校园网与档案资源信息化，本文主要内容关键词为：校园网论文,档案论文,资源论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
随着高校“211工程”建设的进展，列入“211工程”重点建设项目的“中国教育和科研计算机网”（CERNET ）已经实质性地启动。 根据CERNET领导组的安排，全国众多重点高校已纷纷建立自己的校园网，以便进入CERNET，届时一个全国性教育、科研计算机网将建成，它将联接全国所有的高校，并计划于本世纪末扩展到中小学及其它教育单位。与此同时，该网与INTERNET网联接，从而成为INTERNET的一大用户。这为我们的信息上网，联通全国，甚至全世界提供了充分的条件。
校园网建设的不断发展，校园网支持的各种网络应用系统纷纷建成，如校园管理信息系统、校园图书情报系统、校园教育系统等，而一向视利用为最终目的、最大限度地向社会提供档案信息的档案部门，也不得不考虑这样一些问题：档案资源能否入网？如何入网？
一、档案信息网络化是计算机管理档案的必然趋势
人们常说档案资源要信息化、产业化、社会化，其实，信息化就是网络化。档案资源要实现现代化管理必须使用计算机，实现管理计算机化，而网络化是计算机管理档案的必由之路，是使档案工作步入现代化最好的技术手段，从某种意义上说计算机化就是计算机网络化。
高校档案计算机管理，多数学校是采用单一的微机进行档案目录管理，至多著录一些档案的提要、主题词等，各自编制一些应用管理软件，没有统一的规范、标准，情况不尽如人意，主要表现在：
1、大多数管理系统自称微机辅助档案管理系统， 这与计算机档案管理系统本身就有很大的区别。所谓辅助管理，也就是不用也照样管理，大部分高校档案部门确实如此，在无需计算机管理的前提下，对档案的收集、整理、编目、借阅、统计等各项业务已经手工完成，计算机的使用更显得重复多余，仅仅为显示现代化管理手段的一种形式而已。
2、有的管理系统仅作为一种打印软件。主要应付日常打印文件、 卡片、案卷目录、卷内目录，对计算机主要用于管理的能力运用不够。
3、计算机单机管理系统的使用，致使本来人手短缺、 人员紧张的档案部门（尤其是高校基层档案部门）难以承担大量的档案前处理工作。从工作程序（档案著录→输入→打印输出）不难看出，计算机的使用增加了档案著录工作和数据输入两大工作环节，档案计算机单机管理系统的使用无法使档案前处理工作直接上机处理，而只能由档案部门采用原始的手工操作方法，根本不可能将档案人员从原有的繁重与繁琐的手工劳动中解脱出来，却反而有所增加。
4、单机管理系统不能适应大信息量的档案信息处理， 只能针对档案目录，按著录条目进行管理，这也是造成档案部门很多计算机迟迟不能实用化的障碍。
5、开发的档案数据库、管理系统主要是供档案管理人员使用， 利用者需查阅档案还是只有到档案馆来，由档案人员用计算机或手工查询，然后提取档案给利用者。这仅仅对档案管理人员检索有一些帮助，对利用者来说同手工管理方式并无两样。
档案部门使用计算机的本意，是采用现代化的管理手段，提高工作效率。正如档案工作目的是为了利用一样，计算机管理应用也是为更加有效地利用。如果一个计算机应用系统不能比人工管理做得更好，那么这个系统也就失去了存在的价值。因此计算机系统的开发、使用，首先应着重考虑有哪些工作能用计算机来替代，不再用手工管理，而不仅仅是为了辅助管理，开始就应从高起点出发；其次应考虑是否能最大限度发挥其功能与作用，最大限度地提高工作效率，而不是在于应用工作的起步早晚；再次要考虑能最大限度地发挥最大的经济效益与时效，而不在于档案部门的自身服务。为达到以上目标，所开发的计算机应用系统必须担负起人工管理所无法完成和办到的工作，使档案信息活化，实现档案信息的直接利用。要想档案信息直接为利用者所用，必须上网，由利用者通过网络计算机直接调用，这在单机环境或档案馆局部网环境下根本无法做到，只有入网后，才能实现真正意义上的计算机管理，也只有如此，才能使档案资源信息化，也才能大大减轻档案部门的工作量，更好地为档案的利用服务。
档案信息计算机网络化管理在发达的国家已变成现实。现在我国校园网的建成与使用，为高校档案计算机管理网络化的实现创造了充分的条件。因此，档案资源实现信息化，学校档案就近方便地进入校园网络系统，进行网络化管理已成为我们当前迫在眉睫的工作。
二、档案资源网络化管理具有单机管理无法比拟的优越性
由于计算机网络能与各处相联，分布面广，同时具有双向传输功能，不仅能向网上提供档案信息，而且还能从网上获取许多与档案相关的信息，尤其是在校园网中。这同以往传统手工操作以及现在档案部门内部的计算机管理系统有着无法比拟的优越性、先进性，这些特点主要表现在以下几个方面：
