内部审计部门成功的文化支柱_内部审计论文

内部审计部门成功的文化支柱,本文主要内容关键词为:支柱论文,内部审计论文,部门论文,文化论文,此文献不代表本站观点,内容供学术参考,文章仅供参考阅读下载。

内部审计部门文化是履行部门职责的一种行为方式、一种习惯等,包括制度规范、审计管理者和内部审计人员共同的价值观及其思维方式等。内部审计部门文化影响着内部审计部门中的每个人,如何审视自己和同事,如何看待客户、审计委员会和顾客,如何建立一种履行职责、实现员工期望、达成长短期目标以及公开、坦率的氛围,等等,造就一批有胆识、有成就并具有影响力的内部审计人员,能够在审计实务中秉承诚信、客观、保密和胜任的基本价值观。

当内部审计人员和客户在一起的时候,往往会因压力而趋从于客户的价值观,很难坚持自己的价值观。在这种情况下,只有坚实的内部审计部门文化才能帮助内部审计人员正确对待压力,采取正确的行动。此外,内部审计人员较其他部门人员具有较高的流动性,而良好的内部审计部门文化有利于形成一个积极的、优胜劣汰的环境,以保持内部审计工作的持续性。内部审计部门必须坚持内部审计职业四项基本价值观,与此同时还需要有良好的基础,如技术专家、章程、以风险为导向的审计方法、审计专家、软技术(如谈判和协作技能)、适当技术的运用等。但是,内部审计部门具备这些仍不能保证能够充分发挥作用、产生影响力和领导力,还需要建立坚实的内部审计部门文化。

适当的文化基础可以增强内部审计部门的影响力并促使其逐步增强。构成内部审计部门文化的六个支柱是:信任、情商、业绩为中心、勇气、支持、经验分享。作为个人或小组,要熟练掌握上述六个方面是困难的,这就需要首席审计执行官、审计管理者以及部门员工齐心协力,逐步掌握并加以改善。首席审计执行官清楚了解内部审计部门六个文化支柱方面的内容,是评价和改进部门文化的起点(参见附件:检查清单)。

一、信任

信任是职业基本价值观的必然要求——特别是诚信。诚信就是要信守诺言。当内部审计部门与客户之间建立了相互信任的关系时,就说明或预示内部审计部门的诚信所在;当内部审计部门有意忽略所接受的委托事项、或是给没有完成的工作找借口等,就说明内部审计部门的信任度较弱。

团队成员的相互依赖也可以说明信任的重要性。内部审计人员依靠同事的工作结果就如同依靠自己的工作结果,这种工作的依赖和对同事的信任,对于内部审计部门的成功是非常重要的。当内部审计人员信任其他同事的工作时,一方面,所获得的积极性效果是同事之间建立了良好的关系;另一方面,坚信其他同事能够完全胜任其工作,能够为自己保质保量按时完成工作赢得时间。需要说明的是:信任不应该与盲目的相信相混淆,如假设某人在任何情况下都能够不需要指引而按要求完成任何工作;复核他人的工作或询问他人的工作情况及未完成工作的情况,应不会对信任形成损害,因为,复核工作是为了确保内部审计工作质量,有利于提高部门的声誉,同时为部门成员提供重要的、具有指导性的反馈。

当内部审计部门充满了相互信任的文化氛围,也会感染和影响内部审计人员与客户的交往,增强内部审计部门对公司股东的影响力。

首席审计执行官应该如何创造相互信任的氛围呢?首先,必须做值得信任的典范。在工作时,仔细听取员工的想法,认真倾听客户的意见,不带有任何感情色彩,给予对方坦率的、具有专业水准的反馈;在部门中,如果能够公开讨论信任问题,将有助于成员深刻理解建立信任的内部审计部门文化的重要性,以及如何才能得到很好的贯彻。其次,通过评价每个人之间的信任程度,进一步加强信任文化的建设。但是,由于信任具有难以观察和衡量的特点,内部审计部门可以请公司的管理人员、同事、客户协助问卷调查,也可以请客户进行全方位的观察,确定内部审计团队的成员是否值得信任,哪些行为可以得到认可。最后,首席审计执行官必须重视信任文化的建设,不能抱有任何侥幸心理;同时,在交往中,必须清晰地表达不断加强信任文化建设的意愿。

