成都市城市建设档案馆 四川成都 610000
摘要：城建档案的信息化工作必须依赖于建立完善的城建档案管理系统，如何建立一个真正意义的城建档案的管理系统？是全国各大中小城市城建档案馆都在探讨的问题。笔者正是基于此，把管理系统建立的过程及思考在此提出，供大家深入探究。
关键词：升级 城建档案 管理系统
成都市城建档案计算机管理系统的一期开发于2005年完成，2006年初正式投入运行。完成了原来所有馆藏档案的案卷级著录、2006年以后新进馆档案的目录级著录、部分重要档案的全文扫描尝试工作。随着计算机软硬件的飞速发展，以及原档案管理系统暴露出的部分问题，2010年，我馆提出对原有的档案管理系统进行升级改造，全面提升功能，使我馆的信息化、数字化工作再上台阶。2010年5月完成了新系统的开发，经过全面调试和对原系统中60余万卷各类数据的转换，升级后的城建档案计算机管理系统目前运行情况良好，已经成为我馆城建档案业务工作最重要的组成部分，全面提高了城建档案的管理水平，规范了城建档案业务工作。
一、系统的主要功能
1、城建档案业务流程。
系统提供档案业务指导流程，实现对工程项目的计算机管理，对城建档案从进馆立项登记到入库的全过程进行跟踪管理。该流程包括工程登记、业务指导、接收审查、进馆审批、移交管理、工程著录（含案卷和目录著录）、案卷检查、办结登记等环节的记录管理、统计汇总、实时查询等功能。下图为业务流程图。
2、城建档案整理以及案卷质量标准化管理。
把城建档案整理纳入城建档案管理系统中，既可把整理人员从繁重的人工书写工作（原来仅工程项目的基本信息就要重复写3遍——案卷封面、移交清单、脊背标签）中解脱出来，同时也更加规范了档案的整理，实现案卷质量的标准化管理。
3、城建档案的日常管理。
档案日常管理包括查询利用、销毁、目录中心、分配工程号、档案统计等。
（1）档案的查询利用：根据用户需求，完成档案的查询、提调和利用记录及内部档案借阅与归还等情况的记录汇总和统计。
（2）档案销毁功能是针对已归档档案的，可按案卷（含目录信息）或文件两级进行销毁，销毁后被销毁案卷或文件的数据都将完全从数据库中删除。同时在档案销毁清册中保存销毁记录。
（3）目录中心可完成各类档案分类账、总账的建立等工作。
（4）分配工程号可以完成工程项目工程号和案卷号的分配并记录相关信息，确保同一工程档案的连续有序，保证档案资料的有机联系。
（5）档案统计可完成档案入库情况统计表、档案进库统计表等各类统计表，统计完成后，还可以将结果导入Excel表中，为其它业务工作提供实时档案数据支撑。
4、GIS应用。
系统提供了空间地理信息的城建档案中的应用，实现了可视化查询功能，提供基于空间数据和属性数据的查询方式。主要有以下几个功能。
地图通用操作：该模块包括图形的一些通用操作（缩放、平移、距离量测、面积量算、绘点、绘线、绘园、绘多边形等）。
工程档案图形编辑：工程项目和空间位置的绑定，项目空间位置的编辑，项目空间位置的删除等操作。
工程档案查询：向用户提供多种方式的查询。一是工程档案查图，所有符合条件的工程将会以列表形式进行显示。二是地图查工程档案，在地图窗口将会提供一系列的查询工具（空间矩形查询、空间多边形查询）。用户用这些查询工具进行交互查询，得到符合查询条件的图元后，系统将会自动获取与这些图元相关的档案工程的信息，以列表形式进行显示。三是地图、工程联合查询，空间和属性组合查询，用户通过（信息查询模块）组织查询条件，并且通过空间范围（矩形，多边形）指定需要查询的空间位置，系统查询同时满足属性和空间位置条件的工程，以列表的形式呈现给用户。
地名库定位：实现在GIS空间数据库中建立地名库，提供了快速定位地图的功能，以快速绑定工程或者快速定位某个区域的功能，用户可以通过地名，单位名称，街道名称，以及输入X、Y坐标以实现快速定位地图的功能。
5、档案的局域网上查阅浏览。
