浅析涉密档案的管理
文/中国电子科技集团公司第七研究所 任黎
【摘要】 随着时代的发展，国际形势错综复杂，涉密档案的管理叠加了涉密、档案两个专业的管理，认真做好涉密档案管理工作，在当前的形式下显得尤为重要，文章从档案收集到销毁每个具体环节展开分析，以期涉密档案的管理更加严密，为国家安全作出贡献。
【关键词】 国家秘密；档案；管理
随着科技发展的日新月异，人与人之间、企业和企业之间交流和合作日益增多。同样，保密与窃密工作的斗争也日趋复杂，如何做好涉密档案的管理，是摆在众多档案工作人员面前的一个重要课题。本文讲述各类涉密文件材料从形成、收集、归档到提供利用全过程的管理和控制。本文按取得一级保密资质的企业管理涉密档案来阐述。国家秘密是指关系国家的安全和利益，依照法定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。
Fourth,difficulties in managing and controlling the disputes will increase between China and the EU.
一、基础业务工作
（一）涉密文件材料收集工作。1.首先编制本单位各门类档案的归档范围与保管期限表，明确收集范围。同时也应明确归档范围表列举是有限的，而值得保存的涉密文件材料有可能不在归档范围表中，为了杜绝应归而未归事件发生，企业在编制归档涉密材料范围表时注明归档文件材料不局限于归档范围表中所列举的。2.各门类涉密文件的收集由相应管理部门收集，比如涉密文书档案由办公室收集，涉密科研档案由承担研制的科研部门负责。涉密文件收集过程中临时存放于各部门文件材料库，按本单位制度规定的时间移交给综合档案室。3.涉密文件材料的移交。移交前归档部门填好交接清单，清单中必须包含文件材料密级、保密期限、页数（电子文件注明大小）。这里注意的是，交接清单本身也可能涉及国家秘密。为了便于管理，综合档案室可以要求归档部门对交接清单作脱密处理，否则要在清单上标注好相应密级。交接双方面对面按交接表核对名称、份数、密级、保密期限等是否账物一致。核查无误后交接双方签上名字、时间。4.交接清单放入本单位全宗卷档案收集类中留存保管。注意，如果交接清单带有密级，放入全宗卷同时按企业相关保密管理要求做好涉密台账工作。
（二）涉密档案整理工作。涉密档案整理工作包括系统整理和科学编目。系统整理包括对档案进行分类和排列，既反映历史原貌又保持其有机联系；科学编目包括编制档号和案卷目录，将经过系统整理的涉密档案进行固化，编制检索工具并著录，解释各类涉密档案的内容和构成。1.涉密文书档案以“件”为整理单位，即一份文件为一件，正本与定稿为一件，正文与附件为一件，转发文与被转发文为一件。装订时正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；转发文在前，被转发文在后。具体按照DA/T 22-2015《归档文件整理规则》执行。涉密文书档案装盒是采用混合装还是单独分开装都是可行的。因为涉密档案的保管和不涉密档案的保管要求不同，笔者的观点是，如果涉密文书档案在整个文书档案占比大则混合装即可，反之单独分开装更便于保管利用。2.涉密科技档案按组卷整理即将有联系的若干文件组合为一个案卷作为保管单位。组卷要遵循文件形成规律，保持案卷内文件的有机联系，便于保管和利用。案卷内的文件必须真实、准确、完整、齐全，载体和书写应符合耐久性要求。文字幅面尺寸以A4 为宜。图纸宜采用国家标准图幅，并统一折叠成A4 图幅，图标露在外面。成套性文件的包装如符合档案报告要求可不拆散组卷。案卷及卷内文件不重份。同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。同一项目可根据文件的多少组成一卷或数卷。具体按照GB/T 11822-2008《科学技术档案案卷构成的一般要求》执行。至于装盒是混装还是单独分开装，同上面涉密文书档案的观点。
