荆州市疾病预防控制中心 434000
摘要：在当前的社会的快速发展中，疾病控制机构档案管理工作成为了人们所关注的焦点，尤其在信息技术出现之后，电子文件的出现在一定程度上打破了传统纸质文件保存的缺陷，推动了疾病控制机构档案管理的可持续发展。为从根本上了解疾病控制机构电子文件归档工作的优势，本篇文章不仅分析新形势下我国疾控机构电子文件归档工作的重要意义与基本原则，并在此探究基础上提出了相关的文件归档措施，旨在推动疾病控制机构电子文件归档工作的创新发展与进步。
关键词：疾病控制机构；电子文件归档；档案管理
一、新形势下疾病控制机构电子文件归档工作的重要性
众所周知，传统时期我国疾病控制机构档案管理以纸质档案为主，在进入21世纪之后，信息化与网络化的推出从根本上推动了疾病控制机构档案管理的可持续发展，不仅改变了档案工作对象，并且也在一定程度上提高了工作效率与工作质量，实现了对传统档案管理理念、方式的更新与补充，实现了档案学科体系的完善[1]。此外，我国疾病控制机构的档案主要是伴随着医学卫生事业的发展而逐渐形成的信息资源，从整体角度分析，对疾病控制机构的建设与发展有着重要的推动作用，并且对疾病的预防同样起到指导意义。与此同时在社会的发展中疾病控制机构占据了重要的地位，发挥了重要的作用，疾控中心主要承担了群体预防任务，在开展疾病控制的过程之中会产生大量的文件，而这一类文件与资料都需要进行合理归档，为日后疾病控制机构的发展奠定理论基础与保障。
二、疾病控制机构电子文件归档需遵循的原则
（一）全程管理原则
在对疾病控制机构电子文件进行归档的时候需要对其进行全程管理，并且还要真正做到全面、系统、动态，这种全程管理的方式不仅可以实现对电子文件流程、管理方法以及质量要求的管理，并且在疾病控制机构中数据众多，信息资料丰富，严格遵循全程管理的原则能够实现档案管理的无缝化，并且还在一定程度上保证档案管理的质量，能够在档案归档过程中及时发现其中可能存在的问题，并采取相关的措施保证电子文件的真实性与完整性。
（二）前段控制原则
在疾病空机构电子文档进行归档的时候同样需要遵循前段控制原则，尤其在文档一体化的过程中，文件与档案无法得到区分，在经过电子归档之后则形成了电子档案，要想得到真实且完整的电子档案，档案人员则需要充分了解其重要意义，并严格遵循前段控制原则[2]。所谓的前段控制主要是对传统档案管理中所采取的纸质档案管理中的部分内容进行及时处理，并将其调整到管理流程的前段。此外，为保证档案不会受到损害，采取前段控制能够在文件形成阶段实现管理功能，众所周知，电子文件容易修改、容易流失，因此积极采取前段控制原则是一项十分重要的内容。
三、疾病控制机构电子文件归档工作的措施与对策
（一）积极转变传统的归档理念，实现电子文件规范化归档
因受到地域性的差异，各个地区、各个级别的疾病控制机构所采取的档案管理方式不同，部分疾控中心会采取科存档案目录，有的会将档案资料分散在不同的科室，或者由固定的人员进行管理，这种情况下会导致档案管理资料过于分散，档案管理的作用无法得到有效发挥[2]。笔者认为，在当前社会发展体系下，疾病控制机构需要加强应用科学技术手段与信息化方式，实施电子文件立档，并且还要采取统一立卷与分级管理的方式，如此一来不仅符合档案管理的基本准则，并且也可以保证疾病控制业务的有序开展。
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另外，从另一个角度分析，电子文件的来源比较广泛，不仅包括业务管理部门的承办者、信息管理人员，还包括计算机人员，这一类人员将所有的文件档案进行分类归档管理，并严格按照相关的制度进行约束，使其形成规范性。此外，还需要在实际发展的基础上将电子文件归档工作积极纳入到立卷归档制度之中，还要制定相关的流程与制度，在进行布置、检查与总结的过程中，真正将疾病预防控制电子业务档案纳入到中心档案工作之中[3]。当然，这一发展趋势下，疾病控制机构的电子档案管理需要接收领导层与决策层的管理，从根本上保障电子业务档案能够将疾病控制机构的中心业务活动以及工作水平进行全面展现。
将电子文件档案与纸质档案进行对比分析，可以了解到电子文件档案所涉及到的问题比较广泛，所受到的制约因素比较多，如果仅仅依靠档案部门是无法完成的，需要在原有的发展基础上采取电子文件的方式，形成电子文件形成部门、电子文件管理部门、计算机管理部门。其中电子文件形成部门需要对疾病控制机构的各项管理业务进行熟悉，需要对电子文件的自然生成规律与历史联系加以了解，使其成为疾病控制机构文件归档的主要责任部门。此外，电子文件管理部门需要真正把握归档的基本原则与方法，在充分考虑全局因素的基础上将把关与统筹的作用进行发挥。而计算机管理部门作为电子文件的主要形成单位，需要对网络进行维修与管理，要保证电子文件归档的科学化、完善化，只有从根本上保证电子文件管理部门、计算机管理部门、电子文件形成部门相互依存、相互渗透，将各自的优势充分发挥出来，才能真正将电子文件归档真正集中在一起，才能真正形成质量比较好的电子文档。