二、情商

目前,有大量的文字材料讨论第二项软技术——情商。《情商实务》的作者丹尼尔·戈尔曼称,情商是认识我们自己和他人情绪、情感的能力,以及激励自己、在人际关系中管理好自己与他人情绪、情感的能力。戈尔曼理论认为,情商是成功人士获得成功的关键特性。具有高情商的人与高智商、拥有良好教育背景和经验丰富的人相比,往往事情会做得更好。戈尔曼提出了与情商有关的五种能力:(1)自我认识能力,即能够体察自己的情绪、个性、风格,按照本能的感知做出决定,并对自己实际能力进行评估,对自己充满信心。(2)自我管理能力,即能够妥善管理自己的情绪,让自己的情绪有利于工作,而不是干扰工作;能够勤勉尽责开展工作,不沾沾自喜、得意忘形;具有良好的抗压能力,能从挫折中尽快地走出来。(3)激励能力,即把自己内在的、最深层的愿望当作指南针,引导自己走向目标,即使是面对挫折也坚持不懈、积极进取。(4)富有同理心,即善于体会别人的感受,具有同情心,能够接受别人的观点,与各种类型的人都能保持和谐、友好的关系。(5)社会交际能力,即各种关系中都能够掌控自己,能够敏锐地判断形势以及人与人之间的关系,处事有分寸;能够通过运用这种能力,说服、引导他人,协商解决分歧,在工作中建立良好的团队合作关系。其中,自我认识能力、自我管理能力和激励能力是人们如何进行自我管理的能力;富有同理心和社会交际能力是人们如何处理好各种关系的能力。

内部审计部门应该创造这样一种氛围,即内部审计人员能够将情商相关的五种能力体现在日常工作中。必要的一步是通过培训等方式,使每个内部审计人员知道,运用好这五种能力是部门工作目标之一。为有助于将这些能力作为内部审计部门文化建设内容长期加以灌输,可以从客户、下属、同事和管理者那里得到有关情商的相关反馈。如果没有合适的人员评估内部审计人员的情商,内部审计部门可以外聘有资质的咨询人员获得反馈,并利用所获反馈评估情商。通过对这些能力的培养,内部审计部门将成为未来领导者的摇篮,并与客户之间建立相互理解、相互信任的关系。

(资料来源:国际内部审计师协会的刊物《内部审计师》2009年4月刊;编译者单位:银联商务有限公司,邮政编码:201203电子信箱xiaqing517@126.com)

三、业绩为中心

业绩为中心是内部审计部门运转良好的必要条件,也是引导内部审计部门的明确工作目标。目前,经济领域中关于“业绩为中心”的解释不止一个。有人认为,这个术语和“职业道德”含义相近,是说内部审计人员要不断地、努力地完成工作;有人认为,其含义是内部审计人员首先应该关注客户和顾客的需要,其次才是关注管理人员要求他们做什么;有人认为,内部审计人员首先应该按照管理者的要求去做,其次才是满足客户和顾客的需求;有人认为,“业绩为中心”就是满足审计委员会或其他利益相关者的需要。

应该说,以上所有的解释都有价值。《团队的智慧》一书的作者乔恩·卡兹恩巴赫和道格拉斯·史密斯对此提出了一个更为宽泛、并可用于内部审计部门的定义,“业绩为中心”就意味着内部审计部门中的每位员工,要毫不松懈地完成各项工作,以满足购买公司产品或服务的客户的需求,利益相关者、董事会和审计委员会的需求,公司员工或内部机构的需求,内部审计人员的需要。内部审计人员在向客户提供确认服务时,业绩目标可能是确认所有顾客信息都得到了充分防护并予以保密;经营审计中的业绩目标是向客户确认经营活动是否有效率和有效益,并保证向其提供高质量的产品或服务;与审计委员会有关的业绩目标是要向其报告公司内部控制系统中存在的弱点和重大缺陷;与客户有关的业绩目标就是要持续不断地提供专业的、高质量的、及时的服务;内部审计管理的业绩目标是使所有内部审计人员成为有职业资质的内部审计师。

“业绩为中心”明确了内部审计部门要为上述人群服务,并通过服务使内部审计人员反思自己的目标制定是否正确以及如何才能成功地达成。首席审计执行官应该根据上述四类人群的需求,确定内部审计部门的工作目标以及达到目标的方法,内部审计人员通过全身心地参与工作目标的制定,也就更愿意接受并努力完成既定的工作目标。与此同时,对于已经确定好的业绩目标,内部审计人员应该努力完成。要想取得成功,内部审计部门必须将其工作成果与上述四类人群的需求进行对比,首席审计执行官还应定期评价和更新内部审计部门的业绩目标。

四、勇气

勇气是内部审计部门从事内部审计工作的核心。在组织内部,内部审计人员可能不得不向有权力的人挑战,不论政治环境多么复杂,个人地位多么悬殊,都必须诚实、恪守职业道德和追求真理;在向客户提出一些涉密问题或揭示组织内部存在的阴暗面时,内部审计人员必须能够承受社会压力。内部审计人员要成功地完成自己的工作,必须充满自信,坚守信念。面对有异议的争论,内部审计人员必须要意志坚强,为揭示真相采取必要的行动。

