公文管理是档案管理的基础工作，档案管理是公文处理成果的应用。因此，只有将公文处理与档案管理有效衔接，才能充分发挥二者的核心作用，实现“1+1＞2”的最大功效。
二、广播电视科研单位公文处理和档案管理有效衔接存在的问题
实践中，广播电视科研单位多实行公文与档案分类管理、区别对待的管理制度。这样的管理方式割裂了公文管理与档案管理的关联关系，易造成二者相互脱节的情况。使得公文处理存在诸多不规范之处，如在公文处理阶段存在发文程序混乱、文种使用混乱、书写格式不规范、甚至用纸不符合规定等问题，为后续的档案整理归档造成困难，也很难保证档案信息及时全面。此外，广播电视科研单位大量存在的科研项目资料等文件材料由于缺乏档案专门人员在项目实施中实行前端控制管理，而由项目组成员主动归档，使得大量有科研价值的文件材料缺乏有效的前端控制措施和规范的文档管理机制，造成文档资料不完整、不及时，文档管理滞后于项目，部分科研项目档案不能按时归档等情况。不仅极大影响了科研项目档案的利用，也影响了项目研究的顺利进行。
三、实现公文处理和档案管理有效衔接的措施
（一）强化“文档一体化”意识。“文档一体化”意在文件处理工作中强化档案意识，实现档案管理部门对文件资料的前置控制和管理，以提高档案质量，减少不必要的后续档案管理工作程序，实现公文处理和档案管理从制度到程序的有机结合，以建立科学合理的公文和档案管理工作流程，提高工作效率和质量。在“文档一体化”建设中，公文处理工作处于基础核心地位，公文处理工作人员加强“文档一体化”意识，是实现公文和档案管理有效衔接的重要前提。只有从公文生成初期就加强对文档内容的超前控制和管理，才能为档案管理提供充分完整的文档原始数据，保证有保存价值的档案质量，减少后续档案管理工作工序，实现文书工作和档案管理的科学化、有序化。
“爬不上去是不是因为图图不够高呢？”（图图若有其事地嗯了一声）；“那我们怎么可以变得高一点呢？”（图图一脸迷茫）；“刚才图图站在盆上是吗？”（又嗯了一声）；“站在盆上是不是图图变高了啊？”（又嗯了一声。）
式(5)中：interdots为与障碍物有干涉路径段个数；k为适应度权重调整因数；综合适应度为Fit=fit3×(fit1+fit2)，即综合适应度函数为
（二）科研项目文档实行集中统一管理和主管负责制。《科学技术档案工作条例》第四条明确要求，各单位应当按照集中统一管理科技档案的基本原则，建立、健全科技档案工作，达到科技档案完整、准确、系统、安全和有效利用的要求。对广播电视科研单位在项目研发过程中产生的科研项目文件是科技档案管理的重要组成部分，按照条例规定必须实行集中统一管理。这样的管理模式不仅便于完善健全科技档案收集整理、鉴定保管和查询利用管理制度，更有利于提高科技档案质量，最大限度实现科技档案的利用价值，提高科技档案管理工作科学性和规范性。因此在项目立项阶段，应将档案管理人员纳入项目组，主要负责对项目文件资料的收集、整理和利用过程进行指导和检查，实现对项目文件资料全过程的管控。这样不仅能确保按时完成各类项目文件资料的完整规范归档，同时，也能通过已整理归档的项目文档为项目阶段性考核提供参考标准和依据。
（三）建立“文档一体化”信息系统。当前办公自动化系统的广泛应用大大改变了档案管理工作的方式方法，从技术上让公文处理和档案管理工作结合得越来越紧密。建立“文档一体化”信息系统一方面可以对文件的流转情况进行详细全面的记载，对办理过程进行实时监督，提高公文流转效率。另一方面公文一旦正式生成发布，就可以实现即时归档。在归档工作完成后，文件自身及其信息数据被自动输入档案的临时数据库，实现在线管理，对办理过程进行严格全面的监督与控制，保证所有的信息数据都得到即时高效归档，以确保档案的完整性以及真实性，大大提高档案管理工作质量和效率。
四、结语
当前信息化时代对公文和档案管理工作提出新的更高要求。文秘和档案管理人员都要强化档案意识，深刻认识文件材料不仅仅是为当前工作服务，要站在对历史负责的高度，积极应对新形势新要求，实现公文和档案管理有效衔接，使管理模式由被动服务型转向主动参与型，服务方式从封闭保守型向开放交流型转变，进一步提高公文和档案的核心价值和作用，为单位和社会提供更全面更有价值的服务。
【参考文献】
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标签：公文处理论文; 档案管理论文; 存在问题论文; 对策建议论文; 国家广播电视总局广播电视科学研究院论文;