叙词表在知识管理中的应用研究，本文主要内容关键词为：词表论文,知识管理论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
中图分类号：G254 文献标识码：A 文章编号：1007－7634(2014)07－29－04 叙词表是传统的知识组织工具(Knowledge Organization Systems,KOS)，凝聚了几代图情专业人士的智慧和经验，描述了现有学科领域的知识体系。叙词表在网络信息环境下的潜在价值和应用前景引起了当前学术界的持续关注和讨论。对叙词表的研究不断地深入，取得了丰富的成果[1]。研究热点有叙词表的编制、标准和互操作[2－4]，有的对本领域的词表进行了集成[5]，有的则是跨领域[6]或跨语言进行集成[7]。叙词表的功能应用研究目前正成为研究的热点，主要的成果除信息检索外，焦点集中在术语服务上[8－9]，对其他领域和方式的应用研究，如知识管理方面并不多见。本文将尝试探索叙词表在企业知识管理中的应用，在研究叙词表在知识管理中所发挥的功能基础上，以叙词表为基础构建知识管理模型，明晰了叙词表对于组织开展知识管理和知识创新的作用。 1 知识管理与对叙词表的需求 1.1 知识管理 随着知识经济的兴起，知识管理(Knowledge Management,KM)在企业、政府等组织机构中的作用越来越明显。知识管理包括几个方面工作：建立知识库；促进员工的知识交流；建立尊重知识的内部环境；把知识作为资产来管理。知识管理强调的是识别组织内的知识，鼓励知识的分享，重复利用现有知识以提高效率，进而产生新的知识以提高竞争优势，增强企业的应变和创新能力。知识管理成为能为组织带来好处且越发流行的管理工具。 知识密集型组织或者大规模的机构如地区分布广的跨国公司，均以知识创新为主要驱动力，因而知识在组织中的作用越来越重要。改造组织或企业的信息环境，提供强有力的工具支持知识管理活动，已成为企业管理者共同关心的问题。从知识的角度来看，企业的经营和管理就是信息和知识处理和管理的问题。知识管理的效果转化为现实收益不仅需要时间，还需要更多的专业工具和技术平台来提升现有的应用，其中K0S是知识管理顺利实施的关键要点之一[10]。建立相关的K0S系统，可以对知识、信息进行结构化的处理，帮助组织实现知识管理。 1.2 知识管理对叙词表的需求 知识管理的主要目的是帮助企业更好地管理、维护知识资产，并促进知识资产的利用和增值。实现知识管理离不开诸多工具、技术和平台的支撑，从开展叙词表项目工作的业务需求以及KOS工具的角度来看，叙词表都不失为知识管理工具的优选方案。 1.2.1 企业的业务需求 (1)提高信息获取的效率。许多企业内部网的信息难以寻找，主要是因为文件的数量过于庞大以及搜索引擎的局限性。搜索引擎能帮助员工满足检索的基本需要，但员工有时并不知道如何选择搜索词，或者无法正确表达信息需求，加上语言的弹性化，同义词或有歧义的搜索词会影响搜索结果。特别是企业拥有海量信息，搜索结果成千上万，员工很难从中挑选出相关的信息。员工在搜索引擎面前看不到组织内部提供了哪些信息，无法利用知识，更不用说“发现”知识。此外，过多的时间用于搜索而不是阅读和利用信息，这种时间上的浪费有时就是竞争机会的浪费。因此，对于企业而言，如要缩短企业员工查找相关信息的时间，提高搜索准确度，企业叙词表是必不可少的。 (2)统一和整合知识。为了整合各地的分支机构或收购合并之后各公司的知识资产，使得全公司的知识能够统一起来，更好的协同与分享，需要企业利用叙词表强大的知识组织功能来统一和整合知识。此外，企业利用数据挖掘工具从企业的信息仓储中发现隐形知识，可以及时补充到企业叙词表中，实现叙词表的自动更新。叙词表丰词之后，本身作为一种术语资源可以被共享和重用，也实现了知识共享的目的。 (3)节省开支。大型出版社包括大型企业的经验证明，通过叙词表的应用节约了原有索引编制的成本开支。 (4)帮助企业盈利。电子商务企业、咨询公司和出版商等使用叙词表能够促进销售，改善客户服务。例如客户服务人员查找信息更加精确，从而缩短呼叫中心的反馈时间；有利于销售人员更好的发现和获取企业内部已有的知识，提高销售的生产力；便于客户通过网络自助服务查询问题的解决方法，从而减少客服支持电话的打入数量。总之，通过应用词表，可以提高客户服务效率，开发和制定新的服务计划，实现和提升企业盈利。 1.2.2 KOS的工具比较 对于企业知识管理者而言，需要根据企业具体需求和知识管理发展的阶段来决定使用何种有效的知识管理工具。知识管理者的工具箱里有一套知识组织结构零件，其中包含了一系列结构复杂程度不一的架构子集。