赵子珑
中车唐山机车车辆有限公司 河北 唐山 064000
摘要：现代档案管理工作在市场经济和现代信息化发展的背景下，如何做好档案管理信息化建设也成为我们今天研究的重要课题。现代档案的利用范围越来越广泛，档案的应用服务方式也在不断创新。因此，档案管理信息化建设必须加快实现档案管理信息资源的数字化、规范化、系统化、网络化进程。以社会和现代信息技术为基础，以信息资源建设为核心，使用户能够充分利用档案信息资源。本文阐述了档案管理信息化建设的重要意义和主要任务。分析档案管理信息化过程中应遵循的基本原则和存在的问题，并提出优化档案管理信息化建设的几点建议，以促进档案管理信息化建设更好更快发展。
关键词：档案管理；信息化；建设；优化措施
前言
档案信息化是通过运用现代信息技术实现档案信息资源的规范管理和有效共享、开发与利用。因此，档案信息化只有以档案信息资源建设为核心，以档案网络建设为平台，以扩大档案信息资源开发利用为目的，才能加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程，促进档案事业持续快速健康发展，从而为社会各项建设更优质的档案服务。
一、档案管理信息化建设的意义
档案管理信息化是档案事业适应时代和社会发展的必由之路。随着现代信息技术的广泛应用，档案管理应达到现代化、科学化、规范化的要求。科学手段的不断更新，档案信息管理系统已得到普遍采用。运用现代化信息技术加强档案信息资源的收集、整理、开发和利用。档案管理信息化在加强档案信息数字化管理的基础上。已逐步向网络化发展。通过网络最大限度地开发和利用已开放档案资源。档案管理信息化建设对推动经济和社会发展具有十分重要的意义。
二、档案管理信息化建设的主要任务
首先，制定和实施档案工作的标准和范围，完善档案信息化管理体制。满足档案工作现代化的需要。其次，以档案信息资源建设为核心，全面提高档案科技创新能力。扩大档案信息资源开发利用，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化进程。最后，以人为本，培养和造就大量掌握现代科学技术知识的复合型档案人才。
三、档案管理信息化建设的基本原则
1.规范建设原则
实现档案信息化建设没有标准、规范的约束是不行的。目前市场上的档案管理软件数量繁多，良莠不齐。严重影响了档案信息化管理的健康发展。国家档案局应根据档案工作实际，制定全国档案信息化的规范标准体系。规范使用符合国家档案管理标准的标准化档案管理软件。只有这样才能使电子文件的归档，传统档案数字化，数字化档案的保管、传递、利用等工作都实现有序化、标准化和规范化。避免出现各自为政，互不兼容，重复建设等现象发生。
2.文档一体化原则
文档一体化是档案信息化建设的前提。通过办公自动化将公文处理与档案管理相结合，充分利用文书处理过程中形成的数据信息。避免档案部门的重复劳动。使文书工作中文件的收发、登记、运转、承办、催办以及文件的收集、整理、立卷和归档、利用、统计形成一个有序整体。
3.确保安全原则
在档案信息化进程向前推进的同时，也面临着许多安全风险。因此，我们必须构筑档案信息的安全保障体系，树立档案信息安全观念，充分保证档案信息的安全性。我们可以采取：构筑硬件安全防范体系；提高软件安全性能；做好安全制度建设，提高管理人员信息安全素质。
四、档案管理信息化发展常出现的问题
1、档案管理信息化管理的工具缺乏
硬件设施主要包括计算机、光盘刻录机、扫描仪、打印机、数码相机、复印机以及光盘、缩微设备、磁盘等等，但是由于硬件设备的配备需要很大的经费投入，设备的后期维护的成本也会较高，所以如果没有较大的资金投入作保障，设备配置紧张，高效快捷的档案信息化管理就无从谈起。
2、档案管理信息化管理缺乏详细统一的标准
档案信息化管理中常常没有详细统一的标准，这样相同的纸质档案经过不同的部门和人员处理就有不同电子格式。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆另外在电子档案的保管、传递、调阅、使用等环节都没有统一的刚性的要求，存在很多人为主观因素，这样就会增加信息化管理的工作量和工作难度。