勇气包含许多有权力的外部支持者给予的鼓励,也包含团队成员和同事提供的重要建议。但是,向团队成员提出具有建设性的批评、意见往往不是那么容易,需要坚持不懈地建议他人应如何改进。如果内部审计人员不能向其他同事反馈具有建设性的意见,就失去了向同事说明自己观点的机会,而同事也可能失去了有价值的业务改进意见和建议。当内部审计人员根据同事的反馈改进自己的工作时,也面临着很大的个人风险,所以,内部审计人员容易变得具有防御性。但是,内部审计人员必须有足够的勇气听取他人的意见和建议,经过理解、判断和评估后再采取适当的行动加以改善。对于掌控内部审计人员未来的老板的反馈意见,内部审计人员采取行动要容易得多,但对于同事提出的具有建设性的改进意见,采取行动则要难一些,需要有很大的勇气来接受同事的意见。

只有通过实例才能感受到勇气,特别是首席审计执行官和内部审计部门领导者传递出的“勇气”信息,必须得到每个人的准确理解、具体实践和支持。当做到了这一切,勇气会使内部审计部门的声誉、信誉和影响力都得到增强。

五、支持

营造并保持来自内、外部力量对内部审计部门的有力支持,对于内部审计取得长期成功非常重要。内部审计人员必须相互支持,如提供具有鼓励性的意见给团队成员、认可和庆祝个人和团队的成功、真诚关怀同事等。这样的支持有助于营造一个充满友善、具有凝聚力的内部审计部门。

此外,来自外部的支持也相当重要。内部审计部门不可能仅依靠自己的力量获得成功,一定要走出去,建立与其他各方面联系的桥梁。支持可以来自部门以外的各方,如审计委员会、高管层、客户、法律部门、人力资源部门等。获得外部各方面的支持,对于内部审计人员了解和满足他们的需要是非常重要的。通过问卷调查、访谈、座谈会以及其他方式获得外部各方的反馈,就是不断获得和保持来自外部各方支持的重要方法。对于获得外部各方的支持,内部审计部门还要认真并公正的评价他们的反馈,明确反馈提供者和内部审计部门之间的联系,然后实施必需的改变。作为内部审计部门,要与支持者保持联系,通过相互支持和协作关系的建立使整个组织收益。

六、经验分享

经验要比参加课程班或取得学历有着更多的内涵——那是经历了冒险、胜利和失败后学到的东西。经验介绍或小组式的学习,将自己的经验教训与大家分享,能使每个人从他人经历的风险和经验中有所收获,既能够使一个团队提高绩效,也是一种树立行为榜样和分享经验教训的能力。

内部审计部门要提高工作水平并持续性改进工作,经验分享是非常必要的。为了获得成功,应该鼓励部门所有成员通过经验分享的方式,利用一切机会学习,从错误中吸取教训,并将自己成功经验或失败教训与大家分享。通过适当的激励方法和具体实践,进一步培养和改善经验分享的氛围。

在日常工作中,内部审计人员都在不断地积累经验。在获得一项新业务、尝试一个新技术,或把学到的经验应用在自己的审计业务中时,内部审计人员都会认真考虑是否适合运用以往的经验。如果目前工作进展顺利,内部审计人员就希望与其他同事分享其成功经验;如果业务进展不顺利,可能就不愿意让大家知道错误或失误。通常认为,作为专业人士,如果承认了错误,就会在团队、审计管理者、客户面前很没面子。有些人愿意私下里让别人知道他们的错误,而另一些人则是简单地试着将错误隐藏起来。但是,经验表明,承认错误并且找出原因,不仅不会抵减信誉,反而会增强信誉;通过和同事们讨论错误,会使大家都能从中吸取教训。所以,审计管理人员必须有勇气容忍这种无意中形成的错误,并且公正地评估内部审计人员的工作。

首席审计执行官可采取一定的方法鼓励经验分享的做法。首先,树立榜样。第一步也是最重要的一步是首席审计执行官和内部审计经理必须先将自己的成功经验和教训与大家分享,如果没有这种坦率,经验分享就不可能有所成效。其次,内部审计部门必须建立一种宽松的环境,如通过每月的小组例会,大家分享各自成功的经验和失败的教训。最后,要通过激励的方法,如给予表扬奖励和物质奖赏等方法,提供给那些公开分享工作中发生失误的内部审计人员作为鼓励。

上述六个文化支柱都是实际工作中成功的、具有影响力的内部审计部门所具备的。当内部审计部门掌握了这六个文化支柱的基本要求时,内部审计部门在组织中的影响力和地位就提升到一个更高的高度。

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