摘要：随着社会经济的不断发展，科技不断地进步，使得信息技术已经被广泛地应用到公路工程中，正是在这种环境的影响下，公路工程的档案从原来的纸质档案逐渐地变成电子档案，从之前的被认可到现在的被依赖，因此，在公路工程中运用电子档案管理是很重要的。运用电子档案进行管理，档案的储存可以节省很多空间。一项工程所形成的几千卷纸质档案，整理成电子档案后仅仅几个光盘或一个U盘，同时还方便交流、快速查找，还可以对信息进行分享，使得信息可以得到充分地利用。但是现在的公路工程电子档案管理存在一些问题，为了使得电子档案管理促进公路工程的发展，需要对这些问题提出一些改进措施。
关键词：公路工程；电子档案；管理
1 公路工程电子档案管理工作存在的问题
1.1电子归档管理未得到重视，相关人员的操作熟练度不同
当前社会信息科技虽然得到了良好并且深入的发展，但是覆盖面以及使用上仍然存在着一定的不足，这也直接导致了不够重视公路工程建设电子档案工作，同时由于工作人员对信息化的接受程度不同，对其操作的熟练程度也呈现出不一样的情况。而且由于整个公路工程建设过程中，涉及的项目繁多，修改的次数也非常多，加上不同部分的电子档案会有不同部门和人员进行处理，大的工程项目工期较长，最终导致文档管理出现丢失、损坏等现象，最终使得整个电子文档失去其真实性以及全面性。同时由于公路工程建设电子档案工作相关的管理制度并不十分完善，部分人已经习惯于原先的手工存档的模式，因此在使用电子档案的过程中会有一定的恐惧以及抵触的心理，使得使用信息化技术实现公路工程建设的电子档案存档受到阻碍。
1.2 电子档案的完整性维护困难
无论是公路工程建设的电子档案还是其他工作的电子档案在存储时都需要借用一定载体，如：光盘、磁盘等，而这些载体由于其特性，很容易受到周围环境如：湿度、灰尘、磁场等的影响，再加上有些地方容易发生自然灾害，使得受影响的部分的电子档案的信息丢失，从而影响到整个电子档案的完整性。
1.3 电子档案的原始性很难得到保障
无论是纸质档案还是电子档案，其原始性以及真实性是法律层面的重要依据。在数据传输的过程中，电子档案相对于纸质档案其原始性很难得到保证，也极其容易被忽视。电子档案虽然具有传输简单快捷等特点，但是同样的由于很多数据以及信息是通过计算机网络进行传输，再加上其信息与相关载体可分离，导致相关的信息极易被复制、修改、删除等，在整个公路工程建设的电子档案存档过程中，大量的数据很可能就会找不到最原始的那份文件，甚至原始文件如果没有及时存档，一旦修改、覆盖、传阅后很可能导致不再有原始的文件存在，这与档案的原始性和真实性明显相违背。
1.4 电子档案的安全性有待提高
众所周知，不管是什么时候，只要是网络就会存在一定的安全隐患，作为基本实现网络化管理的公路工程建设也必然会存在安全问题。由于公路工程建设过程中，需要处理的数据量、种类都非常的多，不可能一次性或者短时间内处理、存档完成，因此在处理的过程中，大部分电子档案是被存储于局域网的服务器硬盘当中，有一小部分需要及时或者临时处理的电子档案也会存在个人使用的计算机当中，在这种情况下，由于计算机病毒、黑客攻击等的存在，极易导致电子档案的丢失、损坏、被盗，在传输过程中甚至有可能会被篡改，严重威胁到了公路工程建设电子档案的安全。
1.5 电子档案的长期可读性难实现
由于电脑系统、读取软件等的不同，再加上电子档案的存储需要各种不同的载体，因此极易导致公路工程建设中已保存的电子档案不能够完好无损的进行读取，甚至可能直接导致文档失去可读性，因此即使能将原始文档完好无损的保存也不能够完全保证存储的电子文档信息能够完好无损的、长久的被使用。
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2 加强公路工程电子档案管理工作的有效措施
2.1 建立电子档案全过程管理制度
公路工程建设所涉及到的部门、人员众多，形成的档案资料也非常的多，在这一过程当中极易形成数据丢失等情况，因此必须建立一套明确电子档案责任，统一收集、整理、处理以及归档的制度，对电子档案的建立、分类、内容等有明确的说明以及解释。在整个过程中，增加电子档案检查步骤，对于一切准备归档的文件进行进一步检查，尤其是对那些曾进行借阅、重新编辑的电子档案要进行全面的检查，对不符合原来存档内容的，要求相关人员做出解释，并采取一定的有效措施，如事先备份等，以保证在数据丢失、修改等不可追溯的情况下，保证档案的原始性。同时，要求同一个公路工程建设涉及的部门、人员使用同一个电子档案处理系统，对存储的载体、格式等也要做出准确、清晰的说明，及时检查、核对数据库保存下来的数据。
2.2 加大投入，不断强化公路电子档案管理工作的手段和能力
公路工程建设过程当中，应当对现代化设施、相关技术资料、档案管理系统软件等必要的物品进行采购，同时做好各单位电子档案管理人员的系统知识以及操作的培训，使其对档案的收集管理能力得到不断的加强，更快、更好的熟练操作系统，在这一过程中要树立起“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的理念，不断提高工作效率，从而保证电子档案的原始性以及真实性。
2.3 加强电子文件的安全性管理
首先对于电子文档本身，对于需要借阅的文件要进行文档保护措施，构建一套安全保障的系统体系，对于借阅人员以及部门做好详细登记，防止由于意外等对文档造成破坏、修改或者丢失。其次做好软硬件的安全管理，遵守国家关于保密工作的相关规定，杜绝相关的计算机直接或间接的与公共信息网络连接，减少被黑客或者病毒攻击的可能性。同时在有关的计算机系统上要及时安装有效的杀毒，防黑客的软件工具等，做好电子文档的备份，采取数据加密、来源跟踪等有效的安全机制，确保文档在整个使用过程中环境都是安全的。
2.4 完善电子文件一体化管理系统
公路工程建设过程中，有关部门以及人员在保证统一使用的电子档案系统与自身局域网达到高度共融的状态下，进一步完善电子档案的一体化管理，使得电子档案工作过程中，不仅能够提前介入每一项电子文件的生成，还能够保证在整个的过程中都能够按照国家规定的档案工作的原则和要求进行。整个一体化系统必须能够保留文件的完整性以及清晰度，提高电子档案考察以及审核的工作效率，同时在整个系统构建的过程当中，必须要有相应的电子档案管理者共同参与，使整个系统具有更强的实用性。
3 结束语
综上所述，公路工程建设作为一项周期长、投资量大、涉及环节众多的系统工程，形成的数据档案也非常的多，只有对相关的数据档案进行真实有效地记录才能够更好地保证工程的质量鉴定，为后期可能产生的诸如合同纠纷、工程事故鉴定等问题提供有效的法律依据。因此必须保证电子档案的原始性、真实性以及安全性。虽然目前电子档案的使用还存在着一定的问题，但是只要采取积极的应对措施，一定能够逐步进行克服，从而让电子档案更具有效性。
参考文献：
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[4]陈龙民.公路工程建设领域电子归档的实践与思考[J].交通标准化，2013（07）：152-154.
论文作者:张丹霞
论文发表刊物:《基层建设》2018年第1期
论文发表时间:2018/5/16
标签：档案论文; 电子论文; 工程建设论文; 公路论文; 公路工程论文; 过程中论文; 原始论文; 《基层建设》2018年第1期论文;