张焕娣 清远市技师学院 广东 清远 511500
摘 要：本文主要针对中职院校的档案信息化进行分析，深入探讨并研究信息化建设过程中衍生出的一系列矛盾问题，进而提出当代中职院校档案信息化的简要构图。
关键词：资源现代化 网络化 档案管理
学校资源现代化的过程中，中职类院校实现档案管理信息化是不可缺少的重要环节。网络化、数字化和智能化的有效结合，为新型教育、学习和研究提供校园档案平台，我们称此种模式为信息化档案管理。信息化档案管理的服务对象是档案资源，主要业务是档案工作，档案管理学是本项工作开展的中心线索，根据信息社会和我国档案行政管理部门的具体要求，合理开展档案的收集工作、整理工作、保管工作、开发工作和利用工作。本文基于中职院校档案工作档案信息化的重要意义，针对档案信息建设过程中可能出现的问题进行剖析，并提出整理档案信息化进程的有效对策，希望能成为推进中职学校档案信息化建设的有效参考材料。
一、中职院校的发展，校园档案信息化是基础
档案信息化的初步工作，就是要将传统的实物保管方式，向数字化信息保管进行转型升级，这是一种倾向于为社会服务的转变模式。中职院校的管理形式，往往侧重于为社会提供服务，其中涉及的技术教育也早在西方发达国家广为流传。在国民经济发展和社会主义文化建设中，中等职业技术教育发挥着重要的作用。中职院校与其他院校相比较而言，优势在于中职院校可以为学生提供学籍档案和就业档案。此类文本资源档案，真实地记录了档案工作，也是学校发展的史册，更是学习发展和规划的重要凭证。总体来说，档案在社会和生活的各个方面都发挥着举足轻重的积极作用。
在中职院校中，档案信息化的建设已经成为教育改革不可缺少的环节，在愈演愈烈的改革形势下，职业教育更新了办学形势并整改了管理机构，提高了信息资源的速度、利用率和更新频率。档案的应用范围一点点扩大，与此同时档案内容也不断丰富。档案发展既离不开文本档案的支持，又离不开相应专题的服务。随着网络技术的不断发展，从事档案工作的相关人员必须适应现代化信息的发展要求，将管理档案的形式应用到电子文件中来，以此达到电子政务的普及。在网络技术的大背景下，从事档案工作的相关人员提升自身现代化技术，并熟络地使用档案形式管理电子文件，是普及电子政务的基本要求。
二、中职院校在档案信息化管理中潜在的矛盾问题
1.档案信息开发和利用方式与信息高速发展之间的矛盾。档案的信息化开发过程中，采用的方式与信息技术发展的要求存在空隙对接，过去，我们习惯使用人工力量收集并整理档案，这在一定程度上形成了纸质文本需要装订成册的习惯，即使在很多中职学校当中配备了计算机，也限制了档案文件和资料向电子化进程转变的脚步。文本装订的模式，不仅限制了电子技术对资料的查找，也破坏了电子系统的完整性。除此之外，档案文件不同于普通文件，有些电子档案是严禁泄密的。加之档案信息联网受阻，也为信息资源共享增加了难度，阻碍信息顺畅交流，长此以往，很容易导致信息容量的膨胀。
2.档案人员数量和质量与专业化要求之间的矛盾。很多人认为，学校档案管理中，档案信息化建设是一件比较简单的事情，可以在短时间内掌握要领，也不需要专业人士负责。就这样，学校的档案管理人员还分管其他业务，缺乏专业的技术、专业的知识，还有处理特殊情况的专业技术。结果，导致档案队伍失去专业化管理，成为信息化建设中容易被忽视的弱势群体。长此以往，档案队伍渐渐失去学校发展进程中的重要地位，形成档案信息管理难以适应学校发展的窘境，影响信息化社会的发展进程，档案信息工作举步维艰。
3.档案信息化建设与自身认识之间的矛盾。根据现今时代的发展情况，中职院校的档案信息化建设，具有重要和紧迫的双重性质，然而，人们没有全面意识到档案信息化在开展信息化建设过程中的复杂性、艰巨性和普遍性，中职院校也没有认真地在学校中全面推行信息化建设，缺少将深入的思考和研究融入到建设过程当中，还忽视了将信息化与自动化学习同步发展的重要性。
三、中职院校档案信息化的建设的可行建议
1.加强信息化的意义和方式的理解。自二十一世纪以来，各项生活方式信息化发展，标志了一个新时代的开启和到来。在这个全新的时代，实现档案工作信息化，已经成为中职院校的硬性标准，是开创档案工作服务和管理先河的重要标志。中职院校档案管理工作的数字化、网络化和检索自动化，成功推进中职院校档案管理向成功的方向迈进一大步，同时也是突破档案管理工作瓶颈的利器。因此，中职院校改善档案馆的硬件设施的同时，也不能忽略档案信息化建设的同步发展，将数字化档案管理作为基础要求，将电子文档的归档作为前期铺垫，将电子档案的管理作为首要任务，淡化纸质管理的惯性思维，养成电子管理的良好习惯，真正实现从纸质化到数字化的质的飞跃。