根据相关实践证明得知，在新形势下我国疾病控制机构积极推行电子文件归档工作是一项必然的发展趋势，在对电子文件归档工作进行规划的时候，需要从当地疾病控制机构办公自动化与信息管理工作的全局出发进行分析，积极将电子文件归纳到办公自动化与信息管理的相关程序之中，从而形成比较完善的归档制度。
（二）以纸质档案立卷作为基础，构建电子文件归档制度
经过多年的实践研究证明，纸质文件档案管理同样具有重要的推动作用，并且我国各个地区的疾病控制机构在采取纸质档案管理方式的时候分别设立了分管领导与立卷主要负责人员，实现对立卷工作的有效监督。所以在积极开展电子文件归档制度的时候也需要构建一批有效的管理队伍，并做好管理工作，但是由于很多计算机管理人员或者信息管理人员缺乏对档案管理工作的认识，未与档案管理部门形成多年的合作关系，无法形成稳定的业务关系，所以导致立卷工作不容乐观，笔者认为在此发展背景下，则需要积极按照纸质档案立卷的基本原则，构建良好的归档工作队伍。
此外，电子业务文件种类比较多，因此疾病控制机构在实施科学、规范、合理的管理方式的时候需要构建切实有效的管理制度，并且要做到两点：第一是要在对电子档案归档的范围以及归档制度进行确定的时候，需要对业务活动进行了解，并且也积极结合我国卫计委所提出的有关业务活动的相关规定，在与相关部门的沟通与交流中，对符合实际要求的电子档案归档范围进行确定。第二，需要在原先的发展基础上构建统一的立卷要求，从根本上保证电子档案立卷的规范发展，还要从根本上保证电子档案保管与利用制度的完善性，避免个人将档案占为己有。
与此同时，我国疾病控制机构疾病控制成果所取得了周期比较久，并且大多数疾病的流行与防治都是来自对日常性监督的总结，所以在一些一般性与经常性业务活动中所开展的电子材料并无法形成综合性报告，无法进行随意保存，需要由相关部门进行监督与管理。
（三）实施两套制归档，实行简化合一的模式
从某种角度分析，印章与签署是文件生效的主要标志，在当前众多现代技术条件下，很多具有凭证作用与法律效应的文件需要采取媒介的形式进行保存。此外，虽然电子文件虽然具有便捷性与可保存性，但是却存在不稳定性与易修改性，只有将文件拷贝存档才能保证数据的安全性与可行性。现阶段，笔者认为需要将纸质档案与电子文件档案进行综合，形成双规制度，内容上采取两套制，形成两种内容相同的档案，此外，在进行归档的时候还需要采取不同的编目方式，当然，我国疾病控制机构的档案部门需要在档案的目录上标注，方便进行参照与互补。
虽然从信息技术角度分析，电子文件能够得到长期保存，不会受到磨损，但是由于电子文件所形成的时间比较短，并且缺乏实际存储的验证，所以如何保证电子文件中原始信息的保存问题成为了当前档案管理者需要考虑与分析的问题。此外，从长远发展角度分析，对于一些参考作用比较大，情报价值比较高的档案则需要采取以纸质档案为主，电子文件档案为辅的基本模式，这样一来不仅可以提高档案管理工作效率，并且还可以减少档案的体积，能够缓解库房紧张的状况。除此之外，将这两种档案化简合一，才能真正保证文件档案的全面性。
结语：
综上所述，在新时期积极做好疾病控制机构档案管理工作是一项十分重要的工作，做好电子文件归档工作不仅可以提高档案的安全性与全面性，并且还可以保护档案信息的完善性。此外，疾病控制机构在卫生防病与科研活动之中形成了大量的技术资料，能够将疾病控制机构的整体发展趋势进行反映，因此，在新形势下实现疾病控制机构电子档案的科学化处理成为了重要的内容，值得关注与研究。
参考文献：
[1]刘春平，宋立新，彭琦，伍英.试论疾病控制机构电子文件归档工作[J].实用预防医学，2007，01：236-237.
[2]宗文萍.创新电子文件归档机制 推进政务信息资源管理[J].数码世界，2007，09：1-4.
[3]刘立.实施电子文件的有效管理 确保电子档案的真实完整[J].档案学研究，2013，02：33-36.
论文作者:黄启东
论文发表刊物:《健康世界》2016年第15期
论文发表时间:2016/9/5
标签：文件论文; 电子论文; 档案论文; 疾病控制论文; 机构论文; 档案管理论文; 工作论文; 《健康世界》2016年第15期论文;