3、档案信息安全性较差
在档案信息化管理中，由于应用现代网络技术，使得档案信息泄密风险与日俱增增加，例如网络病毒、网络黑客入侵，电磁泄露等等。此外，泄密具有很强的隐蔽性，在信息泄漏后，信息可以借助网络快速传播，而后又较难补救，所以档案的信息安全保密度大大降低。
4、档案管理人员综合素质偏低
新形势下档案管理工作的突出特点是技术更先进、内容更丰富、分工更专业。合格的档案信息化管理工作者既要掌握计算机理论知识和运用技能，具备档案信息加工提炼能力，更重要的是要把有价值的档案信息快速有效地传递给档案利用者。这就要求档案管理人员具备较高的综合素质。新形势下的档案管理中的难题即保真、保密、保存、保读取等都为档案管理人员提高能力素质提出了新的挑战。
五、档案管理信息化建设的优化措施
1.加强信息资源建设
档案信息资源建设是档案管理信息化建设的基础和核心。是以档案资料纸质或机读形式为主要对象，用计算机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工使之转化为二次文献信息供人们利用。在网络的协助下，使文档管理能实现网络一体化。通过各种信息技术使档案管理信息化得以实现。档案信息是国民经济和社会发展的战略资源之一。它的开发和利用是档案信息化建设取得成功的关键。
2.加强基础设施建设
基础设施建设包括档案信息网络系统建设和档案数字化设备建设（数码相机、扫描仪、打印机等）。它是档案信息资源共享以及信息交换的基础条件。加强基础设施建设，提高数字化设备的使用率，有助于文档一体化管理得以实现。这些都为档案信息化管理打下坚实的基础。
3.建立档案信息化管理应用系统
档案信息的安全、利用、管理、收集等都属于应用系统建设内容。建立档案信息化管理应用系统可以为档案信息资源开发利用和档案网络建设提供技术保障。推动了档案管理与办公自动化的同步发展。提高档案管理软件的技术和应用水平，保证档案信息交换、实现档案信息资源共享创造条件。
4.建立档案管理的标准规范
档案管理信息化建设必须遵循一定标准。标准建设无疑将作为档案信息化建设的重要内容。我国档案信息化建设总体上还处于初级发展阶段，在信息标准化和规范化管理方面比较薄弱。加快推进档案信息化法制建设，适时提出比较成熟的行政立法建设。完善档案信息化标准体系。制订档案信息化标准，建立健全档案信息化标准实施机制。
5.建立高素质的人才队伍
加快档案信息化建设步伐，人才是关键，人才在档案信息化建设中始终处于主导地位。由于电子档案管理信息内容的数字化、电子档案信息的技术化、开发利用形式的多样化，这样就对档案业务人员提出更高的要求。所以，必须加强档案业务人员应用新技术、新设备、新方法的培训，提高档案人员掌握和管理现代化技术的技能。只有人才问题解决了才能满足社会发展对档案工作的需要，才符合档案信息化建设的正确方向。
6.建立安全保障体系
在信息化过程中建立档案信息安全保障体系，逐步完善档案信息安全管理体制，确保档案信息的安全，具有特别重要的意义。信息安全保障体系是保障信息“保密性、完整性、可用性、可控性、抗抵赖性”的具有预警、保护、检测、响应和恢复能力的综合行信息系统防护体系。目标在于实现档案信息及管理系统的安全。
总结
综上所述，档案管理信息化建设对档案事业的发展有着非常重要的意义，要想做好档案管理信息化建设工作，就必须利用有效的措施解决档案信息化建设中存在的问题，并在实践过程中不断发展和完善，从而真正实现档案的信息化管理，促进档案事业的快速健康发展，为推动我国社会和经济发展做贡献。
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[3]刘艳.浅谈档案管理信息化建设中的标准化问题[J]. 人力资源管理, 2017(3):189-190.
论文作者:赵子珑
论文发表刊物:《防护工程》2018年第25期
论文发表时间:2018/12/4
标签：档案论文; 档案管理论文; 信息化建设论文; 信息资源论文; 信息论文; 信息化管理论文; 标准论文; 《防护工程》2018年第25期论文;