当今社会发展必然存在着对工作的新型要求，从事档案管理的工作人员也应该与时俱进，提高自身业务水平，对档案信息加以征集、整理、分类、保存，使档案信息从多角度、系统化地进行检索和提取，都没有死角的存在，实现自动化检索代替手动化检索。同时，利用校园网的普及优势，大力推广网络化办公，倡议从事档案管理的相关人员利用电子文件的形式，遵从规定格式，上报相关材料，勇敢并大胆地走在“无纸档案”与“纸质档案”相结合的道路上，以加强电子档案管理和建设为目的，通过提高档案管理的质量，为教师的教学、科研和管理工作打下夯实的基础。
2.加强档案信息数据库的建设。最初，计算机对于档案信息的用处，仅仅局限于检索有用的信息，近些年，多亏于图形处理技术的应用和大容量光盘处理技术的广泛应用，计算机系统逐渐普遍应用到图文原型信息管理和全文信息检索。档案信息数字化，离不开数字化信息处理技术的发展，离不开先进技术手段。高速扫描技术和数据压缩技术等手段的使用，实现了“捕捉”现存的东西的可能性，更将容易损坏的档案材料转化成数字信息进行妥善保存，如照片、纸张等。而且，这些数字信息还可以经计算机处理后，达到网络传送的目的。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆教务档案信息数字化的建设可以利用计算机、扫描仪等设备，实现档案信息库的完整性和专业性，这种方法为档案信息的查询和检索提供了方便，还有利于档案信息完整地长时间保存。现存的计算机档案管理系统，其处理对象不再是单调的档案目录，而是向档案全文的信息进行延伸。在未来的日子里，档案工作的重中之重，便是利用现有的先进技术和服务方式，进一步实现档案信息数字化，并建成各种档案信息资源数据库。电子档案数据库具有五种基本功能，分别是：数字化档案信息内容的制作和获取、存储和管理、档案信息分发技术、信息安全和权益管理。要想实现这五种基本功能，电子档案库的基础技术是必不可少的。数据库的核心地位，决定了信息资源共享和互补的基本条件，提高信息的利用率，有效缓解了从业人员在工作方面有可能遇到的资金紧张、存储空间欠缺等实际问题。因此，建设数据库，应该作为当前档案信息建设工作的第一步。档案数据库的成功建设，能充分带动各级各类档案、图书、情报、信息中心等部门的积极性，全体工作人员朝有侧重、有特色、专业化、系统化的方向一起努力，尽可能满足学校对于发展的多方面要求。
3.实现多媒体技术在档案管理中的价值。多媒体信息技术的发展，档案信息载体的多样化，电子图文显示技术的开发，声像影像技术的利用，种种种种先进手段都促使档案信息储存具备了容量变大、精准度变高、电子化更普及的优势。CD-ROM光盘作为当下最流行的档案载体，凭借自身存储量大，检索速度快、查找方便而且支持界面图文并存的特点，打败了传统档案的固有模式。多媒体技术还有很多不言而喻的特点，例如：将文书档案、科技档案、专业档案进行分类存储和管理，节省了时间和人力，并方便地对有关图形图像进行存储、显示和打印的操作；还可以将久而不用破损的历史档案原件，进行修复，重新储存，提高档案信息的复原和保管能力。这些特点都为信息化的发展增砖添瓦。
如果所有的学校都能够建立起一个完整的多媒体管理系统，其好处不胜枚举：首先，可以改善档案信息的表达方法；其次，智能的人机界面，兼具了直观和友好的特点，使用者毫无压力，按照界面提示就可以进行按键操作。多媒体与多媒体的有机结合，真正意义上实现了档案管理的现代化和智能化。
4.完善专业结构有利于档案管理队伍的建设。档案工作人员想要更好地建设学校档案信息化管理，势必要从自身素质狠下一番功夫，在传统档案管理知识的基础上，广泛拓展到日常管理能力，努力蜕变成掌握信息技术又精通网络知识的多功能人才。加大经费的投入，对档案在职人员进行定期的、系统的和专业的培训，充实专业人员的大脑，增强专业人员接受新知识、新理论、新技能的能力，并巩固原有基础技能，基本管理办法，培养专业人员融合新旧知识的能力。