最近几年，社会中钢结构桥梁工程数量不断增加，桥梁事业的发展同样走向繁荣。随着社会对桥梁工程要求的出新，钢结构桥梁工程的施工复杂程度水平提升，施工专业水平也越来越高。钢结构式桥梁的跨度不断负担大，无疑在无形中提高了钢结构式桥梁工程的施工风险。减小钢结构桥梁工程施工过程中的风险，是做好桥梁工程施工管制工作的重中之重。
（三）涉密档案的保管。涉密档案保管坚持集中统一， 要贯彻“以防为主，防治结合”的原则，维护涉密档案的完整与安全。保管目标是防止涉密档案损坏、维护涉密档案安全和延长涉密档案寿命。1.机密、秘密级涉密档案应放在密码文件柜中，绝密级涉密档案应放在密码保险柜中。2.涉密电子档案的保存。归档涉密光盘选用CD-R一次性光盘，并在光盘上作出国家秘密标志，注明数据内容。放在计算机硬盘上的备份涉密数据建议做单机管理不连入网络，同时安装杀毒软件定时杀毒，同时禁止接入非涉密USB设备和超越密级USB设备，并做好涉密电子档案台账。3.涉密档案的库房应当取严格的保密防护措施，其管理重点是“技防、物防、人防”。（1）技术防范。涉密档案应配置电视监控系统和电子门禁系统；电子门禁系统使用卡身份鉴别系统，使用智能卡和个人密码相结合的方式，限制外来人员进入涉密库房，同时档案管理员的进出须进行登记。视频监控应具有图像复核功能、录像资料保存时间不低于3个月。保密管理部门定时对录像资料进行抽查回看。（2）物防。物理防范是指“三铁一器”，即铁门、铁柜、铁窗、防盗报警器。涉密档案库房应配置铁门、铁柜、铁窗，安装入侵报警装置。（3）人防。设立安全防护报警中心监控室，实行双人双岗24小时值班制度，值班人员及时有效处理紧急情况；安全防护报警中心监控室的值班人员要选用责任心强的人员，上岗前须进行技能培训，值班人员做到技术熟练，能及时有效处理紧急情况。值班时，明确职责，掌握突发事件的处置方法，做好日常的监督检查记录和报警记录；交接班时，做好值班记录。
（四）涉密档案的鉴定与销毁。单位成立档案鉴定委员会（或小组），负责确定涉密文件保管期限和到期涉密档案鉴定。到期涉密档案经鉴定需要销毁的，严禁私自销毁，需按本单位销毁审理流程办理审批，履行清点、登记手续，集中存放，定期由保密工作机构统一送指定的地点销毁。销毁时严格执行相关保密规定，需有两人以上监销并在销毁清册上签字。电子档案应对其存储信息的介质进行物理销毁，销毁流程参照纸质涉密档案销毁流程。
（五）涉密档案的利用。涉密档案的利用按“先审后用”原则进行，即按本单位保密相关规定进行审批后到档案室登记利用。现场查阅者，不得拍摄、摘抄、复制。需要进入档案库房查阅/借阅涉密档案的通用采取“先审后进”原则同时做好进出库房登记。借阅涉密档案者，在借阅期限内严格按照审批内容进行利用。不得在对外通信、打电话、投寄稿件，以及私人交往中涉及档案秘密。按期归还涉密档案。借阅、归还涉密档案时双方对照审批表认真清单涉密档案密级、份数、页数，确认无误双方签字确认。对于那些实行了集中统一输出的单位，涉密档案利用的方式就剩下现场查阅和借走两种方式，至于借走自己看还是复印、扫描和综合档案室无关了，自己看不用办理任何审批，但如果复印和扫描可能需要另外的审批。而没有实行集中统一输出的单位，档案室有扫描仪和复印机，则需要在利用人办理审批时注明利用方式以便到档案室办理。严禁随身携带涉密文件去公共场所等已经在单位保密规定中，故借走的涉密档案按单位涉密文件管理直到归还综合档案室。
二、综述
国家安全和利益高于一切，做好涉密档案的管理，确保国家秘密的安全。同时，制定涉密档案管理相应制度时，应与国家相关规定、单位内部保密规定相结合起来，这样的制度才是切实有用的制度。
【参考文献】
[1]冯惠玲主编.档案管理学[M].中国人民大学出版社.
[2]国家档案局.企业档案工作规范.DA/T42-2009.
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