摘要：科技日新月异、信息技术飞速发展的今天，在我们对信息资源共享的同时，也应当对档案管理如何实现现代化和信息化作出探讨，致力于提高档案信息技术的建设。建筑工程档案是建筑工程中的重要组成部分，对工程建设中的施工及管理资料进行保存，真实反映工程建设的具体情况，利用价值极高。现阶段，随着建筑行业发展速度的加快，行业内竞争的激烈，对建筑工程单位的自身管理要求也越来越高，促使建筑工程档案管理工作向系统化、标准化和规范化等方面发展。
关键词：档案管理；信息化；新形势；研究
1.档案信息化建设的优势及特点
1.1档案保存更加方便
信息化档案的主要载体是电子文件，与传统的档案类型相比，更加便于保存。因为纸质档案体积较大，对储存环境的要求有非常高，所以在开展保存工作时具有一定的难度。空气天气温度、档案室的防火功能和防水能力都有可能成为造成档案损坏的问题，一旦发生保管不利的情况就会对档案的完成性造成破坏。而电子档案通常在网络和电子设备中就可以实现储存和管理，不会受到任何外在因素的干扰，能够实现档案的完整保存。
1.2有利于档案信息的查询
网络连接使信息传播的速度加快，获取信息的渠道也逐渐丰富，信息量迅速增加，出现了信息爆炸的情况。如果技术使用传统的档案管理方式对信息实施管理将会给档案查询带来很大困难，纸质档案数量庞大，在进行信息查找时需要花费大量时间对寻找档案，而如果将档案信息向信息化转型可以将档案信息存储与电子设备当中，在进行档案查询时只需要在查询系统中输入想要查找的档案信息就可以迅速找到想要查找的档案信息，大大缩减了查找档案的时间，市档案查询效率得到提高。
1.3从本质上改变了档案管理途径
档案信息化使得档案信息的载体发生了改变，传统的纸质档案无论是制作环节还是保存环节、甚至是查询环节都是由人工操作来完成的。而信息化档案从形成到利用，每一个环节都是通过系统设备的统一管理来完成的。这就使得档案管理的方法和途径在本质上发生了改变，节省了很多时间，避免了经历浪费，大大提升了档案管理工作的运行效率，同时也有效减少了档案管理工作中可能出现的失误。
2.工程建筑档案管理的现状
2.1信息化建设缓慢
在工程建筑档案的信息化建设中，因大部分工程建筑档案均源于不同的地方，所以信息比较分散，无法对其实行统一、规范的管理。另外，尽管工程建筑档案管理信息化建设已经受到越来越多的人的关注，但是多数工程建筑档案管理单位在实际工作中，依然存在侧重于实体工程建筑的档案管理，而忽视档案信息化建设的问题，对工程建筑档案的信息化，并未采取积极的措施进行完善，导致信息化建设缓慢的现状。
2.2对于工程建筑档案管理信息化重视度不够
档案的归纳整理不到位，纸质的档案转化为电子存档面临着各种各样的问题。目前存在着这样一些问题：大量的案卷质量不高，缺乏完整的检索工具，相关工作人员也没能按规定处理事务，同时相关专业人才不仅质量不达标甚至数量也不够，更有甚者对于信息化建设不屑一顾。这也严重的阻碍信息化的工程建筑档案管理建设。当然，也不能忽视信息安全这一重要话题，党和国家也要不断地完善相关的法律制度和专业技能，确保信息的安全。
2.3信息安全较差
信息化、网络化在带来便利的同时，也存在很大的安全问题。近年来，由于计算机病毒和黑客威胁信息安全，带来的安全损失逐年增长。除去外来侵入的安全隐患，计算机本身的防护措施如不到位，有可能会导致档案与电子文件产生冲突，造成数据库破坏，公务系统瘫痪。
2.4资源共享未达到需求
档案信息化建设要求很强的开放性，满足公众对于档案的多样化需求是要靠档案信息的开发共享才能完成。但当前在实际工作中，部分档案管理人员思想较为保守，对于信息化建设的认识存在偏差。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆许多人认为所谓档案信息化即为档案数字化，但档案的数字化只起到提高查询效率的作用，没实现信息的共享，不能提供方便档案的信息查阅服务。
3.基于信息化的工程建筑档案管理方法
3.1强化工程建筑档案管理人员的信息化意识
