论干部档案的提供利用，本文主要内容关键词为：干部论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
十四届五中全会指出，顺利实现“九五”计划和2010年远景目标，关键是加强和改善党的领导。而要全面加强和改善党的思想建设、组织建设和作风建设，不断增强党的凝聚力和战斗力，必须依靠干部人事档案事业建设的推动。因此，探讨新形势下干部人事档案的提供利用具有重要的现实意义。
一、干部档案提供利用的意义
干部档案的提供利用，就是以利用者为服务对象，以收藏的档案信息资源为基础，通过一定的方式、方法，提供干部档案或档案内容中有关情况，开发档案信息资源，为组织人事工作服务。干部档案提供利用的意义是多方面的。
1、体现干部档案工作的根本目的。开发档案， 充分发挥档案信息的作用，为人事工作和党的中心工作服务是干部档案工作的根本目的。干部档案是人事档案的主体，在长期实践中，我国的干部档案工作积累了丰富的经验。奠定了良好的基础，逐步走上了规范化、制度化的道路。干部档案利用工作体现了整个干部档案工作的根本目的。干部档案管理部门只有做好档案利用工作，满足人事工作的需要，有效地提供利用，才能充分显示出它的使用价值。我国的政治体制、经济体制改革需要大批新型人才，而干部队伍建设离不开挖掘人才、培养人才。因此，干部档案员一定要为建设高素质的干部队伍提供高质量的档案，为人事决策提供优质服务，充分发挥干部档案的独特作用。
2、衡量干部档案管理工作优劣的基本标尺。 干部档案管理工作的最终目的是实现有效利用。档案的利用效果与档案质量密切相关：如果提供的干部档案内容真实、材料完整、编排有序、目录清楚、装订考究、整齐美观，利用起来有案可稽，方便高效，利用者赏心悦目，说明我们提供的档案是优质品。反之，则说明档案工作只在低水平上徘徊。基础工作与利用工作密切联系，利用工作是建立在基础工作之上的，没有基础工作就没有利用工作。基础工作薄弱，利用工作就不能有效开展。提供利用能不断得到信息反馈，发现工作中的问题，有利于我们有的放矢地改进工作。
3、科学而合理地开发人才资源的必要条件。合理利用各种资源， 最大限度地发挥其作用，以获得最佳效益，是管理的宗旨。人事工作是管理人的工作，即开发人才、培养人才、使用人才，充分调动人的积极性，使有用的人才各得其所。因此，对所管人员的德、能、勤、绩等方面必须要有充分的了解。干部档案准确而全面地记载着个人的经历、品德、能力、工作、业务水平等主要情况，通过干部档案的提供利用能为选拔德才兼备的人才，合理使用人才，充分发挥人才的作用提供可靠的依据，使人才资源的开发建立在可靠、科学的基础上，克服用人中的盲目性和随意性，纠正以权谋私、任人唯亲等不正之风，达到知人善任之目的。因此，市场经济条件下的干部档案更要积极做好提供利用工作，正确处理保密与利用的关系，尽量拓宽服务而，变“死”材料为“活”信息，为各种人才脱颖而出创造条件。
二、阻碍干部档案提供利用效率提高的因素
党和国家历来重视干部档案工作，特别是党的十一届三中全会以来，全面加强了干部档案的收集、整理工作，进一步建立、健全了各项规章制度，基本上满足了组织人事工作的需要。但我们也必须清醒地看到，干部档案的现状与当前新形势的要求还有差距，目前档案的利用率还不高。阻碍其效率提高的因素主要有以下几方面：