用户在局域网内通过网页形式提交查询档案申请，自动发送给城建档案系统，同档案管理人员处理申请，查询档案，并把查询结果返给申请人的客户终端计算机中。查询结果包含所查档案的工程信息、案卷信息、目录信息及文件原文等全文信息，用户无须在亲临档案馆就可浏览所有内容，极大地方便了用户。
系统登录界面：
（1）新建查询：查询的登记工作，用户可在此填写查询申请单的相关信息后，点击“登记”就完成了查询申请的登记工作，系统自动转入我的查询模块，等待档案馆档案管理中心查阅后返回结果。
（2）我的查询：主要显示当前用户的所有查询（包括历史查询）。列表中按照查询提交的先后次序反向排列，对每一次查询，本模块提供如下两个功能：一是查询表单，提供查看填写“查询登记表”时的信息，用户在本功能中可以直接查看本次查询由档案馆响应后返回的结果。二是查询结果，查看本次查询由档案馆响应后返回的结果，提供查看符合条件的工程信息，案卷信息等功能。
用户通过工程信息页面，点击“案卷信息”或者通过查询结果页面中的“案卷信息”进入本工程对应的案卷列表，在本页面中，提供案卷的“详细信息”和“目录信息”两个功能以查询案卷的详细信息和案卷中的目录信息。用户点击“详细信息”查看当前案卷的详细信息，在本页面中，点击“卷内目录”按钮，或者通过上一个页面的“目录信息”查看当前案卷的目录列表，此页面显示当前案卷的所有目录信息。用户点击“原件”按钮进步当前目录的原件列表信息，本页面显示当前目录的所有原件信息，提供“查看”以查看相应原件扫描图像。
二、系统主要特点
1、技术起点高。
2、功能强大。
3、兼容性好，集成度高。
4、运行稳定，易学易用。
三、系统的扩展应用
随着成都市“城乡一体化”工作的开展，我馆对区（市）县城建档案馆（室）也加大了业务指导的力度，提出在我们现有的城建档案计算机管理系统的基础上，开发出一套适合区（市）城建档案馆（室）使用的城建档案管理系统单机版，即数字城建档案馆统一管理系统。
1、数字城建档案馆统一管理系统软件结构设计
数字化城建档案馆统一管理系统有总共分为五层结构，依次为用户层、业务逻辑层、数据链路层、数据存储层和物理层。如下图所示。对于用户可见的是用户层，系统六类不同的角色都是通过用户层与系统进行交互的，实现自己需要的功能。
2、数字城建档案馆统一管理系统物理架构设计
数字城建档案馆统一管理系统有六类不同的人员参与其中，所有的人员都属于一个局域网，用浏览器访问系统，共同完成数字城建档案馆的建设工作。服务器所在机房和城建档案馆在一个大楼。应用服务器负责应用程序的运行，数据库服务器负责数据库的运行。数字城建档案馆统一管理系统使用的网络拓扑图如下图所示。
成都市数字城建档案管理系统是一个集GIS可视化查询的、网络版的数字城建档案管理系统，具有先进的体系架构（C/S、B/S）和良好的可扩展性。该系统具有可扩展成网络版，并能把各区（市）县城建档案数据汇集一体的特点，它简化了市城建档案馆业务管理流程，对网络版的成都市数字档案管理系统进行了必要的改动、调整和增加功能。
结语
系统要能够适应信息化工作的发展变化，能够根据需要较方便地增加系统功能，能扩充数据库的存储容量，扩大网络规模，这样的系统才能满足要求。系统的好坏要看系统的运作情况，能够不断扩大功能，能够具体地深入到各业务工作中的系统才是真正好的系统。我们的系统正是这样一个系统。
参考文献
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[2]刘宇，曹强.城建档案管理系统的设计与实现——以江苏某城建档案馆为例[J].山西档案，2012，（05）：58-61.
[3].融合于城建档案业务管理平台的电子文档管理系统设计思路[J].城建档案，2012，（03）：14-15.
论文作者:黄成忠
论文发表刊物:《基层建设》2017年第28期
论文发表时间:2018/1/2
标签：城建论文; 档案论文; 案卷论文; 档案馆论文; 系统论文; 工程论文; 用户论文; 《基层建设》2017年第28期论文;