建筑工程离不开工程建筑档案，工程建筑档案对于整个工程建筑物的质量和安全有着重要的监督作用。一直以来，我国的工程建筑档案的发展和建设都比较缓慢，不注重相关部门和企业的交流发展，各人自扫门前雪，自然信息就比较闭塞了，对于当前的发展趋势认识不深，使得工程建筑档案没能发挥最大化的作用。我们要把工作落到实处，就需要树立现代化和信息化意识，就是让各类资料存档管理，在相关的网站上可以精确查找以便节省时间，完成其他任务，就需要创新新机制，注重工程建筑档案管理工作和信息化建设的有机结合，建立一套健全的、科学的工程建筑档案信息化管理系统。
3.2培训一批专业合格的工程建筑档案管理人员
随着我国经济的转型升级发展，传统的管理方式已无法满足经济社会的需求，因此要加大对工程建筑档案管理人员的培训力度。使工程建筑档案管理人员在工作过程中不断自身完善发展，提高职业素质。同时相关的管理部门也要不定期的举办培训活动让从业人员意识到信息化是必然趋势，不断提高他们的认识，先从思想上扭转劣势，然后，加强他们的实践能力开展技术培训使得他们熟练使用计算机和相关软件，当然，实体纸质的工程档案管理也要与时俱进，不断地紧跟步伐，发展创新。
3.3拓宽档案信息管理思路
近些年来，档案管理的方式发生了很大的改变，从过去的手工操作逐步向着现代化管理的方式转变，这就要求我们档案管理人员在拓展档案管理思路的同时，切实掌握相应的专业理论知识和专业技能，从档案实体管理人员向档案信息管理人员转变。现代化档案管理工作需要高技能的复合型人才，不能单纯停留在“档案保管员”的层面上。各级档案部门，更应该顺应时代所需，从现实出发，从长远考虑，实现档案从“重藏轻用”到“以藏促用”的转变；从主要向领导或领导机关提供档案转变到为社会大众提供档案服务上来。
3.4.提高档案信息管理水平
档案电子文件作为档案信息资源，是经济社会发展过程中一笔巨大的文化财富。档案管理虽然不直接产生经济效益，但可为社会经济效益服务，产生潜在的社会经济效益。随着大量电子文件的生成，如何安全可靠地管理电子档案已成为档案管理中一个不可回避的现实问题。档案管理软件的对象是电子文件，选取合适的档案管理软件，有针对性地进行开发和利用是开展档案信息化建设一项重要的工作环节，档案管理软件，智能、高效、便捷、全面，通过软件的整合和开发利用，形成对档案电子文件功能的有益积累和对档案电子文件功用的有益发挥。从而达到科学、高效、规范管理档案电子文件的效果。
选取先进的档案管理软件固然是档案信息管理工作的重要手段，然而，发挥档案管理人员的聪明才智，提高档案管理水平，是疏通档案信息化管理脉络，提高档案管理工作质量的关键环节，在很大程度上决定着档案管理成效和档案信息化建设的成败。
3.5强化信息化管理的安全意识
日新月异的信息化发展，也为竞争对手及不法分子提供窥探工程建筑档案的机会，工程建筑档案信息化存在不安定的因素，档案管理单位不重视档案保密工作等，都将会导致档案外泄，给施工企业及档案管理单位带来巨大的损失，不利于建筑行业的稳定、健康发展。因此，相关的档案管理部门需在实施工程建筑档案信息化建设中，将工程建筑档案内的重要内容进行加密处理，运用计算机操作技术，提高机密工程建筑的档案管理工作的可靠性和安全性，把工程建筑档案信息化管理与实际工作有机结合在一起。另外，在工程建筑档案管理信息化建设中，还需注重对纸质工程建筑档案的保管力度，使工程建筑档案管理更加科学合理。
4.结语
在国家的建设和发展中，档案的管理质量非常重要，合理利用和管理档案资源能够为我国国家发展提供借鉴，指导我国更好更快发展。因此，加快档案信息化建设进程，加大对档案信息化建设的力度是一件非常重要的任务。
参考文献：
[1]赵群.解析档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].办公室业务，2014（23）.
[2]夏燕玲.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].云南档案，2010（3）.
论文作者:翟丽芹
论文发表刊物:《基层建设》2017年3期
论文发表时间:2017/5/3
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