1、内容空泛，虚假不实。干部档案是每个干部形象的“缩影”。 其内容应当充实和具体。且应从多角度、多方面来反映一个干部的全貌，以满足人事工作的需要。由于历史的原因，现存干部档案内容反映个人经历、家庭情况及社会关系多，反映历史材料多。反映个人的人才类型、管理能力、技术专长、工作实绩、心理素质及个性特点少，反映干部现实的德才表现和政绩、才能等方面的材料也不全，对干部的鉴定存在评述模式化倾向，基本格调一致，形式雷同，抽象性语言成分多，具体的、定量的、动态的内容少，套话、空话也不少。千人一面，很难反映出一个干部的真实情况。近年来，虽有一些新材料充实档案，但也比较笼统，还是不能真实而具体、全面而充分地反映干部的才能、劳绩和在四化建设中的表现，缺乏定量和定性相结合的综合分析。因此，干部档案在利用时，只能提供一些肤浅的干部基本情况，满足不了培养、选拔、使用干部的实际要求。更为严重的是，在某些档案中还存在虚假不实的成分，如同一人档案中出现不同的出生年月、不同的参加工作时间。有的人明明没有上过大学，却把原有的低学历莫名其妙地拔高。年龄越填越小，学历越填越高，参加工作时间越填越早的现象的存在，使利用者无所适从。此类情况虽然只出现在少数档案中，但负面影响很大。长此以往，将会严重损害干部档案的权威，影响档案的现实效用和历史价值。
2、材料不齐，手续不全。材料是档案提供利用最基本的物质基础，没有材料，就没有提供利用工作的存在。有材料而内容不完整，数量不齐全，手续不完备，同样也不能很好发挥档案应有的作用。从现存干部档案材料看， 目前此类情况的存在还带有普遍性。 如“履历材料”，1990—1996年从全国各地调入浙江师大后未填过1988年中央组织部制定的《干部履历表》的占这期间调入总人数的50%，其中属于1989年以后参加工作的占83.3%。填过《干部履历表》的，存在的问题也很明显：有头无尾，未标明材料形成的单位与时间的有之；该单位盖章的不盖章，该本人签名而不签名的有之。这类手续不齐全的表格高达总数的28%。“自传材料”，“文革”以后参加工作的干部几乎为零。“鉴定材料”也普遍存在“厚古薄今”的现象，老同志的档案基本是“文革”前的整风总结、劳动鉴定、红专鉴定等。中年干部的档案除个别因调动而附有份把鉴定材料外，大部分档案均无反映近期表现的材料。年轻干部档案普遍为高中阶段的思想政治品德考核表。表格规定是“组织鉴定”，却往往用个人总结代替了事，如干部年度考核表，“组织意见”栏里签的大多是“同意本人总结”之类的话语。这一现状的存在严重地影响了干部档案的质量。不查档案不放心，查了档案还是不放心。干部档案的内在质量不高，是阻碍提高干部档案利用率的主要因素。它满足不了跨世纪目标的实现对人才的需求，亟需我们加快改革步伐，丰富干部档案内容，提高干部档案质量。
3、管理手段落后，查阅手续烦琐。目前， 我国的人事档案管理还是以传统的手工操作为主，设备简陋，技术落后，耗费大量的时间和精力，还难以完全做到档案完整、精确、美观、实用。材料收集是干部档案工作的重要环节，也是丰富档案内容的手段。现行的收集方式也还主要依靠档案管理部门主动索要，而未能形成有关部门主动送交制度。收集材料的渠道也有其局限性，不少业务部门为了省事往往不愿将有关业务材料送交归入干部人事档案，这给干部档案管理部门的收集带来一定的难度。档案材料装订也很不规范。不少档案材料长短不齐，大小尺寸不一，装订眼孔距不合中央组织部规定的要求。由于各单位的装订各行其事，使干部档案从一单位转入另一单位时带来了极大的麻烦，按规范化要求重新装订既浪费了人力、财力、物力，又贻误了工作时间。干部档案具有机密性，因而利用档案审批手续比较严格，限制也较多，因此利用也是不够充分。许多档案除了在职称评定、工资晋升时利用一下外，长期沉睡在档案箱里。手工操作的干部档案工作存储、处理和控制信息的能力也较差，查寻和提供信息的速度慢，不能卓有成效地开发档案信息，无法高质量高效能地提供服务。