（1）通过加强在职教育，打造精良的档案人员。教育部出台《关于建立中等职业学校教师到企业进行实践的意见》，相关意见中指出，就职于中等职业院校的教师，每年到企业或一线生产单位学习两个月及以上的时间。由此，校方可以推荐自家从事院校档案管理工作的教师，到经验更丰富的企业、学校以及档案局，进行进一步的参观和学习。从事档案管理工作的教师也可以毛遂自荐，积极争取外派学习机会，到各级档案馆的开放学习活动中深造，通过实践，积累学习经验；或者参与档案培训班的专题讨论，强化自身的专业知识和技能。学校应当创造良好的条件，提供宽阔的平台，鼓励档案工作的从事人员，参与进修学习，加强自身业务修养，提高工作专业素质。通过学习和升华，档案工作人员更好地掌握了现代信息技术，更熟练地操控信息化设施和软件系统，更有序地收集、整理和使用电子文件，为电子档案的安全提供有力的保障，在知识更新的过程中，档案工作人员的管理水平得到提升，更加符合岗位要求，执行能力也进一步得到锻炼。除此之外，姐妹学校可以通过联谊的方式，对各自的经验进行沟通，取人之长，补己之短，借鉴他人工作上的失误，为自己的工作敲响警钟，减少阻碍。
（2）通过引进人才技术，提供专业的业务培训。
①引进专业的档案人才。专业的档案人才，既能讲授专业的管理知识，又能传播切实的管理技能，帮助他人规范操作，改正不足之处；专业的档案人才，掌握着最先进的网络知识和技能，能利用最短的时间完成电子档案的收集、整理和利用工作，清晰地描绘出档案信息化建设的大致结构。想要吸引这种信息技术和档案知识兼备的人才，最好的方式就是在学校档案部门设立专职的岗位和编制，提供完善的福利待遇，只有这样，才能防止人才的流失。
②引进专业的档案培训。俗话说：“好的开始是成功的一半。”由此可见，专业的档案培训，是档案工作顺利开展的基础和前提。如果校方不能够提供聘请专业的档案人才入职的条件，则可以规划特定的时间，邀请人才对档案工作人员进行系统的培训，为在职工作人员讲解档案工作的要领，如档案工作概论、文书档案管理、科技档案管理、档案保护、档案利用与服务、电子文件管理等知识和技能，都是档案工作人员必不可少的储备力量。除此之外，将信息技术应用到工作当中，也是要讲究技巧的，如何将书本上的知识与实践上的经验完美地融合到一起，如何打破现有知识结构进行更新，突破现有业务水平进行提高，也值得细细推敲。实现文件和档案的一体化进程，可以从工作人员的管理知识方面入手，采集电子档案，管理电子设备，都需要熟悉的运作和管理为之打下良好的基础。通过实践，更好地掌握电子档案的采集和管理工作的诀窍，将电子文件进行系统化地管理，更好地操作和使用电子档案设施，如此要求，学校的档案信息管理化工作必将迈上一个新的台阶。
③引进专业的档案服务。倘若学校受条件和环境影响，不能配备足够的工作人员管理档案，可借助档案事务所这一新型的档案服务机构的力量，购买其专业的服务项目，或者在专业服务的指导下，建立适合自家档案工作情况的服务体系，详细开展信息建设的进程。学校方面，既可以从专业人才、专业培训和专业服务入手，也可以建立奖励机制，激发档案工作人员钻研专业知识的潜在能力，拓展业务领域，巩固业务素质，完成服务质量的飞跃。
四、总结
随着当今社会的逐步发展，档案信息化已经成为大势所趋的重要组成部分，既蕴含着前所未有的发展机会，又为现实发展带来了更多的挑战。为使档案管理现代化更好地实现于日常生活，中职学校建立完善的计算机自动管理档案体系，责无旁贷，也势不可挡。建设完整的管理体系，方便了档案的检索、全面了档案的整理，又加快了档案的编排，使档案的价值得到最充分的利用。作为中职院校的档案管理人员，要客观看待自身存在的问题，杜绝忽视问题和逃避问题的状况的发生，认真学习专业的管理知识，坚决树立正确的工作观和价值观，提高政治素质，维护职业道德，端正个人品行，端正工作态度，以敬业为荣，以一名合格的档案管理人员的标准严格要求自己，肩负档案信息化建设的重担，不忘初心，继续前行。
参考文献
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[3]孟淑娟 关于加强中职学校档案信息化建设工作的思考[J].决策与信息旬刊，2016，（6）。
论文作者:张焕娣
论文发表刊物:《教育学》2017年11月总第130期
论文发表时间:2018/1/11
标签：档案论文; 中职论文; 信息论文; 工作论文; 档案管理论文; 院校论文; 学校论文; 《教育学》2017年11月总第130期论文;