校内：
1、高校档案管理系统一旦入网， 它就成了计算机网络中的一种管理系统，由于计算机网络的地点遍布各地，这为档案的利用拓展了空间。任何一位利用者，在任一地点只需有一台联网的电脑，即可进入档案管理系统查阅自己需要的档案信息，这样许许多多的利用者可以不到档案馆就能查到自己所需。档案信息的开放性和普及程度无疑向着更广泛范围迈进。
2、在校内，使档案能及时归档，尽快地提供利用。 平时在网上文书处理部门将收文或发文都输入到计算机中，各级部门可根据自己的权限范围在网上分级传阅自己相关的文件，并注上处理意见，年终归档时，只需向档案馆移交一份分类组卷清单，把数据通过网上按档案数据格式传输到档案管理系统数据库中即可。这样档案馆也减少了档案数据录入工作。在科研、教学、设备等类档案管理中同样实用，如科研人员新的科研成果报告，一旦完成，就可马上归档，而且其成果的内容提要、主题词的提取均由课题组人员自己完成，这比专业知识不足的档案人员提取编制著录卡要准确得多，而且快；教学类各类学籍表、各科学生成绩，日常通过教务人员输入计算机中，归档只要将数据传输过来，以后提供学生成绩，只需查阅打印即可；设备数据更为方便，平时购买设备入库时，设备处早已将相关的材料数据录入计算机中，归档时档案馆只需将需要归档的相关设备（如5 万元以上设备）数据转入档案库中编上相应的档号即可，等等。在学校诸多档案中，许多档案在形成时已由计算机处理，归档到档案馆，档案馆的工作只剩下编制相应的档号，整理上架。而计算机管理方面则只需对数据进行处理，已不再需要大量的数据录入，数据录入影响档案计算机管理的“瓶颈”问题，已不复存在。
3、校园网中各类数据库的建立，使各类数据“数出一门”， 使各类归档的数据能非常及时、准确。学校内的管理对象多，且具有一定的流动性，例如：学生入学与毕业，教职工的进入、退休与调动等等，要想准确统计、动态了解这些情况，按以往传统管理方法，必须“归档”后，才能查知，而通过网上计算机管理的档案却能随时准确反映当前的情况。
4、网上利用的开展，将会使档案工作进入一个崭新的工作环境， 进入极好的良性循环之中。以往档案人员为开发档案资源，为档案利用而进行许多文献汇编、数字汇编、专题汇编等编研工作，可以减少许多，甚至平时查阅工作也可取消，只需少量人力用在必须的档案原件查阅工作上面。档案人员有更多的时间用于档案数据整理工作。
校外：
1、实现资源共享。 全国许多档案馆的计算机系统通过网络的联结后，各地的任何一个终端就可以使用网络中任何一个计算机系统存贮的档案数据，这对于开发和利用档案资源，更好地发挥档案的作用都有重要的意义。
2、 将分散在全国各档案馆的档案资源实现高度的集中统一管理后，档案管理机关可以对全国每一个档案馆的检索进行监督和检查。
3、可以节约国家大量资金。许多计算机联结成网络后， 就相对地增加了计算机的存贮容量，提高了计算机的使用效率。还可以避免软件研制上的重复劳动，在使用别的系统软件时只要送去必要的数据，即可获得需要的结果。由于硬件与软件的充分利用，可以为国家节约大量的投资。
三、档案信息应有条件地入网
1、档案数据格式的统一， 是档案信息入网和从网上能获取信息的保障条件，要求档案部门制定标准化工作时应考虑全网性、各类信息数据库的兼容问题，不然只能形成脱离国家综合信息网的“档案信息孤岛”，互相不能使用。
2、对利用者权限的充分限制是档案信息入网的先决条件。 由于档案信息还是有别于图书、资料，有一定特殊性，因此对网上能查阅的档案首先要分公开的、内部的。公开的信息任何人都可以查阅，内部的则主要为本部门本系统提供，不同的部门提供不同的档案材料，这样，对各级部门查阅档案权限应作充分的控制。就是说，如果你是校办工作人员，就可以随意查找校办历年的文件和材料；如果你是一名科研人员，就可方便地查阅自己历年的各种科研材料；如果你是一名基建处工作人员，可查阅学校所有建筑物的图纸；如果你是一名系主任，就可以查到系内任何一位教师的业务档案。换言之，档案部门给予校内、校外各部门不同权限，查阅不同信息，可分公开、内部、权限范围内的等，这样无论任何人，在任何地点，在任何一台联网的计算机上，都能查到自己权限范围内的档案信息。
3、采取先进技术手段也是入网必要手段，由于档案信息量大， 需存贮空间大，档案部门可采用多媒体手段，编制图、文、声、像并茂的档案介绍、档案馆指南等节目，同时档案信息可大量扫描原件，采用多媒体光盘存贮方式等。
4、档案管理人员计算机网络知识的普及， 也是实现档案信息上网的基本条件，应做到计算机操作人员即是档案管理人员。