4、人员编制不足，专业素质偏低。目前， 干部档案仍然存在工作需要和人员不足的矛盾。档案人员没有按中央组织部明文规定的“管理一千人的档案需要配备一名专职干部”的编制配置，一人管数千卷档案的比比皆是。尽管档案数量翻番，材料收集范围更加广泛，归档材料数量大，提供利用频率大幅度提高，档案员的数量却未能同步增长。管档案应付日常工作已需加班加点、疲于奔命，钻研业务、探讨管理方法等更无暇顾及。如档案编号排放，目前，不少管档单位还是沿用前人的无规律可循的单位编号法，尽管取存所需档案时速度慢，但也不敢变革创新以提高工作效率。中央组织部规定“转出的档案必须完整齐全，并按规定经过认真整理装订”，但据笔者统计，未作整理装订就转出的档案占被调查总数的55%。干部档案员学历与专业素质都偏低。目前，全国从事干部档案工作的现职人员有12.5万多人，具有大专以上学历的近 5.3万人，占总人数的42%，受过专业培训的占总数的49.6%，而具有高中级职称的人数仅占总人数的16%。由此在实践工作中的纰漏也就相对较多。由于队伍素质偏低，业务工作的疏误就较多。从各地各单位调入我校的档案看，材料分类的差错不少。如招生报考登记表、大中专毕业生登记表、成绩登记表等是反映干部学历的材料，应归入第四大类，有的却把它们归入第一大类：中小学教师职务评审申报表，按新分类规定应归入第四大类，有的仍然按老分类归在第九大类；高中毕业生家庭情况调查表、考生出生年月证明是当事人的重要政历审查材料，应归入第五大类，有的却把它们归在第十大类。一些无价值的材料也未作剔除，而将其全部放进档案作永久性保存。凡此种种，影响了干部档案的质量和实用性。
三、提高提供利用率的途径
提高干部档案利用率的关键是做好干部档案的基础工作，提高案卷质量，开展优质服务。
1、要及时收集新材料，丰富档案内容。 材料是干部档案工作的物质对象，是提供利用的前提。材料收集是做好档案基础工作的首要环节，没有材料收集，就没有干部档案工作。为确保干部档案全面、客观地反映干部的真实面貌，档案员必须要做好材料收集的基础工作。干部档案材料形成于干部一生的社会实践中，是一项贯穿于干部档案工作始终的经常性的工作。在材料收集上，档案员首先要善于抓住各种机会广泛宣传材料收集归档的重要意义和作用，增强人们的档案意识，取得有关方面的重视、支持与配合。贯彻材料送交制度，使有关部门把新形成的材料主动、及时送交归档。其次，要建立以组织、人事部门为主体的干部档案材料收集工作的信息员队伍，形成纵横相通的收集网络，为及时收集材料提供方便。再次，要探索形成材料的时间规律，捕捉形成材料的信息，追踪收集。如干部的学历变化、去世等情况都要留意及时收集。此外，收集工作可采取内外结合，主次渠道结合，纵横向结合，经常性与定期（集中）性结合的方式。通过有关会议布置，发文提出要求，档案员及时发函联系或电话联系直至登门索要等方式都可以灵活采用。最后，档案员还要做好材料的查漏补缺工作，如发现所缺的材料要保持保量地组织存档。反映干部综合素质的材料是多角度、多层次的，收集材料的途径与方式也应该是多种多样的。
