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摘要：目的：为进一步提高行政事业单位内部管理水平，加强并规范采购与付款的内部控制及其行为，协调组织内部各机构间的工作联系，防范差错和舞弊现象的发生，提高工作效率和管理质量。作者根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国预算法》、《中华人民共和国政府采购法》、《行政事业单位内部控制规范》等法律法规和相关规定浅议如何制定采购业务流程内部控制制度。
关键词：采购、内部控制、管理质量
1、请购商品和劳务
大多数行政（事业）单位对正常经营所需物资的购买均作一般授权，但对资本支出和租赁合同，行政（事业）单位则通常要求作出特别授权，只允许指定人员提出请购，请购单可由手工或计算机进行编制。
2、编制订购单
订购单应正确填写所需的商品名、数量、价格、厂商名称和地址等信息，预先将其按顺序进行编号并由被授权的采购人员签名，其正联送交供应商，副联送至行政（事业）单位内部验收部门、应付凭单部门和编制请购单部门。
3、验收商品
有效的订购单代表行政（事业）单位已授权验收部门接受供应商发运来的商品，验收部门首先应比对所收商品与订购单上的要求是否相符，验收无误后，验收部门应对已收货的每张订购单编制一式多联、预先按顺序编号的验收单，作为验检商品的依据。
4、储存已验收的商品
存放商品的仓储区应相对独立，限制无关人员接近，务必将已验收商品的保管与采购的其他职责相分离，这样可减少未经授权的采购和盗用商品的风险。
5、编制付款凭单
记录采购交易之前，应付凭单部门需要编制付款凭单。这项功能的控制主要包括：
5.1确定供应商发票内容与相关验收单、订购单的一致性。
5.1确定供应商发票计算的正确性。
5.3编制有预先顺序编号的付款凭单，并附上支持性凭证（如订购单、验收单和供应商发票等）。这些支持性凭证的种类受到不同交易对象的限制。
5.4独立检查付款凭单计算的正确性。
5.5在付款凭单上填入应借记的资产或费用账户名称。
6、确认与记录负债
在确认已验收货物和已接受的劳务债务时，要求准确、及时地记录负债。
7、付款
通常情况是由应付凭单部门负责确定未付凭单在到期日付款。政府有多种款项结算方式，下面以支票结算方式为例，对此项工作加以说明。
编制和签署支票的有关控制包括：
7.1独立检查已签发支票的总额与所处理的付款凭单总额是否一致。
7.2由被授权的财务部门人员签署支票。
7.3被授权签署支票的人员应确定每张支票都附有一张已批准的未付款凭单，并确定支票收款人姓名和金额与凭单内容一致。
7.4支票一经签署就应在其凭单和支持性凭证上以加盖印戳或打洞等方式将其注销，避免重复付款。
7.5签署人不应签发无记名甚至空白支票。
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8、记录现金、银行存款支出
以记录银行存款支出为例，有关控制包括：
8.1会计主管应独立检查记入银行存款日记账和应付账款明细账金额的一致性，以及与支票汇总记录的统一性。
8.2通过定期比较银行存款日记账记录的日期与支票副本的日期，独立检查入账的及时性。
8.3独立编制银行存款余额调节表。
典型的采购与付款循环所涉及的主要凭证与会计记录有以下几种：
8.3.1请购单：此单由产品制造、资产使用等部门有关人员填写，送交采购部门，申请购买商品、劳务或其他资产的书面凭证。
8.3.2订购单：此单是由采购部门填写，向另一企业购买订购单上所指定的商品、劳务或其他资产的书面凭证。
8.3.3验收单：此单是收到商品、资产时所编制的凭证，包含从供应商处收到的商品、资产的种类和数量等内容。
8.3.4卖方发票：供应商发票又称供应商发票是供应商开具的，交给买方以载明发运货物或提供的劳务、应付款金额及付款条件等事项的凭证。
8.3.5付款凭单：此凭单是采购方应付凭单部门编制的，载明已收到的商品、资产或接受的劳务、应付款金额及付款日期的凭证。
8.3.6转账凭证：该凭证是指记录转账交易的记账凭证，它是根据有关转账交易（即不涉及库存现金、银行存款收付的各项交易）的原始凭证编制的。
8.3.7付款凭证：此凭证包括现金付款凭证和银行存款付款凭证，用来记录库存现金和银行存款支出交易的记账凭证。
8.3.8应付账款明细账。
8.3.9库存现金日记账和银行存款日记账。
为了加强采购业务工作管理，做到有章可循，有效防止采购过程中的各种弊端。
（1）建立完整的采购登记制度，加强请购手续、采购订单或采购合同、验收证明、入库凭证、采购发票等文件和凭证的相互核对工作。
（2）建立采购申请制度。依据购置物品或劳务等类型，确定管理部门并授予相应的请购权,明确相关部门或人员的职责权限及相应请购程序。
（3）建立严格的请购审批制度。对于超预算和预算外采购项目，应明确审批权限，由审批人根据其职责、权限及单位实际需要等对请购申请进行审批。
（4）建立采购与验收环节的管理制度。对采购方式确定、供应商选择、验收程序等做出明确规定，确保采购过程的透明化。
（5）建立退货管理制度。对退货条件、退货手续、货物出库、退货货款回收等做出明确规定，及时收回退货货款，定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。
在采购业务中，同样存在很大风险：
①编制需求计划和采购计划。该环节的主要风险点是：不按实际需求安排采购或随意超计划采购，甚至与政府经营计划不协调等。
②请购。该环节的主要风险点是：缺乏采购申请制度，请购未经适当审批或超越授权审批。
③供应商的选择。该环节的主要风险点是：供应商选择不当，可能导致采购物资质次价高，甚至出现舞弊行为。
④确定采购价格。该环节的主要风险点是：采购定价机制不科学，采购定价方式选择不当，引起采购价格不合理。
⑤订立框架协议或采购合同。该环节的主要风险点是：框架协议签订不当，易导致物资采购不顺畅；未经授权对外订立采购合同，合同对方主体资格、履约能力等未达要求。
⑥验收。该环节的主要风险点是：验收标准不明确、验收程序不规范、对验收中存在的异常情况不作处理。
⑦付款。该环节的主要风险点是：付款审核不严格、付款方式不恰当、付款金额控制不严。
论文作者:李景福 李冬岩 陈怀宇 王珊珊
论文发表刊物:《中国医学人文》2016年第1期
论文发表时间:2016/4/11
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