摘要：文书档案主要指的是那种记录社会历史变迁，并可以准确反映出社会出现问题跟解决法案的重要社会结果，对于企业以及社会的发展进步也有着非常重要的意义。此外文书档案的收集跟归档工作作为具备有技术性质跟服务性质双重性质的工作，其在现阶段的管理过程中还存在有比较多的问题，也就要求相关管理人员能够加强对该方面的研究力度，来促使办公室文书档案的职能得到最大限度的发挥。
关键词：办公室；文书档案；档案管理；收集；归档
现阶段，在社会不断发展与进步的大环境下，办公室文书档案管理工作逐渐受到越来越多档案工作人员的关注，尤其是对部分注重办公室文书档案收集与归档工作的单位，其办公室档案的管理工作是提高单位工作质量的重要工作，同时，良好的办公室文书档案管理工作也是体现企业管理水平的标志。文书档案是对办公室的发展情况进行详细记录的主要方式，能反映出某一时期办公室出现的问题，以及怎样解决问题的详细记录，因此，对办公室文书档案进行管理是保证此类资料得到妥善保存和整理的重要工作，也是提高办公室文书档案整体质量的主要措施。
一、办公室文书档案收集与归档工作的意义
当前我国事业单位中，文档管理工作是一项基础且重要的工作，办公室的文书档案收集与归档工作是事业单位开展其他工作的关键部分，办公室文书档案的收集与归档工作是对事业单位中某一事件的具体记录，其中会详细对事件的相关资料内容以及事件的发展过程、问题的产生与解决进行详细的记载，例如：事业单位中相关会议记录，项目审计情况等，这些都会对事业单位的发展产生重要的影响，做好办公室文书档案收集与归档工作可以对这方面产生非常积极的影响和意义。
二、办公室文书档案进行收集与归档工作存在的问题
1、管理人员重视程度不够，管理意识淡薄。现阶段管理人员对于文书档案的收集与归档的重视程度不够，使得工作态度不积极，工作落实不到位。很多文书档案管理人员的管理意识淡薄，事业单位的管理人员只重视一些红头文件，对于一些普通编号文件不够重视，容易忽略对于普通编号文件的收集与归档的工作，使得文书档案管理工作的效率与质量持续下滑，经常出现档案失真、档案缺损、归档档案时间不能连贯等情况。管理人员的管理意识淡薄，同样也加大了查阅与管理的难度，无法切实发挥出文书档案的积极作用。
2、收集与归档文书档案的力度不强。首先，归档的方式不合理。从现阶段监狱归档的文书档案情况来看，依然有用文字形式归档的，对于无纸化与自动化办公的情况来说，这种方式无疑跟不上监狱发展的步伐，使得归档的效率与质量下降。其次，收集与归档文书的流程不够规范。很多文书资料虽然分类但归档不及时，没有及时地摆放在柜文件中，导致查阅不方便。最后，文书档案欠缺完整性与连续性。由于文书档案收集与归档工作不够规范，造成文书档案资料出现断页、断章、缺乏有效的单位落款的时间与盖章等，都是比较常见的现象。
3、收集与归档文书档案工作不全面。因为监狱文书档案资料的内容繁杂，且涉及较多领域，并且一旦被遗留到其他部门或其他人员的手中，则无形之中加大了收集与归档文书档案的工作难度。与此同时，很多文书档案管理人员都是身兼数职很容易在工作中分心，不能支配更多的时间投身于收集与归档文书档案的工作之中，因此也就无法有效全面地完成收集与归档的工作。
三、加强办公室文书档案管理质量措施
1、加强对文书档案管理人员的培训力度。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆文书档案管理人员作为档案管理工作的具体执行者，其职业素质以及档案管理水平也会直接影响到整个文书档案的管理效果。而一个合格的档案管理人员，除了具备丰富的档案管理技能以及档案管理经验之外，还需要积极进行档案管理知识体系的不断更新，并主动参与到各种档案管理培训工作中，从而促进自身的档案管理水平以及职业素质得到进一步的提升。对于文书档案收集归档过程中存在的问题，还要求档案管理人员能够及时对上级部门进行反馈，然后针对性地提出改进意见，保障档案管理工作的顺利推行。对于部分刚参与到档案管理工作中的工作人员，需要做好其专业技能培训工作，在培训完成之后还需要对其理论知识掌握水平以及实践操作能力进行考核，只有在考核通过后才能够参与到后续的档案管理工作中，以保障档案管理工作能够按照科学的流程来进行，并进一步提升办公室文书档案的管理效果。
2、完善文书档案的管理跟归档制度。首先要求档案的管理人员能够对文书档案管理详细时间、归档规模以及保管时间等工作具体流程有一个清晰的了解，然后在结合了不同办公室部门工作情况的基础上，结合相关制度对各部门之间的责任进行充分的落实，在此基础上进行不同类型档案管理程序的合理确定。此外还要求档案管理部门针对档案采用集中保管的模式，并不得出现擅自留下使用的情况发生，在而文书档案管理过程中，也需要结要求来对档案管理规章制度进行优化与调整，从而满足档案管理工作的各项需求。在具体的文书档案收集归档过程中，还需要明确以下内容：（1）归档期限。进行归档期限的明确设置，并对不同期限类别的材料进行分类保管处理，以避免档案意识等情况的发生。此外档案期限的设定还能够为档案管理人员的日常工作提供足够多的便利性，从而在无形中提升了档案管理人员的工作积极性。（2）归档范围。在归档范围的确定过程中需要保持一定的适应性跟针对性，在结合了企业发展战略以及市场环境的基础上，进行文书档案归档范围的合理确定，在此基础上获得良好的档案管理效果。
3、对文书档案的收集跟归档模式进行调整。在传统的文书档案收集跟归档工作中存在缺乏主动性、档案资料完整性不足等诸多问题，因此各档案管理人员还需要做好对文书档案收集跟归档模式的调整工作，借此来促进档案管理工作效率得到进一步的提升。因此文书档案管理人员还可以从以下几个方面出发：（1）问题反馈及时性。在文书档案的收集跟归档过程之中，还经常性会出现一些档案管理问题，如果未曾对该问题进行及时的处理，还会导致管理成本大幅度提升，并直接降低了企业的运营管理效率。因此在档案管理工作出现问题之后还需要进行及时的反馈跟处理，以保障档案管理体系的顺利推行。（2）工作主动性。为了获得良好的文书档案收集跟归档效果，要求各档案管理人员能够积极加强跟其他部门的联系，对档案资料的收集跟归档工作开展进程进行安排。此外还需要定期做好档案材料的检查工作，以保障所有档案资料的可靠性、真实性以及连续性。（3）硬件措施的完备性。档案管理人员在档案收集跟归档过程中，还会受到人员素质、工作态度以及业务能力等多种人力因素的影响，因此各档案管理部门还需要加强信息化档案管理的建设力度，来减少人力因素对档案管理工作造成的影响。
总之，办公室文书档案的收集与归档是一种高技术性与服务型有机结合的工作，它在办公室档案管理中所发挥的作用受到了各单位的一致认可，我们应尽可能确保监狱文书档案的收集与归档工作的真实性与完整性，提高档案管理质量，有效开发与利用档案信息资源，提升监狱文书档案服务社会的作用，实现档案信息资源的最大共享。
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论文作者:周平
论文发表刊物:《基层建设》2019年第22期
论文发表时间:2019/10/31
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