2、要认真鉴别，准确分类。真实性是干部档案的生命。 鉴别工作是维护干部档案真实性和完整性的一项重要措施，也是系统整理的基础和前提。材料鉴别在干部档案工作中有着特殊地位。鉴别工作的好坏，直接决定着干部档案质量的优劣、作用的发挥。因此，档案员必须认真学习，掌握党的有关政策，鉴别材料时一定要按中央组织部的有关规定，本着对组织、对干部高度负责的态度，坚持原则，对所收集到的每份材料一丝不苟地仔细鉴别，做到取之有据，舍之有理，实事求是。对经鉴别后剔除，准备销毁的材料，更应谨慎从事，切忌主观臆断，草率行事。对不符合归档要求的材料要及时处理，手续不全的材料要退回材料形成部门补办，有保存价值的要转有关部门，属于本人保管的应及时退还本人。总之，经鉴别、归档的材料必须真实可靠、完整齐全、文字清楚、对象明确、手续完备，确保归档材料的权威性。档案整理工作是档案建设的基础工作之一，也是干部档案材料转化为人事档案的过程。整理过的档案应达到完整、真实、条理、精炼、实用的要求。因此，在整理过程中，档案员必须要做到：（1）、分类准确。 分类在整理工作中占有十分重要的地位，分类是否准确不仅直接影响整理工作的质量，而且也作用于利用工作。（2）、编排有序。在准确分类的基础上， 应根据材料的不同类别采用科学的排列顺序，使之有规律可循，以便于利用。（3）、目录要清楚。目录登记与实际档案材料应完全相符， 目录本身无涂改勾画，字迹要工整。（4）、装订要整齐。 装订成卷的档案要做到材料四边整齐，大小尺寸划一（宽19cm，长26.5cm），达到整齐美观。
3、科学管理，优质服务。管理就是实行计划、组织、指令、协调、控制的活动。科学管理可降低人力、物力、财力的消耗，提高经济效益。档案是一种信息产品，干部档案是人才信息资源库。科学管理利于充分发挥信息资源的优势，取得最佳效益。计算机的应用为信息交流、存储，也为科学管理提供了广阔的发展前景。人才信息资源的管理工作应不断变革一切不适应当前形势发展的管理方式与方法。在抛弃陈旧落后的方式方法的同时，引进先进的管理方法，如现代决策方法、现代计划管理方法、现代物资管理方法等等。要善于运用科学的理论、方法和手段实现对干部档案的有效管理，最大限度地提高工作效率。档案管理中的“收、管、用”三个环节，“收”是基础、是前提，“管”是手段、是桥梁。“用”是目的，其中都离不开科学管理。干部档案的科学管理不仅要有档案员的高度责任心和相应的物质条件保证，还必须建立科学管理的秩序及有关规章制度，建立岗位责任制，实行目标管理，使管理工作有科学的程式与依据。为此，要做好下列工作：（1）、 档案编号排放要有规律。为能迅速准确地为利用者提取所需档案，档案员必须选取一种既有规律可循，又实用的编号排放法。（2）、提供档案的检索途径。编制档案索引有助于档案员熟悉档案，快速存取档案。从长远看，它更能促进干部档案工作的发展。（3）、建立干部档案卡片。 将每个干部的档案存放位置及其基本情况、简历、职务等缩写在卡片上，随时补填有关变化情况，使反映干部动态性的基本情况的常规记录工作制度化、规范化，能为实现现代化管理打下基础。（4）、逐步采用计算机管理。有条件的单位要积极引进现代化管理手段，把干部档案中的有关情况输入微机存储，采集有关数据，建立干部信息管理系统，减少重复劳动，提高干部档案管理水平。
及时、准确、高效地为人事工作和党的中心工作服务是干部档案工作的出发点和落脚点，以保证利用为中心、抓好优质服务是检验和衡量干部档案工作好坏的基本尺度。为此，档案员应进一步明确服务方向，端正服务态度，在坚持原则的基础上，时时为利用者着想，处处为利用者创造条件。要熟悉馆（室）藏档案，提高工作效率。要加强队伍建设，尽快提高专业素质，改变观念，更新管理意识，敢于开拓创新，使干部档案工作再上新水平，再登新台阶，充分发挥档案作用，为新时期干部人事服务。