一般KOS架构开发遵循由简入繁的原则，其进阶路线一般依次为术语清单、同义词环圈、分类表、叙词表和本体。由此可见叙词表并非是企业知识管理工具的唯一选择，从理论上说本体也是企业知识管理的优选方案，但两者在实践中叙词表占优。具体来说：本体和叙词表处于KOS的高阶，具有语义功能，但显然本体的语义功能更强大，具有良好的逻辑推理能力，能强有力地支撑企业知识管理。但劣势在于本体的技术复杂、成本高昂，因而应用并不广泛。叙词表易操作、成本低，可实现对企业信息的结构化和语义化组织，以及对隐形知识的发现和挖掘。作为轻量级的概念语义工具，叙词表在实际应用中更受青睐。 2 叙词表对知识管理的支持 叙词表资源可以是通用的，但一部企业的叙词表应该具有企业的个性化特征。叙词表用来组织大量的内容，以便信息的浏览和发现，对企业而言可实现以下知识管理的功能。 (1)叙词表便于用户检索和知识发现。如前所述，当企业的内部知识积累到一定数量，员工对过去有的信息和知识就有“搜寻的需求”。叙词表能帮助和指导用户通过浏览找到知识资源，也能提供一个友好的方式来发现组织内的知识资源，提高对可用知识的认识，创造发现知识的机会。 (2)分类主题词表的分级性质提供与语境相关的知识。如果是扩展了的分类词表，那么员工在浏览时可以对分类词表中的知识资源进行定位，帮助用户对该组织里的知识结构更加了解，有助于明确分类词表中词条的含义。 (3)分类词表可以用来明确同义词和歧义词的含义，从而提高搜索的检全率和检准率。如果把同义词归纳在一起，员工不管用哪个词汇，都可以找到相关的知识。如，中文里面有很多缩写的名称，“香港大学”和“港大”意思一致；“大律师”和“大状”都是意指资深律师；两岸三地中文翻译标准不一，英国球星Beckham，大陆译为“贝克汉姆”，而香港则译为“碧咸”等。如果把这些同义词归在一起，不管员工查哪个词，都会出现同样的结果。 (4)叙词表可过滤搜索结果。当“苹果”分别代表水果、电脑公司名称、牛仔裤品牌和电影名称时，叙词表的作用就会充分展示出来。叙词表的词条可用于缩小搜索结果，实现更高的精确度。 (5)叙词表可以用来统一不同的内容和语言。在叙词表设计的过程中，确保所有现有的内容都被涵盖(例如内联网，文件管理系统，博客，网站等)。同时，叙词表也能通过语言等同关系将各种资源与同一主题连接起来。如果公司的业务范围涵盖全球，主要语言是中文、英文和其他文种，那么叙词表的词汇里面就可以把这三种语言的对应翻译归在同一个地方。比如说电信(Telecommunication)，当电信和Telecommunication这两个字都归在同一个地方后，用户查中文“电信”主题词的文档，那么也会同时检全英文的Telecommunication主题文档。 (6)叙词表的设计应是以用户为中心且是直观的。企业叙词表的设计应经过员工面谈环节，以更好地发现员工的习惯和行为。可以通过搜索日志和卡片分类法等技术，来确定对员工来说最恰当的术语。 (7)叙词表可以帮助找出知识的差距。通过检查叙词表，或与相似企业的叙词表、分类词表进行比较，叙词表词条缺乏的领域或节点表明这个企业很可能缺乏这些领域内的知识。如果叙词表连接很少的内容资源，也可能表明缺乏该方面的知识。反之，叙词表与许多资源相连接的领域可以说明在该领域具有潜在的竞争优势。企业可以利用该信息来取长补短，甚至重新分配人力和资源。 (8)叙词表的可视化。通过利用一些具有可视性和相关工具，鼓励员工更多地参与知识管理，加强现有的知识管理系统的功能，如通过应用了分类词表的搜索引擎进一步提高投资回报率和改善员工体验。 总之，企业级的叙词表可以建立认知，促进知识发现、重用、共享和保留；通过减少重复检索，提高效率和生产力；通过明确含义和使用过滤工具改进搜索结果(也增加搜索引擎的投资回报率)；为用户提供知识管理工具可视化的例子，以便鼓励他们积极参与知识的总体方案[11]。 3 基于叙词表的知识管理活动模型 对整个知识管理活动的结构和流程的描述，可以清晰定位叙词表的功能和作用。图1为基于叙词表的企业知识管理活动模型，具体分析如下： (1)企业叙词表的创建和维护。叙词表描述企业主体、企业内各机构组织、生产、仓储、销售等各领域对象的概念及概念关系，这些概念关系定义构成了企业知识管理、企业员工进行知识交流的概念基础[12]。创建的方法有两种，一种是自上而下制定，企业CKO等知识专家根据企业的经营目标、生产管理、业务活动等制定；另一种是自下而上，通过数据挖掘信息仓储实现自动丰词。叙词表本身是知识资源的一部分，其创建和维护、分享和重用，是构建知识库、进行知识管理的重要活动之一。
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